試論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路

高 梅

（山東省濱州市濱城區(qū)彭李街道辦事處，山東 濱州 256600）

現(xiàn)階段我國城鎮(zhèn)街道的基礎(chǔ)設(shè)施得以不斷完備，街道辦事處在黨和政府各類方針政策的指引下，各方面均得到長足進(jìn)步[1]。比起街道辦事處的其他基礎(chǔ)工作內(nèi)容，檔案管理工作還停留在舊有的紙質(zhì)辦公時(shí)代，其管理模式未能得到有效更新，無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，未能將信息化的理念應(yīng)用建設(shè)到檔案管理工作之中，不能及時(shí)完成檔案的共享、交流和數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙ぷ鳌Ｒ虼吮M快加速信息化理念在檔案管理工作中的應(yīng)用成為街道辦事處關(guān)心的重點(diǎn)問題。

1 檔案管理信息化的具體含義及優(yōu)點(diǎn)

1.1 檔案管理信息化的含義

計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)均得到有效應(yīng)用，檔案管理信息化能極大程度上提升管理工作的質(zhì)量和效率[2]。檔案管理信息化指的是以互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，專門建立起一個(gè)信息化系統(tǒng)用來對檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，可以將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用在檔案的搜集、存儲、錄入、傳輸和開發(fā)利用等過程中，拋棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)及實(shí)物進(jìn)行信息存儲的管理方法，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子數(shù)據(jù)化、存儲集成化和智能化。相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，檔案管理信息化能將信息從紙質(zhì)的立體空間內(nèi)解放出來，完善的搜索引擎和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能快速地對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)抽調(diào)，并和全國各地的檔案庫進(jìn)行在線互聯(lián)共享。

1.2 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

首先相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，檔案管理信息化的速度更快，其以電子計(jì)算機(jī)為傳遞媒介，將檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲和上傳，在短時(shí)間內(nèi)完成對檔案資料的搜集、整理、排版和檢索，極大程度上加快了檔案管理工作的效率；其次管理信息化方便儲存，大數(shù)據(jù)云端和集成硬盤等工具的出現(xiàn)使得檔案信息能在小體積內(nèi)進(jìn)行加密永久保存，且具有高密度存儲的特點(diǎn)；最后是安全性高，防火墻技術(shù)、檔案加密權(quán)限和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等能有效防止檔案信息泄露。

2 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

2.1 缺少領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一調(diào)度

在對街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的過程中，發(fā)現(xiàn)工作進(jìn)程缺少領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一調(diào)度，不能完全遵循檔案的管理守則[3]。檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)，不重視檔案管理的作用，只是招聘第三方勞務(wù)人員對檔案進(jìn)行分類整理，整個(gè)街道辦事處沒有擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)層的責(zé)任，不能對街道辦事處的檔案信息進(jìn)行有效調(diào)度。

2.2 員工不熟悉信息化檔案管理的工作形式

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，采用的是在紙上手寫信息的方式來進(jìn)行檔案存入和分類管理，但新時(shí)代的信息化檔案管理的工作形式和傳統(tǒng)形式截然不同，采用的是計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的方式，利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來對檔案進(jìn)行分類管理[4]。但許多工作人員已經(jīng)習(xí)慣了舊有的工作模式，對新興的信息化檔案管理有著天然的抵觸情緒，使得街道辦事處的檔案管理工作效率較低。

2.3 未能形成統(tǒng)一的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

信息化檔案管理的有效開展離不開一套完善的規(guī)章制度，讓管理工作人員可以依照規(guī)范來對檔案進(jìn)行分類整理的工作。現(xiàn)階段雖然許多街道辦事處嘗試著去將信息化理念應(yīng)用在檔案管理工作中，但由于計(jì)算機(jī)不適配管理軟件、檔案分類編碼未統(tǒng)一等原因，使得檔案設(shè)置多種多樣，缺少統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的信息化建設(shè)起著一定的阻礙作用。

