建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

李 輝

（十堰市建筑設(shè)計(jì)研究院，湖北 十堰 442000）

1 建筑設(shè)計(jì)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)迎來了全面信息化建設(shè)時(shí)代。建筑設(shè)計(jì)單位的檔案信息化管理能夠有效將管理工作自動(dòng)化、數(shù)字化，對設(shè)計(jì)單位的生產(chǎn)經(jīng)營。通常情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作是對建筑設(shè)計(jì)資料信息進(jìn)行人工收集、編輯與整理，耗費(fèi)大量的人力、精力與時(shí)間。而信息化的檔案管理能夠?qū)@些繁瑣的工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)簡單自動(dòng)化處理。

對于建筑設(shè)計(jì)單位來說，不斷完善信息化的檔案管理工作能夠有效推動(dòng)設(shè)計(jì)單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)健康穩(wěn)定發(fā)展；對于檔案管理人員來說，檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效將人管人員手動(dòng)信息錄入、歸檔、整編等各項(xiàng)工作進(jìn)行數(shù)字化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案信息內(nèi)容的檢索查詢等工作提供了更多的方法，不僅有效改善了傳統(tǒng)檔案管理手動(dòng)校對的困擾，有效整合數(shù)據(jù)信息，實(shí)時(shí)調(diào)整信息動(dòng)態(tài)，還能夠在一定程度上減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效節(jié)約整理、編輯與管理的工作時(shí)間，促進(jìn)管理工作效率不斷提高；對于設(shè)計(jì)單位的各部門來說，檔案信息化的管理能夠有效劃分各部門的相關(guān)設(shè)計(jì)檔案信息，加快各部門的相互協(xié)調(diào)與配合工作的開展；對于設(shè)計(jì)人員來說，能夠大大提高對檔案資料以及設(shè)計(jì)文件的利用率，有效提升設(shè)計(jì)的工作效率，進(jìn)而縮短設(shè)計(jì)周期，加快設(shè)計(jì)資料的歸檔[1]；對于建設(shè)行業(yè)來說，信息化的檔案管理建設(shè)能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與利用，能夠全面了解工程設(shè)計(jì)檔案的信息，為整個(gè)建筑行業(yè)的發(fā)展提供檔案信息的安全保障。總之，建筑設(shè)計(jì)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，對促進(jìn)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。

2 建筑設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

對于建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作環(huán)節(jié)較為繁雜，不僅需要保證建筑工程設(shè)計(jì)內(nèi)容的完整性，對建筑工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的每一個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、圖紙與資料進(jìn)行成套性管理[2]。但是由于建筑項(xiàng)目受外界因素與內(nèi)部結(jié)構(gòu)等影響，造成建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目時(shí)間跨度周期長，修改、變更與補(bǔ)充內(nèi)容較為頻繁，設(shè)計(jì)檔案資料增加等，使得相關(guān)人員在對設(shè)計(jì)檔案收集、整編與管理的工作量大大增加，現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)對檔案信息管理工作人員提出了更高的要求，同時(shí)又面臨著諸多困難。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

針對檔案管理的信息化建設(shè)，建筑設(shè)計(jì)單位對檔案管理工作的重視程度僅限于口頭上，在實(shí)際的工作中過度重視對建筑工程的設(shè)計(jì)工作，對于跟進(jìn)設(shè)計(jì)檔案信息的管理工作只是做做表面工作，認(rèn)為涉及檔案只要儲存好、能查詢到就行，對于檔案資料的歸檔、編輯、整理等重點(diǎn)工作并沒有去管理，造成很多資料在項(xiàng)目初期就混亂、丟 失等。

2.2 建筑設(shè)計(jì)單位的檔案室?guī)旆吭O(shè)施與設(shè)備不夠完善

檔案信息的管理存在弊端還有一個(gè)重要原因是由于檔案室?guī)旆吭O(shè)施與設(shè)備不夠完善，一般情況下，隨著建筑項(xiàng)目工程的不斷增加，設(shè)計(jì)檔案數(shù)量也會(huì)大量增加，長時(shí)間的設(shè)計(jì)檔案積累，使得原先的檔案室?guī)旆坎豢柏?fù)重，包括擺放檔案資料的密集架等設(shè)施也滿足不了現(xiàn)有的存檔要求，很多設(shè)計(jì)圖紙無處可放。

2.3 設(shè)計(jì)檔案信息的整體管理水平不高

建筑設(shè)計(jì)單位檔案部門將工作重點(diǎn)放在了設(shè)計(jì)圖紙與工程建設(shè)上，檔案管理的專業(yè)工作人員比較稀缺，且專業(yè)管理能力與綜合素質(zhì)普遍不高，再加上傳統(tǒng)的檔案管理工作量較大，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)效并不高，管理工作只能選擇一些比較輕松、簡單的日常任務(wù)，比如資料入庫、圖紙入庫等，對于工序繁雜的整編工作放之任之，導(dǎo)致整體的檔案管理水平與質(zhì)量停滯不前。

3 建筑設(shè)計(jì)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 增強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識，有效調(diào)整檔案管理人員配置

正確的檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知能夠加快信息化建設(shè)的進(jìn)程，因此，要想實(shí)現(xiàn)對檔案管理的信息化，需要加強(qiáng)工作人員對現(xiàn)代化、信息化檔案管理認(rèn)可與支持，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，積極為檔案的現(xiàn)代化管理出一份力；另外，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的優(yōu)化配置，有效提升管理工作質(zhì)量，提高部門的工作水平。

3.2 加強(qiáng)信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)性學(xué)習(xí)與教育，通過針對性地員工培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)能力，增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任心與工作積極性；積極引進(jìn)具備檔案管理專業(yè)人才與檔案信息化數(shù)據(jù)分析設(shè)計(jì)人才，為設(shè)計(jì)單位培養(yǎng)出更多檔案管理綜合型、高素質(zhì)人才。

3.3 提高檔案信息化的管理水平與技術(shù)

想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)，必須要加大對檔案設(shè)施設(shè)備的資金投入，為檔案管理工作人員專門配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等儀器設(shè)備，有效提升檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化、信息化。將管理模式轉(zhuǎn)變成雙向的管理與儲存，增加檔案文件的完整性與安全性[3]。另外，加快對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，借助于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館，逐步提升檔案管理信息化水平。比如，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、電子檔案歸檔輸入系統(tǒng)等，有效提升檔案檢索開發(fā)與利用的服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的信息化、新西村相互的自動(dòng)化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化與信息采集的實(shí)時(shí)化。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化檔案管理的建設(shè)能夠有效提升了檔案管理工作效率，為實(shí)現(xiàn)物質(zhì)化辦公提供了有利條件。當(dāng)前建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作還需要經(jīng)歷一個(gè)漫長的過程，需要相關(guān)工作人員不斷探索與創(chuàng)新新技術(shù)、新理念，有效融合現(xiàn)代化的先進(jìn)科技與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息化、自動(dòng)化、無紙化的管理提升日程，有效推動(dòng)我國檔案管理事業(yè)的不斷前進(jìn)，為新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展指明方向。