行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化的實(shí)現(xiàn)探索

文| 吳 茵

固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位生存和發(fā)展、履行社會(huì)公共服務(wù)職能的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，行政事業(yè)單位配置的資產(chǎn)越來(lái)越齊全，同時(shí)國(guó)家對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的監(jiān)管力度越來(lái)越大，怎樣對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效管理成為我們亟需解決的問(wèn)題。在信息時(shí)代下，引入信息技術(shù)建設(shè)固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，重構(gòu)固定資產(chǎn)管理流程，可以積極推進(jìn)固定資產(chǎn)管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展，提高資產(chǎn)管理效率。

行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理現(xiàn)狀

固定資產(chǎn)管理制度不健全，或者有制度但執(zhí)行力低

行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)大多由財(cái)政資金購(gòu)買(mǎi)，很多行政事業(yè)單位為爭(zhēng)取財(cái)政資金，并不依據(jù)單位實(shí)際需求配置固定資產(chǎn)。以筆者單位為例，有些地質(zhì)項(xiàng)目出隊(duì)前申請(qǐng)購(gòu)置GPS和照相機(jī)，收隊(duì)后GPS和相機(jī)沒(méi)有統(tǒng)一收回管理，當(dāng)下個(gè)項(xiàng)目需要使用時(shí)再次申請(qǐng)購(gòu)置，項(xiàng)目管理者只注重按項(xiàng)目配置資產(chǎn)，但對(duì)資產(chǎn)后續(xù)的管理和維護(hù)重視不夠。很多單位并沒(méi)有行之有效的管理制度，或者有管理制度，但是因資產(chǎn)的管理責(zé)任不明確，很多制度執(zhí)行力差，形同虛設(shè)。

資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息不準(zhǔn)確造成管理與預(yù)算、核算脫節(jié)

長(zhǎng)期以來(lái)，由于很多行政事業(yè)單位對(duì)固定資產(chǎn)重購(gòu)置輕管理，使得固定資產(chǎn)的存在登記不全面、單位內(nèi)部之間調(diào)撥無(wú)手續(xù)、未走資產(chǎn)報(bào)廢程序隨意處置固定資產(chǎn)等現(xiàn)象，造成固定資產(chǎn)長(zhǎng)期存在賬實(shí)不符。賬實(shí)不符讓單位對(duì)家底不清，造成資產(chǎn)預(yù)算編制與實(shí)際情況脫節(jié)。

管理人員不專業(yè)

很多行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)往往由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行管理，而財(cái)務(wù)人員只是在資產(chǎn)的購(gòu)入環(huán)節(jié)進(jìn)行登記，此后固定資產(chǎn)投入使用后就脫離了監(jiān)管，固定資產(chǎn)的丟失損壞并不能被及時(shí)了解。財(cái)務(wù)人員一般根據(jù)資產(chǎn)卡片上固定資產(chǎn)的使用年限對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢處理，造成很多實(shí)際損失報(bào)廢的資產(chǎn)在賬上，而已經(jīng)報(bào)廢處理的資產(chǎn)仍在使用。

明確固定資產(chǎn)管理信息化目標(biāo)

為了使行政事業(yè)單位資產(chǎn)得到有效的管理和利用，在信息時(shí)代下，運(yùn)用信息技術(shù)建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)成為一種行之有效的手段。首先，固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)要明確管理目標(biāo)，要有目的、有規(guī)劃地推進(jìn)單位固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)保值增值，節(jié)約單位行政成本，使單位固定資產(chǎn)管理模式改革滿足新型政府職能轉(zhuǎn)變的需要。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化目標(biāo)具體包括以下四個(gè)方面：一是經(jīng)濟(jì)目標(biāo)。整合利用現(xiàn)有資源，用最小化成本投入推進(jìn)信息化建設(shè)，獲取最佳的信息化建設(shè)效果，降低單位固定資產(chǎn)管理中的行政成本。二是效率目標(biāo)。通過(guò)權(quán)衡投入與產(chǎn)出的關(guān)系，在投入水平一定的情況下，最大化提升固定資產(chǎn)使用效率，避免出現(xiàn)資產(chǎn)閑置問(wèn)題。三是效益目標(biāo)。投入盡量少的資源取得最佳的經(jīng)營(yíng)成果，保證固定資產(chǎn)質(zhì)量，使固定資產(chǎn)管理得到良好的社會(huì)效果，有助于實(shí)現(xiàn)單位管理目標(biāo)。四是公平目標(biāo)。通過(guò)信息系統(tǒng)及時(shí)對(duì)外公開(kāi)單位固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，為公平分配固定資產(chǎn)、強(qiáng)化固定資產(chǎn)監(jiān)督管控提供依據(jù)。

構(gòu)建固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)

行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)包括五大功能模塊，這樣才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式、核算口徑、信息披露的統(tǒng)一，具體如下：

