基于交通運輸部門檔案管理中信息化建設分析

陳 琪

（圍場縣交通運輸局，河北 承德 068450）

就目前來說，我國已經逐漸進入了信息化時代，而信息技術的崛起，掀起了以數字革命為特征的信息技術浪潮，這種信息化的社會狀態，不僅轉變了人們對時空的概念和思維方式，也對我國各行各業的發展起到了極大的影響，而這種影響蔓延到社會的各個部門與角落，成為我國市場發展必不可少的一項技術。交通運輸部門的檔案管理工作是一項十分重要的內容，相關工作人員需要盡可能保障我國的交通運輸管理質量，盡可能將信息化技術應用于交通運輸的檔案管理中，這樣能夠使交通部門的檔案呈現現代化建設，使我國交通管理工作能夠更為順利的進行。

1 交通運輸檔案信息化建設的主要內容

1）信息化的基礎設施建設。基礎設施中包含信息技術的硬件與軟件，而這也是開展我國信息化建設的必要條件，其中涉及的內容必不可少。信息化基礎建設是開發利用檔案信息和信息技術應用的基礎，其核心涉及的內容為檔案信息網絡，這也是保障我國交通管理部門能夠進行有效的檔案保存與傳輸的必要手段。其中的軟件內容包含現代市場上應用較為廣泛的各種有專業軟件開發商所開發的檔案管理軟件，而硬件內容則包含交通運輸部門的各種電腦以及數據庫等。相關工作人員需要意識到軟硬件在目前市場上的缺失并選擇合適的管理方案，這樣才能有助于提升最終的管理質量。

2）檔案信息的資源建設。但信息資源是現代國民經濟和社會發展戰略資源的一項重要組成部分，而對于檔案信息資源開發與利用時涉及的內容較多，也是檔案信息化建設的一個核心任務，是檔案信息化建設能否取得實際效果的關鍵，其中涉及的檔案信息資源包含我國交通運輸管理中的人力資源和物理資源等，涉及的信息也較為復雜，相關工作人員需要意識到其中存在的差異和特點，選擇合適的管理方案，這樣才能有助于使我國交通運輸檔案管理信息化建設更為 完善。

3）檔案標準與規范建設。檔案標準與規范建設是建立現代化檔案信息建設的一個主要方向，其中涉及的內容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理的多項內容，而為了保證其質量相關工作人員需要意識到其中存在的問題。檔案資料的管理包含的步驟較多，而每一個步驟均有可能發生問題，其中包含檔案的資源識別、掃描、儲存以及查詢使用等多個方面。

4）檔案信息化應用系統建設。但信息化應用系統建設能夠為信息資源的開發利用和檔案信息網絡建設提供良好的技術保障信息技術在應用時涉及的范圍較廣，并且工作人員想要達到良好的工作效果，涉及的工作量也較大，對于信息化建設的速度和質量來說，均有一定的影響，這是我國檔案在進行信息化建設時的集中體現。

5）信息化人才隊伍的建設。信息化人才隊伍的建設，涉及的內容較為復雜，這種建設內容直接關系到檔案信息化建設能否成功應用于信息管理中，這也決定了我國的信息化管理工作能否順利進行，總體來說，人才隊伍是對最終建設結果造成影響的關鍵所以我國交通運輸部門在進行信息化管理時，想要達到良好的管理質量，首先就需要對人才隊伍的素質和水平進行提升，這樣才能使檔案信息化建設的質量得到進一步的改善。

2 強化交通運輸部門的檔案信息化建設的對策

1）做好檔案信息化的整體規劃工作。想要使檔案信息化建設工作更為順利的進行，首先就需要對其進行一個總體的規劃，工作人員需要深入分析交通運輸部門的特點和發展目標，并對其進行有效的調查論證，使相關工作能夠符合交通運輸部門的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在交通運輸部門中形成規模化的網絡管理模式。再進行大信息化的應用建設時，一定需要做好相應的管理工作，注重系統的整體實效性考慮系統在開展過程中是否能夠支持運輸部門的信息服務目標，除此之外也需要盡可能重視系統的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來發展空間，這樣才能做好有效的信息化規劃。

2）做好檔案的數字化轉換。想要使檔案信息化建設的質量得到提升，首先就需要建立完善的檔案信息資源的數字化數據庫，這是開展信息數據的管理的前提，也是其基礎。檔案的數字化主要是指應用先進的技術手段，將交通運輸檔案傳統的物質載體形式，例如紙、音頻和檔案等資料加工為數字化的信息并建立完整的檔案信息數據庫，在進行管理時，將信息檔案直接發布于數據庫中，相關工作人員就能夠進行有效的查閱和使用。

3）強化檔案管理工作的教育以及認知。在進行管理時，相關工作人員的人事檔案管理工作應當由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養成良好的職業道德，為管理人員培養高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹的工作態度，尤其需要借鑒和吸收優秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。

4）建立完善的管理制度。在進行相關制度和條例的建設時，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，對已經歸檔的工作人員進行電子文件的管理時，應當嚴格按照相關規章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應當應用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網上開放，并且定期對網絡環境和計算機系統進行檢測，避免出現黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現的不規范現象。

5）注重交通運輸部門檔案的管理人才培養以及設備升級。大數據背景下管理人才的培養工作十分重要，交通運輸部門內部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現代化的大數據信息培訓活動。交通運輸部門內部需要注重網絡技術人才的專業化培養，在檔案管理模式傳統與現代轉變過程中，我國的交通運輸部門的網絡技術型人才還較為缺乏，所以需要積極引進網絡專業和計算機專業的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養。現代化的人事檔案管理工作要求管理人員需要具備專業的人事檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網絡專業知識。

3 總結

強化信息化的檔案建設，能夠有助于提高我國的交通運輸管理水平，對于我國的交通運輸狀況和促進我國交通經濟發展來說極為重要應用計算機和互聯網的先進技術，對檔案信息進行有效的管理，能夠使相關部門對信息資源的獲取、利用和加工得到提升，有助于降低部門的管理成本使我國的交通運輸業呈現快速發展的趨勢。