推進(jìn)干部檔案信息化建設(shè)的實踐與思考分析

王紅艷

（方山縣委組織部，山西 呂梁 033100）

人事檔案管理必須在信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的時代順應(yīng)其發(fā)展的趨勢，改變傳統(tǒng)的和落后的人事檔案管理方式，根據(jù)實際情況進(jìn)行合理的調(diào)整和完善，明確信息化屬于當(dāng)前干部人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢。事實證明，實施干部人事檔案信息化建設(shè)，將有助于單位人員開展相應(yīng)工作并發(fā)揮積極作用，這將大大有助于實現(xiàn)提高工作效率和質(zhì)量的目標(biāo)。因此，實施干部人事檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前時代發(fā)展的必然趨勢。本文將根據(jù)當(dāng)前干部人事檔案管理的實際情況，總結(jié)當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)的不足，并在此基礎(chǔ)上研究有效的對策。

1 干部人事檔案信息化管理的必要性

1.1 能夠讓檔案查詢更為便捷高效

通過實施干部人事檔案信息管理，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的一種改革與創(chuàng)新，有助于提高檔案管理的效率和水平，具有更加方便、智能高效的優(yōu)勢。使用紙質(zhì)檔案材料是在傳統(tǒng)的檔案管理中的一大特點，這需要很大的檔案存儲空間。在進(jìn)行文件查詢工作時，經(jīng)常會存在效率低下的問題，并且所使用的分類方法比較陳舊，對于大量數(shù)據(jù)的選擇要求是無法滿足的。干部人事檔案信息管理的突出特點是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，不僅可以增加檔案信息錄入的數(shù)量，還可以利用計算機等設(shè)備進(jìn)行快速高效的檔案查詢工作。這樣，文件查詢的效率可以得到顯著地提高，并且對提高文件數(shù)據(jù)的利用率有極為重要的作用。

1.2 能夠讓檔案管理更為規(guī)范合理

通過加快干部人事檔案信息管理建設(shè)，科學(xué)地發(fā)揮電子技術(shù)的價值，有利于提高檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。在實施紙質(zhì)檔案管理時，考慮到紙張尺寸、材料、裝訂方法等方面的某些差異，很難按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)實施管理工作。在實際的管理過程中，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)不完整和損壞的情況等其他問題。通過有效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，可以在一定程度上有效地避免上述問題。首先，在進(jìn)行電子數(shù)據(jù)填寫時，需要根據(jù)相應(yīng)的要求制定統(tǒng)一的填寫規(guī)則，并明確規(guī)定字體、內(nèi)容要求、格式等，以有效減少錄入環(huán)節(jié)中的問題。其次是相關(guān)人員應(yīng)在實際需要的指導(dǎo)下，從技術(shù)水平上進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，并根據(jù)檔案庫的要求，定期對檔案中的相應(yīng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新和維護(hù)，切實保證檔案的標(biāo)準(zhǔn)醒和嚴(yán)謹(jǐn)性。

2 可行性對策

信息化管理理念的應(yīng)用對于提高干部人事檔案管理效率而言具有重要推動意義，其一方面有助于更好地優(yōu)化檔案管理模式，另一方面有助于提高整體管理水準(zhǔn)和工作效率，這也使得信息化管理成為相關(guān)領(lǐng)域重要發(fā)展趨勢之一。在具體的工作中，相關(guān)部門首先需要樹立可行性目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上逐步落實現(xiàn)代化管理理念和措施。

2.1 構(gòu)建電子信息系統(tǒng)

為了更好地發(fā)揮信息技術(shù)在干部人事檔案管理工作中的作用，相關(guān)工作人員要結(jié)合自身特點和要求來構(gòu)建針對性電子檔案系統(tǒng)，充分發(fā)揮其功能優(yōu)勢來提高檔案管理效率。各單位要合理挑選出具備相關(guān)能力和資質(zhì)的人員來任職，在此基礎(chǔ)上借助培訓(xùn)活動等方式來引導(dǎo)他們樹立現(xiàn)代化管理理念并掌握信息化管理方法，這對于順利開展檔案管理工作而言具有基礎(chǔ)性意義。在具體的工作中，相關(guān)人員要靈活運用信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備來錄入電子資料和檔案信息，其一方面有助于進(jìn)一步提高資料信息的準(zhǔn)確性和時效性，另一方面有助于加快完善部門檔案管理信息體系，其所具備的管理優(yōu)勢都是紙質(zhì)檔案所無法比 擬的。

2.2 樹立針對性目標(biāo)

就檔案信息化管理模式本身而言，其實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的電子化處理，相關(guān)部門要樹立針對性目標(biāo)來充分發(fā)揮其應(yīng)用效果。在具體的工作中，首先需要完善信息管理軟硬件設(shè)施，工作人員可以借助這些設(shè)施來錄入紙質(zhì)資料信息，在錄入資料的過程中要注重分類管理，例如分類存儲文本資料、圖片資料和表格資料等。完成人事檔案信息存儲工作之后，工作人員要結(jié)合具體情況來設(shè)置索引，在此基礎(chǔ)上選擇并劃分不同等級，由此設(shè)置并劃分管理權(quán)限，其有助于更好地加強對人事檔案資料的管理水平和存儲質(zhì)量，進(jìn)而有利于提高各類數(shù)據(jù)資料的整合效率。

2.3 完善管理制度

在落實檔案信息化管理理念和工作的過程中，相關(guān)部門要積極完善各管理制度，以此來保障信息化檔案建設(shè)工作有序開展。在具體的優(yōu)化方面，相關(guān)部門首先需要結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理工作的具體需求來設(shè)置針對性調(diào)整目標(biāo)，例如可以分析傳統(tǒng)管理制度存在的不足并進(jìn)行合理優(yōu)化。從這一層面來看，各部門在開展信息管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建工作時要做到“傳承與創(chuàng)新”，一方面要分析傳統(tǒng)管理模式的框架內(nèi)容和不足之處，另一方面要結(jié)合新興管理理念來進(jìn)行合理優(yōu)化，這樣才能提高信息化管理工作的開展效果。除此之外，相關(guān)部門還要提高對體制規(guī)劃環(huán)節(jié)的重視程度，重點提高策劃能力和規(guī)劃效果，這樣才能制定出更符合實際情況的規(guī)劃方案，進(jìn)而有助于更好地優(yōu)化整體管理制度來保障工作人員權(quán)益。就整體工作而言，完善管理制度可以為信息化檔案管理建設(shè)工作提供保障，同時有助于調(diào)解工作進(jìn)度并落實各項改革措施。

3 結(jié)語

近些年伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其在各領(lǐng)域的應(yīng)用范圍越來越廣，將其應(yīng)用在干部人事檔案管理工作中已成為大勢所趨。為了更好地提高信息技術(shù)在干部人事檔案管理工作中的應(yīng)用效果，相關(guān)部門要明確檔案管理目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上積極改進(jìn)管理理念并優(yōu)化管理方法，同時要加快構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)并優(yōu)化相關(guān)管理制度，以此來提高信息技術(shù)應(yīng)用效果并增強檔案管理水平。