預(yù)算與采購(gòu)管理模塊

該模塊包括基礎(chǔ)資料、預(yù)算管理、預(yù)算申請(qǐng)與批復(fù)、采購(gòu)、統(tǒng)計(jì)查詢五個(gè)子模塊，具體如下：基礎(chǔ)資料模塊是預(yù)算管理模塊的基礎(chǔ)，可為后期數(shù)據(jù)提供基礎(chǔ)信息；預(yù)算管理模塊可對(duì)相關(guān)的工作流程進(jìn)行自定義，如申請(qǐng)、執(zhí)行等；預(yù)算申請(qǐng)與批復(fù)模塊除了可以提供預(yù)算數(shù)據(jù)的采集、匯總、查詢、排序、動(dòng)態(tài)分析、導(dǎo)入與導(dǎo)出等操作之外，還能對(duì)預(yù)算申請(qǐng)的進(jìn)展情況進(jìn)行展現(xiàn)，并對(duì)相關(guān)的申請(qǐng)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理；采購(gòu)模塊可將批復(fù)的預(yù)算申請(qǐng)直接轉(zhuǎn)入到采購(gòu)流程，并對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收；查詢統(tǒng)計(jì)模塊可在綜合統(tǒng)計(jì)后生成報(bào)表，并提供相應(yīng)的查詢界面。預(yù)算與采購(gòu)管理模塊的主要功能如下：對(duì)預(yù)算進(jìn)行編制和論證，并對(duì)預(yù)算申請(qǐng)進(jìn)行執(zhí)行，根據(jù)反饋信息調(diào)整預(yù)算，建立滾動(dòng)項(xiàng)目庫(kù)。

實(shí)物資產(chǎn)管理模塊

該模塊包括固定資產(chǎn)信息登記、資產(chǎn)調(diào)配、資產(chǎn)日常保養(yǎng)維修、資產(chǎn)處置管理、財(cái)產(chǎn)核查五個(gè)子模塊，具體如下：固定資產(chǎn)信息登記模塊能夠?qū)Y產(chǎn)信息進(jìn)行獲取，形成信息庫(kù)，可為財(cái)務(wù)資產(chǎn)賬提供數(shù)據(jù)；資產(chǎn)調(diào)配模塊可對(duì)部門(mén)以外、單位之間的資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)配；資產(chǎn)日常保養(yǎng)維修模塊可完成部門(mén)內(nèi)使用人員對(duì)資產(chǎn)的保養(yǎng)與維修過(guò)程，并且還可設(shè)置任務(wù)提醒；資產(chǎn)處置管理模塊能夠完成固定資產(chǎn)的報(bào)廢、報(bào)損、贈(zèng)送、調(diào)撥等操作；財(cái)產(chǎn)核查模塊通過(guò)賬賬核對(duì)后，可以自動(dòng)產(chǎn)生核對(duì)結(jié)果。實(shí)物資產(chǎn)管理模塊的主要功能如下：對(duì)各部門(mén)固定資產(chǎn)的實(shí)際使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，合理調(diào)配并利用閑置資產(chǎn)，提高實(shí)物資產(chǎn)的管理水平，解決賬物核對(duì)問(wèn)題。

固定資產(chǎn)報(bào)表管理模塊

該模塊包括固定資產(chǎn)信息登記、產(chǎn)權(quán)管理以及報(bào)表管理三個(gè)子模塊，具體如下：固定資產(chǎn)信息登記模塊能夠?qū)εc固定資產(chǎn)有關(guān)的數(shù)據(jù)從實(shí)物資產(chǎn)庫(kù)直接導(dǎo)入或輸入，并且還提供固定資產(chǎn)信息查詢等操作；產(chǎn)權(quán)管理模塊提供固定資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)登記、界定以及變更等操作；報(bào)表管理模塊為使用人員提供分析元素，可按實(shí)際需求生成相應(yīng)格式的報(bào)表及圖表。固定資產(chǎn)報(bào)表管理模塊的主要功能如下：對(duì)固定資產(chǎn)的相關(guān)信息進(jìn)行登記，依托財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入，能夠完成符合固定資產(chǎn)管理要求的各種報(bào)表，并進(jìn)行錄入和上報(bào)。

信息查詢統(tǒng)計(jì)模塊

該模塊包括執(zhí)行查詢和資產(chǎn)查詢兩個(gè)子模塊。信息查詢統(tǒng)計(jì)模塊具有非常強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計(jì)功能，可對(duì)系統(tǒng)其它模塊中的信息進(jìn)行查詢，進(jìn)而完成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。該模塊采用動(dòng)態(tài)分析的方式，可以提供各類業(yè)務(wù)的信息查詢，在此基礎(chǔ)上能夠快速準(zhǔn)確地生成數(shù)據(jù)報(bào)表；可按實(shí)際需要對(duì)查詢進(jìn)行自定義，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到各類格式的文件當(dāng)中，為固定資產(chǎn)管理提供強(qiáng)有力的查詢統(tǒng)計(jì)工具。

