新時期檔案管理及利用的智能化和信息化策略分析

賀 敏

（湖南省第一測繪院，湖南 長沙 410004）

在檔案管理進(jìn)行智能化，信息化的過程中，保存方式的轉(zhuǎn)變?yōu)橹行模瑢n案室的檔案從傳統(tǒng)的實體保存的方法轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息保 存[1]。這樣的保存方法有利于彌補傳統(tǒng)實體保存方法的不足，可以更長時間的有效保存檔案信息，有利于避免檔案信息的缺失，還可以實現(xiàn)檔案資源的共享，可以更好的發(fā)揮檔案的價值，提高檔案管理水 平[2]。目前，檔案管理的智能化，信息化建設(shè)還存在一些問題，需要使用解決的策略，從而提高檔案管理水平，最大化利用檔案資源。

1 新時期檔案智能化，信息化建設(shè)以及檔案管理重要性

在新時期，智能化，信息化技術(shù)在很多領(lǐng)域中應(yīng)用。在檔案管理中應(yīng)用較多。傳統(tǒng)的檔案管理的模式無法滿足發(fā)展的需要，需要進(jìn)行智能化，信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率，有利于提高人們查閱檔案的速度，促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展[3]。

2 新時期檔案智能化，信息化建設(shè)中的問題

2.1 缺乏對檔案管理工作的重視度

目前，很多領(lǐng)導(dǎo)人員沒有全面、充分的了解到傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題以及不足，對于檔案智能化，信息化建設(shè)對適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的重要性，也沒有了解智能化，信息化建設(shè)在應(yīng)用檔案中的優(yōu)勢，從而不利于檔案管理水平提高。

2.2 檔案的管理人員缺乏智能化，信息化建設(shè)的素質(zhì)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對檔案管理人員的要求較低，很多檔案管理人員對計算機的應(yīng)用技術(shù)較差，無法熟練進(jìn)行相關(guān)的操作，對于檔案智能化，信息化管理的專業(yè)知識了解較少。在智能化，信息化建設(shè)中，檔案管理人員無法有效將實體的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，不利于檔案智能化，信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.3 缺乏檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的體系

在檔案智能化，信息化建設(shè)中，僅僅使用現(xiàn)代化的技術(shù)，沒有與自身的情況，建立自身特色的檔案管理模式。由于檔案智能化，信息化建設(shè)中，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化體系，缺乏明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，沒有制定相關(guān)規(guī)章制度，從而影響檔案智能化，信息化建設(shè)[4]。

2.4 檔案智能化，信息化管理水平較低

很多檔案室中的檔案管理水平較低，沒有科學(xué)運用檔案智能化，信息化系統(tǒng)，還停留在紙質(zhì)資料上，不利于檔案的查找，降低檔案智能化，信息化的管理效率。

3 新時期檔案智能化，信息化策略

3.1 強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會的各個領(lǐng)域逐漸進(jìn)入智能化，信息化，大大提高工作效率。在檔案管理中也積極進(jìn)行智能化，信息化的建設(shè)，有利于提高檔案管理水平，提高檔案應(yīng)用效果以及效率[5]。在檔案智能化，信息化建設(shè)中需要優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要加大資金投入，對檔案智能化，信息化的重視，完善基礎(chǔ)設(shè)施，才能保證檔案智能化，信息化管理進(jìn)行。還需要加強檔案智能化，信息化管理的系統(tǒng)的研發(fā)，加強后期的維護(hù)以及建設(shè)。在進(jìn)行檔案智能化，信息化管理中，需要加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，購買較好的硬件，軟件，并及時更換滯后的管理軟件以及設(shè)備，保證檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施符合新時期發(fā)展的要求。在檔案智能化，信息化建設(shè)中需要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，還需要提高數(shù)據(jù)庫的安全性，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展，增加檔案管理的投入，購買齊全的硬件，加強對管理系統(tǒng)的投入，從而提高系統(tǒng)智能化水平，有利于提高查找信息的速度。

3.2 制定科學(xué)合理的檔案管理體系

檔案智能化，信息化建設(shè)中需要利用信息化，智能化技術(shù)提供足夠的支持。促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展。根據(jù)檔案室中的具體情況，制定合適的檔案管理制度，對制度內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，并對檔案資料的歸檔時間，保存資料的情況，保存時間等進(jìn)行詳細(xì)的說明。檔案室可以選擇購買或者自己研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，可以進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息化，智能化建設(shè)以及管理技術(shù)，提高檔案管理水平。在整理以及保管檔案資料過程中，需要制定規(guī)范，合適的工作程序，對檔案管理人員的責(zé)任需要進(jìn)一步明確，對檔案管理方面的需要進(jìn)行挖掘，對檔案工作方法需要進(jìn)一步創(chuàng)新。建立科學(xué)合理檔案管理體系，提高存檔的效率，充分運用檔案資料，整合檔案的資源，可以減少檔案管理中出現(xiàn)錯誤的次數(shù)，還可以提高檔案工作的效率。

3.3 加強檔案信息化管理的安全性

在新時期科學(xué)技術(shù)的發(fā)展較快，檔案信息資源的安全性具有重要的意義。因此，在建立檔案信息化，智能化過程中，需要高度重視檔案的信息的安全性，將保證檔案信息的安全性放在重要的位置上，具體保護(hù)檔案信息安全時需要注重幾個方面[6]。首先，對于檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，需要通過特定的公式算法加密重要的檔案，從而更好的保護(hù)檔案信息安全，只有輸入正確的密碼在可以進(jìn)行使用以及查閱檔案信息。其次，還需要設(shè)置訪問的權(quán)限，對瀏覽的用戶的情況進(jìn)行層次分級，從而在開放的情況下更好的保證檔案信息的安全。再次，需要在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，避免外來的病毒對系統(tǒng)造成影響，從而提高管理的效果以及水平，最后，需要加強檔案信息備份，將重要的檔案信息進(jìn)行備份，避免發(fā)生損壞以及丟失的情況。

3.4 更新管理理念以及管理方法，提高管理人員的素質(zhì)

在檔案智能化以及信息化建設(shè)以及管理過程中會直接受到檔案管理人員素質(zhì)的影響，因此，需要加強檔案管理人員的素質(zhì)，從而提高檔案管理的水平。首先，需要改變檔案管理人員的管理理念，需要使用創(chuàng)新的管理方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，更好的滿足檔案管理的需要。檔案工作不僅需要較強服務(wù)性，還需要具有足夠的專業(yè)性，檔案管理人員需要具有較強的管理技能，從而提高自己，適應(yīng)時代的發(fā)展。檔案管理人員需要積極提高自身的綜合素質(zhì)，從而更好的適應(yīng)時代的發(fā)展，不僅需要提高工作能力，學(xué)習(xí)新的檔案管理相關(guān)知識，還需要在工作中進(jìn)行有效的運用，從而提高檔案智能化，信息化建設(shè) 水平。

4 結(jié)語

在新時期，傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿足人們的需要，需要建立智能化，信息化的檔案管理。檔案室的管理人員需要充分了解到檔案信息化，智能化建設(shè)的重要性，分析在目前檔案智能化，信息化管理中存在的問題，使用解決策略，適應(yīng)新時代發(fā)展，充分發(fā)揮檔案的價值。