檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)思考

孫 影

（太和縣自然資源和規(guī)劃局，安徽 阜陽 236600）

現(xiàn)如今，隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸落后，檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為未來的發(fā)展方向。相較于紙質(zhì)檔案，數(shù)據(jù)化檔案在實(shí)際應(yīng)用過程中無論是檔案管理還是檔案安全性都會(huì)大幅度提升。因此，有必要對(duì)檔案數(shù)據(jù)化展開分析。

1 檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的價(jià)值

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的影響下，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的出現(xiàn)讓檔案管理工作的重要性得到了顯著提升，在檔案數(shù)據(jù)化的過程中，已有的檔案信息無論是查找效率還是檔案安全都會(huì)大幅度提高，因此檔案數(shù)據(jù)化是未來的發(fā)展趨勢(shì)。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展還讓各個(gè)行業(yè)看到了全新的發(fā)展機(jī)遇，而檔案數(shù)據(jù)化也可以在實(shí)際應(yīng)用中將“互聯(lián) 網(wǎng)+”作為發(fā)展核心，并以此來完成對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化，數(shù)據(jù)化檔案可以脫離以往的工作思維來不斷進(jìn)行拓展與創(chuàng)新。

2 檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的過程

檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心，通過加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的收集、管理能力來提升企業(yè)中檔案的作用。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)過程如下：第一，檔案收集。在收集檔案的過程中，企業(yè)必須保證檔案信息的全面性，無論是法定檔案信息還是非法定檔案信息都要進(jìn)行收集。另外，在檔案收集時(shí)還需要將檔案信息進(jìn)行分類，并通過不斷優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)來完善企業(yè)中的檔案資源。檔案收集作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，高質(zhì)量的檔案能夠促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。第二，檔案管理。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)離不開數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，通過數(shù)據(jù)庫(kù)能夠完成大規(guī)模檔案信息的存儲(chǔ)，只有數(shù)字化檔案的數(shù)量、質(zhì)量能夠達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)，才能夠?qū)n案數(shù)據(jù)化建設(shè)的功能全部發(fā)揮出來。第三，利用檔案。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的主要目標(biāo)就是為社會(huì)不同階層的人們提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。所以在檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的過程中，既要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行保存，又要對(duì)其他檔案信息進(jìn)行收集，通過對(duì)大量數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行分類、整理來保證檔案信息的總體質(zhì)量，使檔案數(shù)據(jù)能夠得到最佳效果。第四，檔案數(shù)據(jù)化管理軟件的開發(fā)。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而檔案管理軟件則是將檔案的各種功能進(jìn)行優(yōu)化，改進(jìn)。通過檔案管理軟件能夠大幅度提升檔案信息的利用率，增強(qiáng)檔案安全性。

3 檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的意義

1）檔案數(shù)據(jù)化對(duì)管理人員的意義。傳統(tǒng)的檔案管理需要由管理人員通過人工來完成信息資料的收集與整理，所以檔案管理人員的工作量非常大。而在檔案數(shù)據(jù)化完成之后，就會(huì)使檔案管理中的大部分人工作業(yè)轉(zhuǎn)變成為計(jì)算機(jī)作業(yè)，大幅度降低檔案管理人員的工作量與工作難度，而且數(shù)據(jù)化檔案還能夠使管理人員的工作效率得到顯著提升。除此之外，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的核心就是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)之后，還可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成對(duì)檔案文件的快速檢索與查看，所以信息查詢效率還能夠大幅度提升[1]。

2）檔案數(shù)據(jù)化對(duì)部門的意義。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)對(duì)于企業(yè)中各部門的意義如下：第一，提升工作效率，通過實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化能夠解放部門原有的檔案管理人員，檔案管理效率的提升能夠讓各個(gè)部門查閱檔案的效率得到大幅度提升。第二，提升技術(shù)水平，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中的各個(gè)企業(yè)，其整體發(fā)展方向離不開數(shù)字信息化，而檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)則是發(fā)展中的必經(jīng)階段，因此完整的檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)代表著部門技術(shù)水平的提升。第三，降低檔案管理難度，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)能夠讓檔案的分類、整理、查閱效率大幅度提升，簡(jiǎn)化檔案管理人員的工作難度，讓檔案管理變得更加簡(jiǎn)單。

