事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略

◎代春超

在事業(yè)單位中，為了有效的開展檔案管理工作，要結合電子檔案管理工作開展實際，科學的制定更加完善的檔案管理模式，從而才能有效的提高電子檔案管理質(zhì)量。在實踐管理過程，工作人員要積極學習更加先進的電子檔案管理措施，從而積極進行應用與創(chuàng)新研究，以更好地為事業(yè)單位發(fā)展奠定良好基礎。

一、事業(yè)單位中電子檔案的管理的重要意義

事業(yè)單位檔案管理工作開展過程，應該重視加強服務效率，通過引入電子檔案管理模式，大大提高了工作質(zhì)量，能夠在節(jié)約人力的基礎上，大大提高檔案服務能力，從而利于促使事業(yè)單位各項工作順利開展。

1.高效處理檔案信息。

伴隨科技信息的不斷發(fā)展，電子檔案應運而生。電子檔案是利用計算機技術，把事業(yè)單位里的主要檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)里面，并迅速達到對檔案信息內(nèi)容進行處理的目的。之后再依據(jù)不同類型，分門別類的匯總出來，相比人工錄入來講效果更好，準確率也比較高。

2.便于保存和查閱。

電子檔案的形成給信息查閱和獲取帶來了很多便利。生成的電子檔案可以直接在計算機里生成信息目錄和檢索的鏈接，需要用的時候直接用查找關鍵詞的方式就能輕松的搜索到檔案信息。與紙質(zhì)檔案保存的方式對比，電子檔案可以放在移動硬盤或者是U 盤里面，能充分發(fā)揮出長效保存，節(jié)省空間的作用。

3.實現(xiàn)檔案高效利用。

電子化的檔案信息可以通過使用信息技術的方式，實行檔案資源的共享。有關的用戶，只要是擁有查閱權限的，就能夠實現(xiàn)檔案信息的遠程控制，促使檔案在使用上更方便。另外，電子檔案的使用有利于檔案信息的補錄，進而完善檔案信息內(nèi)容。

二、事業(yè)單位電子檔案管理的問題和策略

通過對電子檔案管理意義的分析，進一步提高了電子檔案管理工作認識，作為事業(yè)單位檔案管理工作人員，應該不斷提高自身素質(zhì)，積極做好電子檔案安全管理工作，以此才能全面提高電子檔案管理質(zhì)量，以更好地為事業(yè)單位各項工作開展提供有效的檔案服務。

1.提升管理者素質(zhì)。

一些檔案機構的管理人員缺少專業(yè)水平，在電子檔案管理工作上的重視程度也有所欠缺。有的單位不把電子檔案管理歸于自己的主要工作，致使工作上不認真，做不好檔案的管理工作。另外，部分單位檔案管理人員并非全職人員，而是兼職來做這項工作，不僅無法有效的管理檔案，還缺少管理檔案的專業(yè)性知識，促使整體電子檔案管理的能力無法得到提高。

對此，關于事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)提高，可以利用多樣化的方法去加強他們的工作能力。專業(yè)的工作水準是檔案管理工作最基本的要求，作為事業(yè)單位在招聘電子檔案的管理人員時，不僅應該選專業(yè)知識和經(jīng)驗都比較強的人，而且在電子檔案管理水平上也要符合實際的需要，以此來全面提高檔案管理工作人員的能力。對于單位已有的檔案管理人員，單位可請電子檔案管理的專業(yè)人士到單位為員工做培訓，整體提高檔案管理人員的專業(yè)能力，并在信息手段上做重點的培訓，進一步強化電子檔案的管理。最后，事業(yè)單位還要追加資金的投入，吸引優(yōu)秀檔案管理方面的人才到單位工作，優(yōu)化本單位人才的構架，切實提升電子檔案管理的能力。

2.建立電子檔案安全保障體系。

事業(yè)單位在進行電子檔案管理的時候，檔案安全的保障是工作的重點。通常事業(yè)單位比較重視先進信息技術以及工作效率和管理能力的不斷提高，而且也要明白相關技術的使用能夠保證電子檔案是安全的。所以，信息技術的有效利用，還應該有效建立電子檔案安全保障體系，進而達到科學有效的目的。

在電子檔案安全保障體系的有效建立中，硬件設施體系和軟件設施體系是非常重要的內(nèi)容。首先，硬件方面要嚴格監(jiān)控服務器使用和機房的環(huán)境，安排專業(yè)技術人員對老化設備及線路及時進行更換，并對電子檔案保管的環(huán)境進行有效的改革。其次，使用有關的手段，維護并保養(yǎng)硬件的設備，尤其是要管理和維護好防磁的設備。再次，軟件方面需要有效建立事業(yè)單位文檔中心和用戶的訪問平臺，達到統(tǒng)一化管理電子檔案，規(guī)范查閱電子檔案的目的。另外，還要針對電子檔案管理的有關程序做安全性的檢查工作，并讓專業(yè)的技術人員按時掃描計算機，盡早知道計算機中有無安全漏洞和是否感染病毒，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理，進而保證計算機是安全的。最后，檔案安全保障體系的有效建立，還需要在經(jīng)費投入上進行合理化增加，進一步讓保障工作中的人力和物力能夠充足。

3.大數(shù)據(jù)檔案管理模式。

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理，各級檔案管理部門應該對檔案數(shù)據(jù)信息的資源進行聯(lián)網(wǎng)，促使資源能夠得到整體的共享。為了更好的發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，可以在檢索服務上構建以省為單位的檔案數(shù)據(jù)信息資源。利用對數(shù)據(jù)庫的有效檢索，為各級機構提供所需要的服務，全面提高了實際檢索的效率。除此之外，檢索中心的落成，不僅節(jié)省了大量的人力資源，物力資源和財務資源，還有效避免了檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復性建構。作為各級檔案管理部門，使用大數(shù)據(jù)庫這樣的檢索中心，可以實現(xiàn)審批，借閱和利用檔案資源的目的，進而還可以依據(jù)標準化的需要給檔案數(shù)據(jù)信息資源做歸檔。

檔案管理的安全性在大數(shù)據(jù)時代必須引起高度重視。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，一定要全面發(fā)揮平臺優(yōu)點，在操作上構建有利于檔案管理人員和檔案信息雙重服務的使用平臺。具體應該從三個方面去進行。首先，完善檔案管理單位的信息化水平，讓有檔案管理需求的單位都能有大數(shù)據(jù)的操作平臺。其次，把檔案管理的有關業(yè)務和大數(shù)據(jù)的平臺進行整理，進而對檔案管理工作的流程進行優(yōu)化。最后，重視檔案信息資源的安全，對檔案管理部門的內(nèi)部制度做好嚴格的控制，從而確保檔案管理部門的安全。

三、結束語

綜上，隨著事業(yè)單位各項管理工作有效開展，為了不斷提高事業(yè)單位電子檔案管理質(zhì)量，應該重視優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，積極制定更加高效的電子檔案管理方案，以更好地為檔案工作提供有效的技術支持。希望結合以上實踐研究，希望能夠為相關工作開展提供有效助力。