油氣管道工程物資采購管理優(yōu)化實踐

□ 王雙喜

隨著我國油氣管道工程項目縮減和管道建設(shè)項目管理模式調(diào)整，管道工程項目物資采購困難加大。項目保供份額減少、自攬項目風(fēng)險高、市場開發(fā)難度大、項目結(jié)算回款難和訴訟風(fēng)險高等問題，造成后期采購成本增加，同時項目采購人員不足和人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、采購系統(tǒng)與實際情況難以結(jié)合等問題逐漸開始凸顯。如何通過優(yōu)化油氣管道工程物資采購管理，降低物資采購風(fēng)險顯得尤為重要。筆者以中油管道物資裝備有限公司（以下簡稱公司）為例，探析油氣管道工程物資采購管理優(yōu)化實踐。

一、油氣管道工程物資采購管理問題

1.保供項目份額少，自攬項目風(fēng)險高，市場開發(fā)難度大

近年來，受中石油集團(tuán)管道建設(shè)項目管理模式調(diào)整的影響，EPC總包項目模式逐步調(diào)整為“E+P+C模式”，管道局屬保供項目采購份額急劇下降。自攬項目的國內(nèi)市場形勢快速變化，主要表現(xiàn)在項目規(guī)模小型化、業(yè)主多元化、需求多樣化、競爭激烈化等特征上，中標(biāo)價格整體偏低，項目利潤減少，業(yè)主、項目部、承包商等多方利益分歧增多，市場開發(fā)難度不斷增大。且國內(nèi)自攬項目業(yè)主多為私營企業(yè)的融資或貸款項目，雖然大多得到地方政府的政策支持，但前期資金特別是材料采購款多挪用至工程施工，采辦資金存在回籠風(fēng)險。企業(yè)還存在許多不適應(yīng)市場、不能滿足市場需求、探尋市場機(jī)遇的嗅覺不夠敏銳等問題，從業(yè)人員的項目服務(wù)意識、一線服務(wù)意識、為下一道工序服務(wù)意識以及機(jī)關(guān)為基層服務(wù)的意識亟待提高，對市場的開發(fā)能力有待加強(qiáng)。

2.項目結(jié)算回款難，訴訟風(fēng)險高，造成后期采購成本增加

國內(nèi)項目的材料款、采辦服務(wù)費結(jié)算回款進(jìn)度嚴(yán)重滯后，企業(yè)不能按照合同條款及時支付供應(yīng)商相應(yīng)材料款。多年拖欠的材料款，造成供應(yīng)商資金壓力不斷加大，企業(yè)面臨的訴訟風(fēng)險加大。同時，供應(yīng)商考慮到油氣管道工程物資采購實際，為了減少資金風(fēng)險及損失，在后續(xù)物資采購中提高相應(yīng)的物資報價，增加項目的物資采購成本。

3.項目管理、采購人員不足，部分人員責(zé)任心不強(qiáng)

企業(yè)參建的項目規(guī)模小、數(shù)量多，一些局屬項目已采購?fù)戤叺荒芗皶r關(guān)閉，導(dǎo)致部分項目管理專業(yè)人員無法將全部精力投入到新項目的運行服務(wù)中，造成人力資源的損耗。且近幾年，人才流失嚴(yán)重，離職人員大多為具備豐富的項目管理經(jīng)驗或具有較強(qiáng)采購業(yè)務(wù)能力的骨干員工。同時，上線員工的薪酬減少，對上線員工的穩(wěn)定性、工作積極性以及情緒影響較大，甚至造成后續(xù)工作中責(zé)任心不強(qiáng)。另外，由于未能根據(jù)不同用工形式制定合理的薪酬制度，致使技術(shù)服務(wù)人員缺乏歸屬感，工作積極性不高。

