建筑施工材料采購的內部控制與管理

鄭小龍

中鐵建工集團建筑安裝有限公司

1 引言

統計數據顯示，多達70%的企業破產是由于企業內部控制混亂造成的。因此，為了企業的健康發展，必須加強企業內部控制，降低企業的潛在風險，及時有效地進行風險管理。自2011年以來，國家對房地產市場的大規?？刂埔褜ㄖ袌霎a生了嚴重影響，致使建筑業規模整體減少，給經濟發展帶來了嚴重損失。除此之外，原材料、能源和勞動力價格上漲也威脅到建筑業。內部和外部問題如此之多，使中小型建筑企業的發展變得舉步維艱，甚至走向破產。在這種情況下，許多建筑企業正在放慢發展步伐，尋找提高競爭力的方法，并在建筑行業的市場中謀求適合自己的路徑。建筑企業有不同的內部控制程序，各自都有自己的優勢。但是，由于各個建筑企業內部控制的特殊性，其內控制度總有疏漏，大多數建筑企業迫切需要創建一個相對完整的內部控制系統來解決內部控制存在的問題。

隨著施工過程中市場經濟體制和招投標制度的逐步完善，市場競爭日趨激烈，建筑企業作為一種使用建筑材料專門從事建筑商品生產的企業，無法像其他生產企業，可以通過對原材料的內部控制來控制材料成本。有些企業為了拿到建筑材料的供貨權，不斷降低材料的供應價格，最后在供貨的時候偷工減料，由于以上原因建筑材料采購的內部控制才被提出來，企業才越來越重視內部控制。

2 內部控制的定義

內部控制直到1930年代才被提出、認可和認同，并且作為一個特殊的術語和完整的概念。在人類社會的歷史上，內部控制的基本思想和主要形式是內部遏止?！皟炔靠刂剖瞧髽I為了保護資產，確保會計信息的可靠性和準確性以及以提高運營效率為目的而建立的。通過各種組織計劃、方法和支持措施，使業務管理部門加快政策的實施。”美國注冊會計師協會于1988年發布審計標準。第一次將“內部控制”更改為“內部控制結構”，而企業的內部控制結構還包含了為企業的特定目標創造了合理的保證而出臺的不同的政策和程序?！皟炔靠刂普w框架”這一定義于1992年在《內部控制-整體框架》中被COSO提出來，即企業的董事會、管理人員和工作人員提供的合理保證程序為了三個目標：提高財務報告的可靠性、遵守相關法律法規，企業活動的效率和有效性。

內部控制定義為企業內部要素的集成，包括系統、流程、資源文化、結構和任務。這些元素結合在一起，支持實現企業目標。財政部在《企業內部控制基本規范》（2010年）中對內部控制的定義如下：企業董事會、監督委員會、經理和所有工作人員執行的控制過程，以實現企業控制目標。其目標是合情合理確保法律上遵守業務控制措施，資產保障措施和財務報表的真實完整性，提高業務效率和效力，加快企業發展戰略。

3 內部控制的組成部分

在現代社會中，企業內部控制和管理對于企業的整體發展變得越來越重要。COSO 內部控制是指企業董事會和管理人員以相互合作的方式建立一套適合企業發展的管理系統。其目的是確保企業的正常運行，并確保數據和信息的準確性和完整性，以提高整個企業的效率并為企業獲取更大的利潤。內部控制的五個要素主要包括企業的內部環境，風險評估，控制活動，信息和溝通以及內部監督。

3.1 內部環境

企業應將內部環境作為實施內部控制過程的重要基礎，內部環境主要包括組織結構、企業文化、部門職責和管理機制。內部環境的質量直接影響企業內部控制的效果的好壞。

3.2 風險評估

成立一個小組專門來評估建材采購的風險，設置風險預測水平的指標，設置建材采購的目標，確定風險、分析和對應措施，為建材采購的風險評估水平設置矩陣圖，確定采購操作的風險水平。通過處理和預防重大采購風險，例如風險預防、緩解風險、分散風險和承擔風險策略，可以進一步降低企業的重大采購風險。常用的控件包括沒有交集的職務分開，內部授權管理，文檔管理和信息內部公開。