系統(tǒng)維護(hù)模塊

該模塊包括機(jī)構(gòu)人員管理、權(quán)限設(shè)置、參數(shù)維護(hù)及流程設(shè)置四個(gè)子模塊。系統(tǒng)維護(hù)模塊的主要功能如下：可在調(diào)試的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)中現(xiàn)存的缺陷和不足進(jìn)行逐步完善，從而使系統(tǒng)滿足新業(yè)務(wù)的開(kāi)展需要。

固定資產(chǎn)管理信息化的保障措施

加快固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)中要加快完善配套的標(biāo)準(zhǔn)化制度，促使信息化與標(biāo)準(zhǔn)化相輔相成，為固定資產(chǎn)管理工作的高效開(kāi)展提供執(zhí)行依據(jù)。具體包括以下方面：其一，規(guī)范資產(chǎn)編碼。單位要按照財(cái)政部的資產(chǎn)分類規(guī)定和新政府會(huì)計(jì)制度下的資產(chǎn)界定，規(guī)范設(shè)置固定資產(chǎn)的編碼。如，C事業(yè)單位將房屋編號(hào)設(shè)置為“使用部門(mén)代碼+FW+年度+流水號(hào)”，且資產(chǎn)編號(hào)保證唯一性，便于后續(xù)資產(chǎn)管理。其二，規(guī)范資產(chǎn)信息管理。單位要落實(shí)固定資產(chǎn)管理責(zé)任制，規(guī)范固定資產(chǎn)信息錄入、存儲(chǔ)、備份、查詢、披露等信息化操作，保證資產(chǎn)信息質(zhì)量。

重構(gòu)固定資產(chǎn)采購(gòu)管理機(jī)制

在單位固定資產(chǎn)管理信息化背景下，單位要充分利用管理信息化優(yōu)勢(shì)對(duì)固定資產(chǎn)采購(gòu)管理機(jī)制進(jìn)行重構(gòu)，強(qiáng)化固定資產(chǎn)采購(gòu)環(huán)節(jié)控制，杜絕出現(xiàn)盲目購(gòu)置固定資產(chǎn)的問(wèn)題。采購(gòu)管理機(jī)制的運(yùn)行流程如下：資產(chǎn)使用部門(mén)提交固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)，上級(jí)部門(mén)通過(guò)預(yù)算與采購(gòu)管理模塊確認(rèn)固定資產(chǎn)的預(yù)算使用情況，若出現(xiàn)超預(yù)算情況，則不予審批。若未出現(xiàn)超預(yù)算情況，則要在實(shí)物資產(chǎn)管理模塊確認(rèn)資產(chǎn)存量，查看是否存在同類閑置資產(chǎn)，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)撥處置；若單位無(wú)閑置同類資產(chǎn)，且資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)未超預(yù)算，則可將資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)上報(bào)到上級(jí)單位進(jìn)行審批，由上級(jí)單位決定是否同意采購(gòu)。

強(qiáng)化固定資產(chǎn)內(nèi)部控制

單位要借助固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)強(qiáng)化固定資產(chǎn)內(nèi)部控制，實(shí)施完善的內(nèi)部控制措施。具體包括：

其一，再造資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)流程。在清查盤(pán)點(diǎn)中，單位固定資產(chǎn)管理部門(mén)可在系統(tǒng)中自動(dòng)生成各部門(mén)的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表，由盤(pán)點(diǎn)工作人員手持終端設(shè)備讀取固定資產(chǎn)上的唯一標(biāo)識(shí)碼信息，將相關(guān)信息傳輸?shù)较到y(tǒng)中，由系統(tǒng)自動(dòng)生成盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，提高資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作效率。其二，強(qiáng)化資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)防范。單位可在系統(tǒng)中針對(duì)各類資產(chǎn)設(shè)置預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)實(shí)際庫(kù)存臨近或超出預(yù)警指標(biāo)時(shí)發(fā)出預(yù)警，提示資產(chǎn)管理部門(mén)制定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃，或根據(jù)各使用部門(mén)的固定資產(chǎn)存量進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)劑，避免因資產(chǎn)配置不到位而影響單位各項(xiàng)工作開(kāi)展。

結(jié)論

總而言之，行政事業(yè)單位要提高固定資產(chǎn)信息化建設(shè)的重視程度，將固定資產(chǎn)信息化建設(shè)納入到議事日程中，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)，理順信息化建設(shè)的實(shí)踐路徑。行政事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況建立起固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步完善系統(tǒng)功能，為提高固定資產(chǎn)管理效率提供平臺(tái)支撐。