事業單位人事檔案管理數字化建設

葉正茂

（通榆縣安全生產監察大隊，吉林 白城 137200）

檔案數字化建設是將傳統的紙質檔案轉化為數字形式的計算機語言的過程。現在，我國大多數事業單位人事檔案還在沿用紙質的資料，這種方式占用的空間大，并且管理、保存及查閱過程耗費大量時間。在科技快速發展的互聯網時代下，傳統人事檔案管理難以適應社會的需求，而檔案的數字化建設能適應科技的飛速發展，所以檔案的數字化建設成為發展的必然趨勢。

1 人事檔案數字化建設的重要作用及優點

1）人事檔案數字化建設的作用。人事檔案是記錄一個人身份、學歷和資歷的重要載體。以往的人事檔案都是紙質的，在檔案的整理和傳遞過程中很容易出現偏差，導致個人信息的丟失與泄露。隨著科技的不斷發展，舊式的人事檔案管理模式逐漸被數字化管理模式取代，建立人事檔案數字化系統越來越重要[1]。檔案數字化建設系統不僅能進行精準地查詢，很大程度上提高了工作效率，同時還能有效地防止檔案在整理和傳遞過程中的丟失，這對事業單位人事檔案的管理工作進行有很大的意義。

2）人事檔案數字化建設的優點。傳統的人事檔案管理工作耗費很長時間和大量的人力物力，在整理和傳遞過程中還會存在很多弊端。而在進行檔案數字化建設之后，通過計算機進行檔案的查閱和管理，可以避免紙質版檔案的利用，規避紙質檔案的弊端。建立檔案數字化系統更大的好處在于可以將所有的人事檔案進行分類和整合，對事業單位的人事制度起著不可估量的作用。通過建立檔案數字化系統，使工作人員實現對檔案的高效率存儲及查閱，當檔案出現變化時，可以及時地進行更改和糾正，提高了檔案的高效性和科學性。

2 事業單位人事檔案管理數字化建設過程中存在的問題

1）事業單位缺乏對檔案數字化建設的重視。在當今互聯網時代下，數字化管理模式成為企業發展的主要趨勢，事業單位要進行人事檔案的數字化管理，首先必須要樹立正確的數字化建設理念。目前大多數的事業單位在實際管理中缺乏對檔案數字化建設的認識，沿用傳統的檔案管理模式，覺得不需要加以改變。有的事業單位雖然引進了檔案數字化管理設備，但并沒有相關的工作理念及思維，使檔案的數字化設備形同虛設，在這種情況下，工作效率難以提高[2]。

2）事業單位的檔案管理人員專業素質低。檔案管理人員的工作態度和專業水平是影響事業單位檔案管理能力的重要因素。目前事業單位的檔案管理人員在工作中存在諸多問題，例如工作不積極，態度不端正，對檔案管理工作認知不夠，沒有進取心，檔案分類不及時，信息發布遲緩等。正是這些原因，導致事業單位檔案數字化建設發展遲緩。此外，隨著社會科學技術的快速發展，對檔案管理人員的專業素質要求也隨之提高，這就要求檔案工作人員具備較高的專業水平，不僅要掌握傳統的紙質版檔案整理方式，同時還要學會利用現代化技術手段對檔案進行管理。目前，大多數的檔案管理人員仍然處于傳統檔案管理工作階段，這對檔案數字化建設的發展是不利的。

3）檔案數字化建設資金落實不到位。事業單位人事檔案數字化建設是一個漫長的過程，不僅需要很長的建設時間，同時還要投入足夠的建設資金，很多事業單位都存在投入資金不足的現象。如果資金落實不到位，將導致事業單位不具備檔案數字化建設的運行條件，檔案管理人才的缺失，設備體系的匱乏，最終會導致檔案數字化建設的失敗。

3 人事檔案管理數字化建設采取的相應措施

1）加強事業單位對檔案數字化建設的重視。事業單位檔案數字化建設的首要工作是提高對數字化建設的重視程度，調動檔案管理人員的積極性，并明確每一位管理人員在檔案數字化建設中的工作任務及職責。管理者根據事業單位的實際情況，樹立目標，并以目標為主體開展檔案數字化建設工作。作為管理者，要提高對檔案管理工作的認知，了解檔案數字化建設的價值意義所在，才能在后續工作中明確工作的方向。

2）提高事業單位檔案管理人員素質。人才是企業運行的重要保障。事業單位在進行檔案數字化建設過程中，應重視對檔案管理人員的專業素質的培養。如果一個事業單位沒有一支專業的人才隊伍，即便具有先進的硬件設備，也是無用的。在設備儀器等硬件設備落實到位后，需要進行檔案管理人員的配備，正所謂十年樹木，百年樹人，檔案管理人員的培養并不是一朝一夕能實現的，培養人才要進行長期的專業培訓。檔案管理人員要掌握基本的知識及技能，為了適應時代的發展，還要求檔案管理人員在工作中不斷提高自身的學習能力，刻苦鉆研，一步步成為檔案數字化管理的人才。檔案管理部門根據崗位的需求，制定出科學的培訓計劃，確保檔案管理人員的配備[3]。除此之外，當今的計算機網絡發達，黑客是檔案管理數字化運行中最大的威脅因素，機密檔案文件如果受到黑客的攻擊，就會導致檔案泄露或丟失，所以檔案管理的安全問題不容忽視。面對互聯網層出不窮的挑戰，檔案管理人員要未雨綢繆，排查檔案數字化建設中存在的安全隱患，提高檔案數字化管理系統的安全指標，這樣才能使檔案管理工作有序進行。

3）建立科學的檔案數字化運行管理系統。在進行檔案的數字化建設時，首先要引進硬件設備，然后進行系統軟件開發，在后續的工作過程中，還要實時更新管理系統，并進行系統維護，這樣才能使檔案數字化建設的更長久更科學。事業單位提高檔案管理工作效率的必要條件是建立檔案數字化管理系統。檔案管理工作并不是傳統意義上單純地對檔案進行收集、記錄，更重要的一點是為人民群眾提供快捷、高效的檔案服務。通過檔案數字化系統的建立，打破一成不變的管理理念，提高檔案管理的工作效率，以滿足廣大人民群眾的實際需求。在進行檔案分類時，可以根據檔案的屬性進行合理設置，例如在處理一般的檔案文件時，事業單位的檔案工作人員可直接登陸系統查閱資料，并進行下載，實現了在檔案數字化管理模式下的資源共享，節省了不必要的浪費時間，大大提高了工作效率。對于一些機密檔案資料，檔案管理人員要進行加密處理，防止重要檔案文件的泄露。事業單位通過數字化檔案系統的建設運行，提高檔案所具有的社會效益，發揮出檔案最重要的價值。

4 結論

在當今的互聯網時代下，事業單位人事檔案數字化建設是適應社會發展的必然趨勢。在檔案的數字化建設過程中，管理者要樹立科學的管理理念，建立數字化建設的思想意識，提高對檔案數字化建設的認知。站在檔案工作長遠發展的角度，積極優化資源配置，落實檔案數字化建設的資金，以此保證檔案數字化建設的有效性和科學性。同時檔案管理部門要重視對檔案管理人員的培養，提高人員素質，建立完整的數字化運行體系，才能使此項工作順利完成并得到持續發展。