3.3 控制活動

企業的管理人員要制定有關制度，以確保企業采取必要的預防措施，減少企業損失，使管理工作高效執行起來，這稱為控制活動。為了實現對運營的有效控制，企業通常會采取控制措施來實現內部控制。根據內部控制目標，企業結合有關的風險應對策略并全面應用控制措施。常用的控件包括不相關的職務分開，內部授權管理，文檔管理和信息內部公開。

3.4 信息和溝通

信息和溝通包括確保企業收集的內部控制信息的可靠性和及時性，提供實施反饋，比較和分析預期目標，檢查漏缺和填補空白。進行有效地信息交流在企業內外部。以確定并優化內部控制的實施。

3.5 內部監督

內部監督是實施內部控制的重要保障，建立企業內部控制制度后，它可以監督檢查運營過程中進行的內部控制工作，進一步提高內部控制的工作效率，并從不同的層面反映結果，及時發現并指出疏忽大意和薄弱環節。這稱為內部監督。通過內部監督，可以確保企業內部控制系統的具體實施和促進內部控制系統的有效運行，最終為企業良好運營帶來顯著的變化。日常監督和專項監督是通常情況下的內部監督方法。

4 建筑企業采購建材的內部控制問題

4.1 需求和采購計劃在形成時的主要風險

在建材購買之前，需要對建材進行基本情況的進行摸底，例如預算價格、材料類型和供應商篩選等。此步驟存在計劃不周的風險，例如沒有提前提出到貨需求，沒有根據實際情況購買，不按照計劃數量或要求隨意進行購買等情況。

4.2 建材采購合同的管理和執行不到位

企業采購合同的具體條款以互聯網或供應商或分支機構經理或項目經理與材料供應商協商后提供的所謂“標準模型合同”為基礎。采購合同中沒有明確的條款就被有些人認為是默認規則，不應在紙面上寫明。造成的后果就是企業的采購業務承擔了不可控制的風險，給未來的采購業務合同的實施帶來了風險。管理采購合同有三個方面：（1）負責簽署采購合同的人法律意識和對采購合同的防范意識低，以及對合同執行風險的認識不到位。（2）采購合同的樣式不統一，采購合同有很多管理方面的漏洞。（3）采購合同在執行和管理過程中存在著監督既不規范也不完善的問題。工程項目主要基于項目經理。在采購建材方面，項目經理通常獨立完成采購工作并且購買多余的建材。也不一定要嚴格根據材料的質量選擇，有可能被收買，拿取好處，用次品來代替優等品，多拿的好處全都進了自己的腰包等情況的發生。直接影響項目的成本和項目的質量。

4.3 偷工減料降低工程質量

在某些情況下，為了贏得投標，建筑企業盲目地降低了獲得項目的價格，并實施了低成本策略。建筑企業在施工過程中會因為預算不夠而昧著良心的降低產品質量，從而導致質量事故不斷發生。這些豆腐渣項目的出現會導致人民的生命安全沒有保障。

4.4 關于材料采購的信息沒有及時交流

在建材采購過程中，建筑企業缺乏有效地內部信息溝通和交流，只是用電話簡單溝通增加了傳輸物資采購信息的風險，并在管理企業物資采購信息方面造成了漏洞。

4.5 驗收過程的問題

驗收的關鍵是根據合同檢查和檢驗選擇購買的商品，并確保其質量符合承諾或有沒有遵照規定執行。此階段的主要風險：模糊的驗收要求，不能按照正常程序進行驗收以及驗收過程的異常情況不被重視，最后導致會計核算對不上或所購物品折損。