2.4 檔案管理工作人員專業(yè)水平較低

首先街道辦事處的檔案管理工作人員要對檔案的管理內(nèi)容熟記于心；其次能夠熟練使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲錄入；最后能及時(shí)更新管理觀念對管理形式進(jìn)行改進(jìn)。但現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理工作人員身兼數(shù)職，自身素質(zhì)水平較低，只能使用計(jì)算機(jī)做一些較基礎(chǔ)的工作，阻礙著街道辦事處的檔案管理工作的進(jìn)行。

3 街道辦事處檔案信息化建設(shè)的工作思路

3.1 改變舊有的傳統(tǒng)檔案管理觀念

目前仍有許多檔案管理工作人員不能從傳統(tǒng)的管理方式中突破出來，勇于接受全新的信息化管理方式。為了打破這一局面，街道辦事處應(yīng)當(dāng)做好積極宣傳，讓工作人員轉(zhuǎn)變舊有觀念，自主學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，不遵循傳統(tǒng)的硬性規(guī)定，定期做好對管理工作人員的培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)其積極創(chuàng)新，才能提高檔案的信息化管理工作的效率。

3.2 構(gòu)建和街道辦事處統(tǒng)一的局域互聯(lián)網(wǎng)

檔案信息化建設(shè)過程應(yīng)當(dāng)和街道辦事處的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)步調(diào)一致，建立信息化中心,能做到方便隨時(shí)對檔案信息進(jìn)行取用。將辦公系統(tǒng)、社區(qū)委員會、信息中心和電子檔案庫用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，方便管理人員真正實(shí)現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)從搜集、整理、錄入、傳輸和調(diào)用等各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

對整個(gè)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理能推進(jìn)信息化理念在檔案管理工作中的進(jìn)一步應(yīng)用，將紙質(zhì)或以物品形式留存下來的檔案信息用電子數(shù)據(jù)的方式儲存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，建立起檔案數(shù)據(jù)庫。先進(jìn)的搜索引擎使得檔案管理人員在進(jìn)行檔案抽調(diào)時(shí)能迅速找出所需要的檔案信息并完成對街道辦事處其他部門的實(shí)時(shí)信息共享，加快工作效率，同時(shí)還可以對其他部門傳遞的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。

3.4 建立電子信息檔案平臺

城鎮(zhèn)辦事處對民生發(fā)展起著積極的促進(jìn)作用，能做到為人民服務(wù)，在政策的扶持下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立檔案網(wǎng)站電子服務(wù)平臺，將可公布的信息以數(shù)據(jù)形式上傳到外部網(wǎng)絡(luò)，方便群眾隨時(shí)查看取用。與此同時(shí)要做好信息反饋系統(tǒng)，能對來自群眾的各種評價(jià)和改進(jìn)意見進(jìn)行及時(shí)接收并給出反饋，對檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)。

3.5 吸引人才并加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)工作

相比于第三方勞務(wù)人員，高校畢業(yè)的大學(xué)生對電腦操作更為得心應(yīng)手，在老員工帶領(lǐng)下能很快適應(yīng)工作環(huán)境，此外要定期召開主題講座，方便管理人員查漏補(bǔ)缺，學(xué)習(xí)新的檔案管理知識，不斷提升自己的專業(yè)水準(zhǔn)，街道辦事處應(yīng)當(dāng)結(jié)合自己的實(shí)際情況和需要，優(yōu)化薪酬福利體系，吸引外來高素質(zhì)人才救治，才能提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜合全文進(jìn)行分析，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段對街道辦事處提出的全新需求。為了將信息化理念應(yīng)用到檔案管理工作之中，管理人員應(yīng)當(dāng)真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對計(jì)算機(jī)管理辦公技能加以熟練掌握，提升自己的工作效率，借鑒吸收先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對管理模式進(jìn)行一定創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理系統(tǒng)的一體化，能對街道辦事處其他部門起到輔助辦公的作用，為人民生活提供信息安全保障。