建筑設計單位檔案管理信息化建設研究

李 輝

（十堰市建筑設計研究院，湖北 十堰 442000）

1 建筑設計單位進行檔案管理信息化建設的重要意義

隨著我國科學技術的發展，各行各業迎來了全面信息化建設時代。建筑設計單位的檔案信息化管理能夠有效將管理工作自動化、數字化，對設計單位的生產經營。通常情況下，傳統的檔案管理工作是對建筑設計資料信息進行人工收集、編輯與整理，耗費大量的人力、精力與時間。而信息化的檔案管理能夠對這些繁瑣的工作內容與環節簡單自動化處理。

對于建筑設計單位來說，不斷完善信息化的檔案管理工作能夠有效推動設計單位的生產經營活動健康穩定發展；對于檔案管理人員來說，檔案管理的信息化建設能夠有效將人管人員手動信息錄入、歸檔、整編等各項工作進行數字化、自動化、網絡化管理，為檔案信息內容的檢索查詢等工作提供了更多的方法，不僅有效改善了傳統檔案管理手動校對的困擾，有效整合數據信息，實時調整信息動態，還能夠在一定程度上減輕檔案管理人員的工作負擔，有效節約整理、編輯與管理的工作時間，促進管理工作效率不斷提高；對于設計單位的各部門來說，檔案信息化的管理能夠有效劃分各部門的相關設計檔案信息，加快各部門的相互協調與配合工作的開展；對于設計人員來說，能夠大大提高對檔案資料以及設計文件的利用率，有效提升設計的工作效率，進而縮短設計周期，加快設計資料的歸檔[1]；對于建設行業來說，信息化的檔案管理建設能夠有效實現檔案信息的共享與利用，能夠全面了解工程設計檔案的信息，為整個建筑行業的發展提供檔案信息的安全保障。總之，建筑設計單位進行檔案信息化建設是時代發展的需要，對促進行業的穩定發展具有至關重要的意義。

2 建筑設計單位傳統檔案管理中存在的問題

對于建筑設計單位的檔案管理工作來說，傳統的檔案管理工作環節較為繁雜，不僅需要保證建筑工程設計內容的完整性，對建筑工程從立項到竣工驗收的每一個環節產生的數據、圖紙與資料進行成套性管理[2]。但是由于建筑項目受外界因素與內部結構等影響，造成建筑設計項目時間跨度周期長，修改、變更與補充內容較為頻繁，設計檔案資料增加等，使得相關人員在對設計檔案收集、整編與管理的工作量大大增加，現代化檔案管理的建設對檔案信息管理工作人員提出了更高的要求，同時又面臨著諸多困難。主要表現在以下幾個方面：

2.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

針對檔案管理的信息化建設，建筑設計單位對檔案管理工作的重視程度僅限于口頭上，在實際的工作中過度重視對建筑工程的設計工作，對于跟進設計檔案信息的管理工作只是做做表面工作，認為涉及檔案只要儲存好、能查詢到就行，對于檔案資料的歸檔、編輯、整理等重點工作并沒有去管理，造成很多資料在項目初期就混亂、丟 失等。

2.2 建筑設計單位的檔案室庫房設施與設備不夠完善

檔案信息的管理存在弊端還有一個重要原因是由于檔案室庫房設施與設備不夠完善，一般情況下，隨著建筑項目工程的不斷增加，設計檔案數量也會大量增加，長時間的設計檔案積累，使得原先的檔案室庫房不堪負重，包括擺放檔案資料的密集架等設施也滿足不了現有的存檔要求，很多設計圖紙無處可放。

2.3 設計檔案信息的整體管理水平不高

建筑設計單位檔案部門將工作重點放在了設計圖紙與工程建設上，檔案管理的專業工作人員比較稀缺，且專業管理能力與綜合素質普遍不高，再加上傳統的檔案管理工作量較大，導致檔案管理工作的實效并不高，管理工作只能選擇一些比較輕松、簡單的日常任務，比如資料入庫、圖紙入庫等，對于工序繁雜的整編工作放之任之，導致整體的檔案管理水平與質量停滯不前。

3 建筑設計單位實現檔案管理信息化建設的有效措施

3.1 增強檔案管理人員的信息化意識，有效調整檔案管理人員配置

正確的檔案管理信息化建設認知能夠加快信息化建設的進程，因此，要想實現對檔案管理的信息化，需要加強工作人員對現代化、信息化檔案管理認可與支持，轉變傳統思想觀念，積極為檔案的現代化管理出一份力；另外，加強對相關工作人員的優化配置，有效提升管理工作質量，提高部門的工作水平。

3.2 加強信息化、現代化檔案管理人才的培養與引進

加強對現有檔案管理人員的專業性學習與教育，通過針對性地員工培訓，加強管理人員的專業素養與綜合素質能力，增強檔案管理人員的工作責任心與工作積極性；積極引進具備檔案管理專業人才與檔案信息化數據分析設計人才，為設計單位培養出更多檔案管理綜合型、高素質人才。

3.3 提高檔案信息化的管理水平與技術

想要實現檔案管理信息化的建設，必須要加大對檔案設施設備的資金投入，為檔案管理工作人員專門配備計算機、服務器、掃描儀等儀器設備，有效提升檔案信息數據的數字化、信息化。將管理模式轉變成雙向的管理與儲存，增加檔案文件的完整性與安全性[3]。另外，加快對檔案信息化的基礎設施建設，借助于計算機與網絡技術有效實現數字化檔案館，逐步提升檔案管理信息化水平。比如，建立檔案目錄數據庫、電子檔案歸檔輸入系統等，有效提升檔案檢索開發與利用的服務水平，實現檔案信息處理的信息化、新西村相互的自動化、信息服務的網絡化與信息采集的實時化。

4 結語

綜上所述，信息化檔案管理的建設能夠有效提升了檔案管理工作效率，為實現物質化辦公提供了有利條件。當前建筑設計單位的檔案管理工作還需要經歷一個漫長的過程，需要相關工作人員不斷探索與創新新技術、新理念，有效融合現代化的先進科技與網絡技術，將檔案信息化、自動化、無紙化的管理提升日程，有效推動我國檔案管理事業的不斷前進，為新形勢下檔案事業的發展指明方向。