4.采購執(zhí)行子系統(tǒng)問題還需繼續(xù)推進(jìn)解決

采購執(zhí)行子系統(tǒng)與物采系統(tǒng)間對接仍有報錯，還需解決測試。采購流程逆向操作（采購方案變更、采購結(jié)果變更、采購訂單重新發(fā)送、驗收沖銷等）作為新增需求仍在研發(fā)階段。續(xù)訂采購流程與實際采購不符問題還需修改。合同與訂單關(guān)聯(lián)等邏輯問題還需梳理解決。發(fā)票審批環(huán)節(jié)，原財務(wù)可以看到發(fā)票信息與驗收匯總信息的對比，現(xiàn)系統(tǒng)卻沒有驗收匯總信息。

二、油氣管道工程物資采購管理優(yōu)化措施

面對日益激烈的市場競爭，考慮目前油氣管道工程建設(shè)現(xiàn)狀，通過優(yōu)化采購管理實踐，優(yōu)化物資采購流程，提升員工物資采購管理水平，以適應(yīng)當(dāng)前物資采購環(huán)境，更好地完成各項采購任務(wù)。

1.加強(qiáng)物資采辦流程建設(shè)

根據(jù)管道局機(jī)構(gòu)改革現(xiàn)狀及國內(nèi)中心的職能職責(zé)，原有的事業(yè)部采辦管理制度已經(jīng)不再適用，而根據(jù)管道局相關(guān)管理制度要求進(jìn)一步修訂完善國內(nèi)中心采辦管理流程。針對不同管理模式和項目特點，企業(yè)應(yīng)制定適合實際需要的采辦管理流程，在計劃管理、物資采購、文件控制、竣工資料、結(jié)算管理等方面細(xì)化形成規(guī)范化的管理。同時加強(qiáng)采購流程培訓(xùn)，使采購人員盡快掌握新的流程，提升采辦能力。

2.持續(xù)優(yōu)化油氣管道工程項目物資保供

通過及時準(zhǔn)確掌握國內(nèi)各項目進(jìn)展情況，合理調(diào)控項目物資采購進(jìn)程，做好重點管道工程的保供、投產(chǎn)保駕工作，對于項目在運行過程中出現(xiàn)的問題，建立有效溝通機(jī)制，做到出現(xiàn)問題及時匯報，及時解決，不讓問題積壓。強(qiáng)化現(xiàn)場管控，形成定期現(xiàn)場巡視制度，每季度進(jìn)行現(xiàn)場檢查。協(xié)調(diào)解決現(xiàn)場采購管理中存在的問題，針對各個項目現(xiàn)階段急需解決的問題及存在的風(fēng)險，深入現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)查。對項目采辦進(jìn)度款申請與撥付、現(xiàn)場中轉(zhuǎn)物流管理、現(xiàn)場調(diào)撥管理、項目竣工資料管理等作為現(xiàn)場管理重點控制與督導(dǎo)的內(nèi)容。建立采辦管理的定期報告制度，針對國內(nèi)新建項目定期形成采辦進(jìn)度分析與采辦成本分析報告，及時分析潛在風(fēng)險、提出風(fēng)險防控措施供領(lǐng)導(dǎo)決策。加強(qiáng)協(xié)作溝通，進(jìn)一步提高工作效率，優(yōu)化采購流程，避免因工作界面不清造成在工作中推諉扯皮，而延誤項目正常運行的情況發(fā)生；充分發(fā)揮項目管理的橋梁和紐帶作用，積極協(xié)調(diào)業(yè)主、局工程信息部、燃?xì)夥止尽PC項目部、各機(jī)關(guān)部室，力爭做到出現(xiàn)問題及時化解。

