探析檔案信息化建設有效措施

張 晶

（吉林省梨樹縣經濟信息中心，吉林 四平 136500）

在信息化時代，盡管擁有越來越現代化的手段，但信息化建設面臨的仍將是艱苦的工作，如組織、建庫、保密、標準化等問題。因此，實現檔案信息化需要強有力的保障措施。檔案信息是社會信息的原生信息源。隨著計算機和網絡技術的廣泛應用，人類社會進入了信息化時代，人們對信息的獲取和傳遞方式發生了革命性變革，它改變著社會生產，生活的方方面面，也成為實現國家現代化的通途.信息化時代的到來，對檔案信息的收 集，管理和開發，利用提出了劃時代的要求。

1 檔案信息化建設的內容和意義

隨著信息化技術的發展，檔案管理利用計算機網絡技術、數據庫管理技術、多媒體技術等眾多高新科技成果通過網絡將計算機、存儲設備、圖形顯示器組合成為現代檔案管理中心，實現了檔案管理的信息化。

作為人類從事社會、生產、科研等活動形成的有價值信息載體，檔案是人類最為寶貴的精神財富之一。而隨著社會的發展，檔案管理工作面臨著全新的局面，傳統的管理技術和方法無法滿足當前需要，必須利用最新的技術和方法進行檔案管理，通過檔案信息化建設提高檔案管理水平。

檔案信息化建設不僅能夠提高檔案工作者進一步開發檔案資源的意識，還能夠增強社會檔案意識，更能夠有效提高檔案人才隊伍建設水平，從而大力推動我國檔案事業的健康發展。

2 檔案信息化建設的要求

第一，協調于信息需求，即檔案信息化建設應針對社會對信息的實際需求來進行信息化建設，關注社會需求的變化，考慮信息技術發展的水平，使檔案信息化建設協調于社會需求并協調于技術發展，選擇成熟的技術和可發展的技術，以確保信息化建設的可行性、穩定性和先進性、可拓展性，第二，堅持標準化，標準化是信息化建設的重要基礎，檔案信息化建設需要堅持標準化，強調標準的科學制定和有效實行，標準化建設需要具備兼容性和可拓展性，提供標準、規范的平臺實現寬泛的接合，通過制定并推行網絡體系結構標準、數據標準、信息管理規范等保障信息化建設的順利進行，第三，安全性，由于信息技術的發展十分快，需要注意檔案信息的安全性，避免因為網絡安全等方面存在的問題而導致檔案信息得不到應有的保障，甚至造成巨大的損失，另外還要在保障基礎設施建設、網絡環境維護、檔案信息管理等環節的安全性基礎上，力求信息化建設能夠具備前瞻性。

3 檔案信息化建設需具備的保障措施

結合檔案信息化建設的要求，可知其需要宣傳、資金、政策、法規等一系列保障措施的支持，具體的內容有以下方面。

第一，加大宣傳力度，檔案信息化建設需要通過多種渠道來進行宣傳，以提高檔案工作者與社會的檔案信息化意識，使其能夠正視工作面臨的挑戰和壓力，深刻理解信息化建設的意義和作用，檔案部門需要將檔案信息化建設當作檔案工作的重要內容來管理，將信息化建設融于執法檢查、業務監督、目標管理等活動中。

第二，檔案部門必須將檔案信息化建設積極納入總體的信息化建設之中，納入檔案事業總體規劃之中，為檔案信息化建設提供足夠的財政資金支持，根據建設需要和國民經濟增長情況保持一定的資金增長比例，緩解信息化建設供需矛盾等方面的問題。另外，檔案部門應認真做好立項工作，將信息化建設經費納入財政經費預算之中，并加強對資金的合理使用，做好前期研究工作和可行性論證，發揮信息化工程監理的作用，提高資金的使用效益。

第三，加強政策法規建設，檔案信息化建設離不開相關政策法規的支持，必須加快政策法規標準的研究和完善，以健全的信息技術人才、應用軟件開發等方面的政策保障信息化建設的順利進行。一方面，需要深入學習電子商務、政務公開、電子政務、信息產業、信息產權、信息產品論文范文、信息交換、信息安全等政策和法律，并在此基礎上建立能夠有效保障信息化建設的政策法規體系，營造良好的法制環境，以完善的保障體系推動信息化建設工作，另一方面，需要加強軟科學課題研究，發揮相關團體、學會、機關的作用，邀請專家、顧問等科技人員研究信息化發展所需的思路、體制、法制、系統安全等內容。

第四，加強領導、檢查與督導，檔案部門需要切實認識到信息化建設的地位和作用，將信息化工作與辦公自動化有效結合，爭取單位領導的重視，并發揮信息部門的作用，以專門的領導機構落實信息化建設工作。另外，還需加強信息溝通，以準確、及時掌握信息化建設情況，并將其納入檔案年檢、工作評估等考核內容中，做好定期或不定期的評估與檢查。

第五，做好隊伍建設，檔案信息化建設對檔案工作者提出了更高的要求，檔案人員隊伍不僅要有大量專業的信息處理、分析、研究和數據庫生產、計算機軟件、網絡維護、信息服務等人員，還要求這些人員的專業水平隨著信息技術的發展而及時得到提高，以滿足信息化建設的實際需要。因此，檔案人員隊伍建設不僅要優化結構，合理配置人員比例，更要重視人員的專業水平，確保檔案人員及時接受深造或培訓等形式的教育，使檔案人員隊伍有信息技術、數據庫等各個相關領域的專業人才，檔案人員由其是骨干人員具備計算機、信息管理等相關知識和技術。

第六，做好安全保障工作，檔案部門必須重視檔案信息的安全，將安全放在信息化建設的突出位置，保證系統安全、可靠，避免信息丟失、失密。首先，檔案部門必須嚴格遵守國家制定的相關法規，完善安全管理體制，制定安全應急預案，落實安全責任制度，加強對管理、安全人員的考核、培養，以保證系統安全，其次，針對計算機、數據庫、網絡等進行分類的安全管理，建立安全保障系統，采取脫機備份、身份認證等措施加強軟硬件的安全管理，保證信息傳輸、存儲、使用安全，最后，加強信息安全教育和法制教育，樹立信息安全意識，打擊網絡犯罪等違法行為。

隨著我國科學技術的繁榮發展，數字檔案在檔案信息化建設中發揮著越來越重要的作用。當今時代，各行各業為了提高辦事效率，采用計算機和自動化辦公模式已經形成大趨勢，檔案信息管理者也逐漸認識到數字檔案在檔案信息化建設中的重要性，為了推動數字檔案的高速發展，我們就要認識到數字檔案在檔案信息化建設中的問題，只有積極解決這些問題，我們才能正確的將現代高科技運用到數字檔案建設中，才能充分、有效地發揮數字檔案在檔案信息化建設中的重要作用。綜上所述，檔案信息化建設必須在充分認識其內容和意義的同時，了解信息化建設的要求，才能采取各種有效的措施保障信息化建設的順利開展。在信息化建設中，需要避免步入重建設、重進度、重獨立創新的誤區，應考慮實際應用，重視質量，加強合作推廣，才能真正提高信息化建設的效率和質量，發揮其應有的作用。