關(guān)于電力企業(yè)文檔管理工作的思考

李沛斐

（國網(wǎng)郴州供電公司，湖南 郴州 423000）

公文和檔案管理的水平，體現(xiàn)了企事業(yè)單位的管理水平。隨著經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)和能源生產(chǎn)消費革命進入新時期，電力行業(yè)的發(fā)展也顯現(xiàn)出新的特點。面對社會經(jīng)濟快速發(fā)展、電改進入新階段、國企央企全面深化改革等新形勢，文檔數(shù)據(jù)管理工作環(huán)境發(fā)生很大的變化，也對公文、檔案管理工作提出了更高要求。結(jié)合工作實際，筆者就如何做好新時期的電力企業(yè)文檔管理工作進行了一些思考。

1 電力企業(yè)文檔管理工作的重要性

1）以文輔政助力企業(yè)科學發(fā)展。電力企業(yè)辦公室是一個綜合性的辦公機構(gòu)，擔負著辦文辦會、參謀輔政、綜合協(xié)調(diào)、督辦考核等職能，是企業(yè)對外聯(lián)系溝通的窗口。公文是企業(yè)各項工作及活動重要的信息載體，同時也是處理各項事務(wù)的重要形式和手段。新形式下，公文工作要著眼服務(wù)于公司中心工作的定位，形成人與文高度關(guān)聯(lián)、即時隨地的辦文方式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算和大數(shù)據(jù)等一系列數(shù)字技術(shù)，推動文檔高標準高質(zhì)量高效率運轉(zhuǎn)。

2）以檔明鑒助力企業(yè)持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案真實且客觀地記錄著企業(yè)內(nèi)部各項工作，反映了自身發(fā)展的整個過程，是所獲成果與累積經(jīng)驗的綜合。特別是文書檔案作為企業(yè)發(fā)展的核心資源和重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，能夠為依法治企、領(lǐng)導輔助決策提供強有力的信息支撐。新形勢下，要充分利用物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和區(qū)塊鏈等新技術(shù)，深入挖掘文檔價值，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在企業(yè)各項戰(zhàn)略決策發(fā)展層面上，可為其提供科學、有效、可參考的依據(jù)，助力企業(yè)發(fā)展。

2 供電企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀

國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)的文檔管理優(yōu)勢在于電子化和移動化程度高。目前，絕大部分省、市、縣三層級公司公文全部通過協(xié)同辦公線上辦理，統(tǒng)一收發(fā)、統(tǒng)一處理，公文自動歸檔至檔案系統(tǒng)。公文移動辦公的初步功能實現(xiàn)，有效解決了大部門出差、外出培訓、異地工作辦理公文問題，公文辦理效率大大提高。物理條件的成熟為文檔一體化有效實現(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。但協(xié)同辦公在應(yīng)用功能辦理，還停留在完成事務(wù)處理、輔助業(yè)務(wù)管理層面。

1）文件關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)未打通。系統(tǒng)沒有實現(xiàn)公文關(guān)聯(lián)，領(lǐng)導決策、批示需要依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度等政策文件，系統(tǒng)應(yīng)利用大數(shù)據(jù)分析人員辦文習慣，自動關(guān)聯(lián)推送，供各級人員參考利用。并提供決策風險檢測提示，涉及“三重一大”事項的發(fā)文，根據(jù)會議紀要中的議題進行比對確認，檢測是否已上黨委會、總經(jīng)理辦公會討論通過，進行提示。文件會簽、擬辦、批辦、辦理環(huán)節(jié)等基本依靠崗位經(jīng)驗和處室人員指導，缺乏背景材料關(guān)聯(lián)，自動化輔助處理，提醒能力不足。公文執(zhí)行過程、效果的跟蹤和收集手段不足。公文檢索、統(tǒng)計要素單一，無法執(zhí)行全文檢索，對公文數(shù)據(jù)的應(yīng)用分析能力不足。

2）文檔資源利用率不高。目前，公司存有海量的公文、檔案的資料，但是潛在的利用價值未得到有效發(fā)揮。當前公司系統(tǒng)檔案資源處于單一、分散、半封閉狀態(tài)，沒有充分發(fā)揮共享平臺作用。對檔案數(shù)據(jù)利用情況，也只有基本的數(shù)量統(tǒng)計功能，無法對利用的檔案和借閱的人員情況進行系統(tǒng)的分類和分析，以便檔案人員及時掌握各類人員的借閱需求，確定應(yīng)歸檔的重點信息數(shù)據(jù)類型。需持續(xù)加強檔案數(shù)字化建設(shè)，探索出符合公司實際的區(qū)域性檔案資源共建共享模式，打造綜合、集中、開放的多元化檔案資源共享平臺，實現(xiàn)檔案資源的高效利用。