3.加快管道工程項目資金回籠，及時向供應(yīng)商支付貨款

向業(yè)主單位及項目部積極傳達(dá)李克強(qiáng)總理在2018年11月9日的國務(wù)院常務(wù)會議上講話精神“要抓緊開展專項清欠行動，切實解決政府國內(nèi)中心和國有大企業(yè)拖欠民營企業(yè)賬款問題”。做好電商平臺、物采平臺、ERP系統(tǒng)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入工作，為項目的結(jié)算、關(guān)閉奠定基礎(chǔ)。加大竣工資料整理力度，逐個項目安排專人負(fù)責(zé)竣工資料的收集、整理和歸檔工作。針對企業(yè)資金緊張的局面，組建結(jié)算團(tuán)隊，各區(qū)域經(jīng)理和各項目經(jīng)理共同努力，加大回款力度，嚴(yán)格按照項目結(jié)算收款指標(biāo)，逐項清理清欠指標(biāo)，密切關(guān)注新增欠款的回收，嚴(yán)格控制新增欠款規(guī)模。加強(qiáng)與業(yè)主、項目部的溝通聯(lián)系，提高結(jié)算的效率和質(zhì)量，加快資金回籠，確保顆粒歸倉，解決資金困境。

4.強(qiáng)化采辦技術(shù)管理提升

制定采辦技術(shù)提升學(xué)習(xí)計劃進(jìn)度表和內(nèi)容清單，持續(xù)做好技術(shù)提升工作，通過技術(shù)提升提高公司的核心競爭力。爭取早日具備自行簽訂技術(shù)協(xié)議的技術(shù)能力。繼續(xù)收集整理國家及行業(yè)相關(guān)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品說明書、維護(hù)保養(yǎng)手冊，完善業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息，并在公司知識管理系統(tǒng)中持續(xù)分享上傳各階段學(xué)習(xí)成果，為員工素質(zhì)提高、項目管理提升提供知識儲備和學(xué)習(xí)平臺，讓公司技術(shù)管理知識傳承下去，為國內(nèi)物資采辦和項目管理工作的全面提升提供有力保障。實現(xiàn)知識的分享提煉精細(xì)化，完善更新常態(tài)化，經(jīng)驗分享質(zhì)量化，學(xué)習(xí)使用全員化；力爭將知識全生命周期管理（鑒別、獲取、存儲、共享應(yīng)用、處置）與國內(nèi)中心業(yè)務(wù)的開展相結(jié)合，將知識充分利用并創(chuàng)造效益。

5.積極拓展開發(fā)市場

緊抓國家管網(wǎng)公司組建及管理模式調(diào)整的重大機(jī)遇，在物資采購服務(wù)、集中倉儲規(guī)劃方面有所突破。借著智慧管道建設(shè)的東風(fēng)，積極向中油管道及五個區(qū)域管道公司推廣智能倉儲，并努力將其應(yīng)用到各省市的管網(wǎng)公司，提供咨詢、培訓(xùn)、軟件和系統(tǒng)建設(shè)（智能倉儲帶出智能采購、智能采購帶出智能倉儲）等服務(wù)，為市場開發(fā)做技術(shù)儲備。爭取今后幾年內(nèi)在智能無人倉儲公司的市場開發(fā)方面有新突破，給企業(yè)創(chuàng)造新的效益增長點。根據(jù)局市場開發(fā)策略的調(diào)整（由專業(yè)公司牽頭組建項目部），在今后的市場開發(fā)中充分發(fā)揮企業(yè)采辦物流專業(yè)化公司的優(yōu)勢，牽頭組織各相關(guān)國內(nèi)中心與局屬二級單位、區(qū)域項目部配合，共同開拓自攬工程項目。

6.強(qiáng)化采購系統(tǒng)建設(shè)

根據(jù)新的管道工程建設(shè)模式和物資采辦流程，及時調(diào)整物資采購系統(tǒng)模塊，將集團(tuán)公司統(tǒng)推系統(tǒng)與自建系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，整體實現(xiàn)采購自建模塊，避免系統(tǒng)壁壘、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入等問題，以便在新的采辦模式下，能夠通過系統(tǒng)自建流程模塊搭建，形成統(tǒng)一的閉環(huán)系統(tǒng)采購，提高物資采辦效率。

通過對油氣管道工程物資采購管理優(yōu)化實踐，使公司采辦能力得到了較大提升，員工責(zé)任心增強(qiáng)，自動化采辦水平提高，極大地提升了企業(yè)的競爭優(yōu)勢，為今后的物資采辦市場開發(fā)打下了良好基礎(chǔ)。