大數據背景下的檔案管理與利用服務研究

包雪蓮

（杜爾伯特蒙古族自治縣，黑龍江 大慶 166200）

在大數據背景下信息網絡的快速發展在極大程度上拓展了信息交流渠道，而這也使得在檔案管理與利用服務中可以更為高效的對檔案信息資源進行收集、整理、存儲、應用等，在一定程度上推動了檔案管理與利用的改革及創新。同時大數據背景所帶來的海量信息資源也在一定程度上增加了檔案管理工作的開展難度，因此應研究在檔案管理與利用中如何科學地對大數據技術進行運用來達到提質增效的目的，使檔案管理及利用能充分的對檔案信息數據的價值進行開發。

1 大數據背景下檔案管理與利用服務的發展要求分析

1.1 檔案管理與利用服務的高效化

目前在檔案管理與利用服務中其信息化建設水平不斷的提升，檔案資源的電子化、數據化處理改變了傳統檔案管理形式，使得管理工作在執行過程中其效率更高。而在大數據背景下檔案管理與利用服務的高效化是其重要的發展方向，由于檔案管理信息化發展可以通過計算機來進行數據信息的處理，為此也要求能夠高效的進行檔案資料的查詢、調閱、使用，提供高效化的檔案管理及利用服務，使檔案管理能適應大數據時代下的信息數據利用的形式。

1.2 檔案管理與利用服務的安全性

大數據時代的發展推動了檔案管理信息化建設進程，因此在許多企業或單位中會采用紙質檔案及電子檔案并行的方式來進行檔案管理，從而保證檔案信息資料的完整性、全面性。在大數據環境檔案管理工作需要面對網絡安全問題，在檔案信息的收集、傳輸等過程中，可能會受到網絡攻擊而造成檔案資料的損壞、丟失、篡改等情況。為了保證檔案管理與利用服務的正常開展，則需要進一步的提高其工作的安全性，科學采用安全防護技術來對計算機系統進行保護，并針對檔案資料的價值運用加密技術對信息數據進行處理，減少在檔案管理中的安全風險。并且在數據庫的建立上需要利用安全技術來防止非法訪問的情況出現，以此來應對大數據所帶來的影響，保證檔案資料的安全性、真實性，進而提供良好的檔案管理與利用服務。

1.3 檔案管理與利用服務的共享化

在以往檔案管理中檔案資料處于較為封閉的狀態，這種情況也在一定程度上限制了檔案資料的開發及利用，而在大數據背景下為了有效的提升檔案管理與利用服務的水平，則需要實現檔案資源的共享化。尤其是在大數據環境下龐大的數據資源有著極高的潛在價值，因此需要突破傳統檔案管理封閉式的狀態，將紙質檔案進行數字化處理來進行全面的整合，并采用數據技術、信息技術實現檔案資源信息的共享。并且經過整合的檔案資源便于管理工作的開展，還可以通過網絡更為高效的對檔案資源進行利用。

2 大數據背景下加強檔案管理與利用服務的措施分析

2.1 完善檔案管理與利用服務的制度

檔案管理與利用服務的開展需要有完善的制度作為基礎依據，明確的規章制度可以對管理工作的各項環節進行有效的指導，使檔案管理的執行得到規范及約束，減少在管理工作中的失誤問題。在大數據背景下需要重視對數據資源的利用，并采用現代化技術來改進檔案管理方式，加強對信息數據的處理及應用水平。為此在管理制度的制定上需要分析大數據時代的特征及其為檔案工作所帶來的變化，在此基礎上對制度內容進行全面的細化，分配檔案管理責任，從而對檔案管理與利用服務中的資源、技術等進行科學的運用，使檔案管理流程向著標準化的方向轉變。

2.2 創新檔案管理與利用服務的技術

海量數據是大數據最主要的特征，在大數據中其數據信息的關聯性能夠進一步的強化檔案管理與利用服務的開展效果，在實際中可以通過技術創新的方式在檔案管理中融入大數據技術，以此來對海量數據資源進行開發及利用。目前在大數據技術、云計算技術的支持下可以通過網絡進行信息數據的獲取、存儲、分析、使用，并根據數信息數據之間的關聯性來更為高效的對檔案資料進行識別、處理，以檔案資料的價值來對其進行歸類整理，將傳統的檔案信息資源和大數據環境下數據的存儲和應用技術等緊密結合來實現檔案數據的遠程在線檢索和利用，實現檔案管理與利用服務的自動化、智能化發展。

2.3 完善檔案管理與利用服務的信息資源

對于檔案管理與利用服務來說，信息資源是其各項工作開展的基礎，因此在檔案工作中需要掌握大數據所帶來的優勢完善檔案數據庫，通過豐富檔案信息資源的方式來使相關工作可以更為高效的執行。如今的檔案館中數據資源的比例逐漸加大，大數據的本質特征要求檔案部門間進行更大程度的合作與共享。但在傳統檔案管理體制下，檔案信息資源往往處于封閉的狀態，難以被整合與共享。這就需要檔案管理部門逐步打破界限，建立統一的檔案信息資源管理平臺。在這個平臺上，各檔案部門間能夠實現資源共享和共同協作，并對檔案數據實行規模化、經濟化的管理和利用。

2.4 加強檔案管理與利用服務信息系統的建設

為了保證檔案管理與利用服務的水平，在實際中需要通過加強基礎設施建設的方式來提升檔案工作的開展質量及效率，針對大數據環境下海量數據的特征可以利用檔案信息系統對信息數據進行管理、分析及應用，而這也是現今檔案管理工作信息化建設中的重要環節之一。在檔案信息系統的建設上需要對其功能進行充分的開發，并注重檔案信息系統的安全性，以此來防止檔案信息數據出現泄露、遺失、損壞等問題，這樣可以更為高效的對海量數據資源進行篩選及過濾，從而使檔案信息系統可以為檔案管理與利用服務提供更好的支持。

2.5 對檔案資料進行數字化處理

為了使檔案資料的利用率得到提高，需要對其以往的資料進行數字化處理，使檔案資料在實際中可以提供更好的利用服務。并且檔案資料的數字化還能有效的減少檔案管理成本支出及檔案資料所占用的空間。在檔案管理與利用服務中需要針對檔案類型來分別的整理、編號，并建立檔案資料數據庫對其進行存儲，這樣在檔案的查詢、調閱中能夠更為高效地進行檢索。同時數據庫與檔案管理信息化系統的結合應用可以提供更為完善的管理服務，檔案管理信息化系統還能自動地進行檔案資料的識別、分類、歸檔，并生成編碼及目錄，在極大程度上優化了檔案管理流程，提升檔案工作的開展效率。

3 結語

在檔案管理與利用中信息技術、網絡技術、數據技術的應用在極大程度上提高了其工作開展質量及效率，對現代化管理技術、管理理念進行運用符合大數據背景所提出的要求，同時為了進一步的提高檔案管理與利用服務的水平還，可以結合實際對大數據技術、云計算技術等的進行開發及使用，這樣可以高效的對檔案信息數據進行識別、篩查、計算，提高對檔案資料的處理效率，進而構建起更為完善的檔案管理體系。