5 采購建筑材料的有效內部控制策略

5.1 制定采購計劃并創建采購系統

采購計劃主要由項目預算人員制定。首先，項目預算人員根據建筑圖紙的建筑和設計要求來計算對建材的特定要求，并將其以電子數據的形式加載到項目建材的要求列表中。根據財務部門和采購建材的需求清單創建價格的近似預算表，并針對各種建筑材料和施工需求制定合理的采購計劃。采購計劃需要有關的領導的批準。同時，企業可以建立有關的采購小組，共同選擇可靠和高質量的供應商，以確保采購活動的公開透明。企業必須建立和完善建材采購的定價機制，以最大限度地減少人為因素對采購價格的影響。從而有效地降低了購買價格中的水分含量并遏制了貪污腐敗的行為。除此之外，企業將在購買建材后加強驗收，接受技術人員和倉庫管理人員的嚴格驗收，統一入庫檢查，仔細注冊建材明細，為以后的使用和驗證做好準備。另外，在購買建材時，必須確保有關建材采購的信息不中斷，并及時了解業務的現狀和業務發展中的問題。企業應注意收集建材采購信息，包括市場上建材供應的實際情況，建材價格的波動等，并及時發現在傳遞建材采購信息的過程中存在的問題，以避免產生不良后果。再有，企業定期舉行適當的采購會議，以加強有關建材采購信息的傳遞，加強對建材采購的內部控制，確保信息交換的效率和順序，避免出現建筑材料不夠或者多余的問題。

5.2 改善采購合同的簽訂和合同執行的管理

在有關部門批準了采購申請后，采購部門應盡快確定采購材料的范圍。在領導同意的情況下，可以以采購訂單的形式購買零星建材。對于大宗材料及設備，企業必須明確說明其在規格、價格、數量、類型、交貨方式、付款方式、違反合同等方面的責任。并與合格的供應商簽訂標準的采購合同以確保雙方都的權利和義務。為了做好購買建材之前和購買過程中的控制以及購買之后的驗收與檢查，需要與材料供應商簽訂正式的采購合同，并由財務和審計部門共同參與。正式的購買協議一般都是一式三份，企業財務、檔案室和供應商各一份。其次，采購部門必須不斷監督合同的執行，以確保合同的及時執行。可以使用以下方式進行監督：加強驗證績效，并督查材料的供應商以履行其義務。如有各種問題，及時采取措施，與對應供應商聯系，并及時采取措施，到最佳解決方案，減少業務損失。如有必要，可以補充、修改甚至取消協議，讓供應商承擔其違約責任。

5.3 建立健全的采購監督機制

在市場經濟飛速發展的情況下，建筑企業面臨著日益激烈的市場競爭環境，如果要在激烈的市場競爭條件下發展并保持高效運行的狀態，需要建立可靠的監督機制。如果創建了內部審計部門，則必須確保高度獨立性，以便內部審計部門可以對企業的各個方面進行全面的監督。特別是建材采購的監督。首先，建立完整、獨立的上報機制。當企業的運營和管理出現問題時，有關的人員必須及時向企業的管理層和高級管理層報告。企業必須確保其報告渠道是完全開放的，以便企業的高層管理人員能夠真正了解基層的實際情況。其次，組建一支由高素質的檢驗和監督專家組成的團隊，并提高培訓水平。檢驗和監督人員不僅需要具有特定的表達能力，而且還需要有關法律和財務方面的知識體系。最后，定期邀請相關專家來企業做專題講座，使全體員工能夠養成積極發展自我學習、自我提高和自我完善的技能，使員工能夠充分理解實際工作和發展狀況，從而改善企業建筑材料采購內部控制情況。

5.4 加強建材采購信息的內部和外部傳遞

改善企業建材采購信息的內部和外部傳輸，加強建材采購信息的交流和反饋，使用電子采購、互聯網和通信工具等加速信息系統的建設，發送、共享和提供反饋信息，以改善建材采購內部控制的有效性。同時，我們需要改善我們的監督機制，以監控建材的采購，監督和審計采購的日?；顒樱⒖焖僮R別和應對采購風險。

6 結束語

建筑企業通過制定合理的計劃和方案來參與采購過程，以避免采購錯誤，在市場經濟環境中最大限度地利用各種資源進行招標，并確保材料質量。應當強調內部控制的重要性，其目的是提高企業的盈利能力，提高企業的效率以及實現企業穩定、可持續和健康的發展。