3）系統(tǒng)操作繁瑣且不智能。辦文輔助引導有所欠缺，系統(tǒng)沒有發(fā)文流程引導、公文模板及范例參考，雖然省市公司每年多次開展公文寫作培訓，但由于無法覆蓋所有機關(guān)人員以及人員調(diào)整、新員工進入等因素，造成擬稿寫作質(zhì)量不高、公文格式不規(guī)范、辦理流程不清楚等問題，對新員工培訓耗費較多時間。

文件催辦短信方式單一，操作繁瑣。目前，文件督辦基本通過短信、未辦結(jié)流程查找、電話進行督辦。對有辦理時限要求的公文，系統(tǒng)沒有提醒催辦功能，不能提取時間節(jié)點、重點內(nèi)容摘要提示辦 理人。

公文版式，文書及專崗人員正文排版工作比較費時費力，轉(zhuǎn)版工具需要提高格式、兼容性支持，同時系統(tǒng)需適應(yīng)新國標要求。

檔案開發(fā)利用被動。由于檔案整理和庫房管理工作占用了檔案人員大部分時間，導致檔案人員在檔案資源開發(fā)利用方面投入較少。

3 供電企業(yè)文檔管理優(yōu)化策略

以“服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)部門、服務(wù)基層”為導向，充分挖掘文檔大數(shù)據(jù)核心價值，提升業(yè)務(wù)協(xié)同能力，提高文檔創(chuàng)新能力，提高輔助決策能力水平。

1）以“服務(wù)領(lǐng)導”為導向挖掘文檔數(shù)據(jù)資源價值。依托文檔業(yè)務(wù)流、信息流，智能抓取上級文件中重要工作任務(wù)與公司領(lǐng)導批示事項，與督查督辦系統(tǒng)對接，實現(xiàn)文件的全鏈條管理，確保領(lǐng)導批示得到落實落地。智能抓取事項辦理部門業(yè)務(wù)開展過程中相關(guān)電子文檔數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息流的互聯(lián)集成和分析評價，為科學評判重點工作辦理情況提供有效依據(jù)，進一步提升文檔業(yè)務(wù)協(xié)同能力。

2）以“服務(wù)部門”為導向提升文檔查閱利用效率。以全網(wǎng)文檔數(shù)字資源為基礎(chǔ)，打破信息壁壘，構(gòu)建辦公數(shù)據(jù)中臺，成為公司能源互聯(lián)網(wǎng)的重要部分，滿足各部門、單位數(shù)據(jù)共享需求。強化數(shù)據(jù)加工處理，提高信息服務(wù)精度，全面提升文檔數(shù)據(jù)利用服務(wù)水平。一是優(yōu)化人機交互界面，開發(fā)全文檢索功能，實現(xiàn)協(xié)同辦公公文與檔案庫歷史公文無障礙檢索。二是融合檔案分類規(guī)則、公文文種類別，與部門實際應(yīng)用需要相結(jié)合，探索多檢索維度，提供多個選擇項，滿足查詢檢索靈活、便捷、準確的需求。三是通過建立數(shù)據(jù)模型和專業(yè)算法，提供關(guān)聯(lián)推薦，檢索結(jié)果自動根據(jù)權(quán)重及上下文語義排序，提高信息服務(wù)精度。四是以事件、事項為專題，橫向跨專業(yè)間、縱向跨不同層級間，呈現(xiàn)文檔資源共享與共建。

3）以“服務(wù)基層”為導向達成好用易用實效果。基于語義網(wǎng)技術(shù)，在自然語言輸入、內(nèi)容關(guān)聯(lián)性方面等方面入手，提高檢索系統(tǒng)的易用性、準確性，完成公文擬制、公文輔助辦理、公文督辦跟蹤、公文智能歸檔、智能客服等核心業(yè)務(wù)的改造，為用戶日常辦文賦能、解放人力。

從檔案的收集、保存、管理、利用四個維度針對相關(guān)業(yè)務(wù)場景，逐步實現(xiàn)對檔案庫房的智能化管理，大大解放基層檔案管理人工的人工工作，提升基層檔案管理人員的工作效率。

4 結(jié)束語

公文和檔案管理，是企業(yè)內(nèi)部管理的重要課題。企業(yè)應(yīng)明晰公文、檔案管理的實際意義及重要性，厘清文檔管理中存在的問題，以“服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)部門、服務(wù)基層”為導向，結(jié)合云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、文本處理、自然語言處理等相關(guān)技術(shù)，充分挖掘文檔大數(shù)據(jù)核心價值，提升業(yè)務(wù)協(xié)同能力，提高文檔創(chuàng)新能力，提高輔助決策能力水平，力促企業(yè)健康、持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。