3）檔案數(shù)據(jù)化對(duì)企業(yè)的意義。（1）提升檔案信息的收集、管理質(zhì)量。在企業(yè)中，檔案信息就是歷史發(fā)展過程中的各項(xiàng)活動(dòng)記錄，是企業(yè)中帶有保存價(jià)值的資料、文件。通常情況下，企業(yè)以及事業(yè)單位每一年都會(huì)產(chǎn)生非常多的檔案信息資料，不同類型檔案信息的重要性各不相同，重要檔案能夠讓企業(yè)的未來發(fā)展變得更加簡(jiǎn)單[2]。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)能夠讓企業(yè)對(duì)檔案的收集與管理變得更加簡(jiǎn)單，提升企業(yè)對(duì)檔案文件的管理效果。（2）提升檔案的二次利用率。通常情況下，企業(yè)在整理檔案文件時(shí)必須要保證檔案的整理速度與完整性，只有提升檔案的整理速度才能讓近期的檔案文件進(jìn)行二次、多次利用，如果同一份檔案的整理時(shí)間過長(zhǎng)，就會(huì)大幅度降低檔案的二次利用率。檔案文件在使用過程中需要進(jìn)行檔案的整理與查找，檔案數(shù)據(jù)化就可以大幅度降低檔案的查找時(shí)間，提升檔案的整理質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展帶來更多便利。（3）提升檔案安全性。采用人工進(jìn)行檔案管理，有可能在收集、查閱過程中導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象。而檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)完成之后，則能夠大幅度提升檔案安全性，非實(shí)體檔案無論是查閱效果還是整理質(zhì)量都會(huì)得到顯著提升，而且通過檔案文件備份還能防止失誤操作的出現(xiàn)。

4 提升檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的措施

1）提升檔案數(shù)據(jù)化硬件設(shè)施的建設(shè)。企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)時(shí)，為了加快數(shù)據(jù)化建設(shè)速度，就需要對(duì)企業(yè)中的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行更新，通過不斷更新來保證企業(yè)的硬件設(shè)備能夠滿足檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的要求。除此之外，還需要提升對(duì)檔案管理軟件的開發(fā)速度，通過提升的檔案的管理能力來保證檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的管理質(zhì)量。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)而言，通過提升檔案文件的管理質(zhì)量能夠?qū)n案文件的潛在價(jià)值進(jìn)一步提升，并將檔案價(jià)值轉(zhuǎn)化成為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2）檔案管理制度的完善。在檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)過程中，企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況來規(guī)范現(xiàn)行的管理制度，確保管理制度的合理性。通過對(duì)檔案管理制度的實(shí)際應(yīng)用能夠發(fā)現(xiàn)制度存在的各種不足之處，此時(shí)的檔案管理部門便要對(duì)企業(yè)的檔案管理制度進(jìn)行細(xì)致化調(diào)整，讓管理制度變得更加完善。除此之外，企業(yè)還可以通過細(xì)化檔案管理流程來加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)化檔案的細(xì)致化管理，保證檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)得以進(jìn)一步執(zhí)行。在檔案管理制度制定時(shí)需要提升數(shù)據(jù)化檔案的安全性，通過加強(qiáng)電子檔案文件的防護(hù)能力來保證檔案信息的完整度。

3）檔案管理人員素質(zhì)的提升。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)完成后的檔案管理人員的工作內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)非常大的改變，因此檔案管理人員需要做到以下幾點(diǎn)：第一，熟練運(yùn)用電子信息工具，通過自我學(xué)習(xí)來掌握數(shù)據(jù)化檔案管理工作時(shí)需要的各種計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能，保證檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)結(jié)束后能夠在第一時(shí)間投入到工作崗位中。第二，提升對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息的敏感性，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中的各種信息特別復(fù)雜。而且互聯(lián)網(wǎng)中的很多信息資源并不能作為信息數(shù)據(jù)來進(jìn)行參考，因此需要檔案管理人員提升對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的判斷能力，這樣才能夠使檔案信息的總體質(zhì)量得到保證。第三，提升對(duì)檔案信息的提煉能力，在檔案數(shù)據(jù)化的過程中，檔案收集、整理的工作可以通過計(jì)算機(jī)來完成，但是計(jì)算機(jī)收集到的檔案信息有時(shí)會(huì)比較復(fù)雜，因此需要通過檔案管理人員對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行加工、提煉才能夠保證檔案信息的質(zhì)量符合要求。在面對(duì)不同信息時(shí)，檔案管理人員需要找出信息中具有價(jià)值的部分，通過將無效信息剔除來提升檔案信息的總體質(zhì)量。

5 結(jié)論

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，檔案信息的重要性得到了進(jìn)一步提升，而通過檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)則能夠?qū)n案信息的作用發(fā)揮到最大，數(shù)據(jù)化信息無論是質(zhì)量還是安全性都會(huì)得到大幅度提升。相信隨著更多人意識(shí)到檔案數(shù)據(jù)化的重要性，我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)一定會(huì)更加完善。