信息時代檔案職業發展面臨的機遇和挑戰

劉 瀟

（對外經濟貿易大學，北京 100029）

1 概論

高校檔案工作綜合性、系統性強，在不同時期對于高校檔案工作者的工作能力有不同要求。在信息時代，“檔案+信息化”是檔案職業發展的新特點。

1.1 “檔案+信息化”職業發展要求的充分性——國家政策的支持

黨的十八大以來，以習近平總書記為核心的黨中央加強對網絡安全和信息化工作的領導，統籌推進網絡安全和信息化各方面工作，實踐證明，五年來數字中國建設發展取得了歷史性成就，發生了歷史性變革。黨的十九大指出，將繼續加快數字中國建設，以信息化培育新動能，用新動能推動新發展，以新發展創造新輝煌。檔案數字化作為國家數字化建設的一部分，將乘著數字中國這一列車快速發展。高校檔案工作者也應抓住該機遇，在政策、資金、環境友好的條件下，努力提高自身信息化能力，為推動高校檔案事業發展貢獻自己的一份 力量。

1.2 “檔案+信息化”職業發展要求的必要性——信息化時代的需要

高校檔案是高等學校歷史發展的產物，是學校各方面工作的長期積累，記錄著學校在長期發展過程中教學、科研、管理等活動中形成的重要文件，對學校的發展而言具有重要意義。傳統的高校檔案以紙質形式存在與保存，隨著信息技術的不斷發展，高校管理引入了現代化信息技術用于日常運營。高校在行政管理、教學科研等一系列活動中均會產生電子文件與數據資源，高校檔案已不再僅僅指傳統的紙質檔案，而是包括了紙質檔案和電子檔案兩種類型。高校檔案管理形成了電子檔案與紙質檔案并存的雙套制歸檔和雙軌制運行管理狀態[1]，目前這種雙套雙軌制模式仍是絕大部分檔案機構所采取的模式。在該模式下，各高校加大力度進行檔案信息化建設。高校檔案信息化建設是以資源建設為核心，以紙質檔案數字化為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標的一項重要工作[2]，利用信息化技術對高校檔案進行有序化儲存、整合，從而大幅提高高校檔案管理的效率并使之成為一種信息資源來更好地服務社會[3]。隨著高校檔案信息化建設的發展與不斷深入，工作中出現的問題也日益突出，傳統檔案職業所掌握的知識、技能、管理方法已無法應對，檔案信息化對檔案從業者的能力不斷提出新的要求，檔案工作面臨著新的機遇與挑戰。

2 信息時代檔案工作難點

2.1 電子檔案收集任重而道遠

目前，高校各歸檔部門電子文件歸檔意識薄弱。高校檔案傳統歸檔過程是直接由歸檔單位將上一年度本單位產生的紙質文件進行排序編碼等整理工作后交到檔案管理部門，能夠較好的做到應歸盡歸。但囿于傳統觀念，在電子文件產生的越來越多的今天，大部分歸檔單位并形成沒有電子文件的歸檔意識及習慣，誤認為電子文件無法成為檔案而忽視其歸檔，從而造成電子文件的流失。或由于電子文件歸檔依賴于計算機等輔助設備的使用，對于不熟悉電子文件歸檔規范和流程的傳統檔案工作者而言，與紙質文件歸檔相比，電子文件歸檔需要耗費更多的時間精力，因怕增加工作量往往容易產生畏難情緒，不愿承擔此項工作。

另一方面，電子數據獲取困難因為目前我國大部分高校數字化校園建設還處于起步階段，沒有建立一個統一的信息數據庫，學校各部門擁有自己的業務系統及各自的數據庫，在進行電子數據歸檔時困難重重。首先，檔案信息系統與其他部門信息系統若配置數據庫不同，在接口調用、數據結構、編碼規則上均會有所差異，可能導致數據同步性差、進行增刪改等操作后留下“死數據”等后果。其次，業務部門在系統進行更新迭代后，并沒有較為完整的保留下舊系統的數據，如學生處重點關注的是在校生的相關信息，對于已畢業學生的信息不做過多關注，那么在學生管理系統進行更新迭代時，原數據庫存儲的畢業生信息因不那么重要在處理時可能存在遺失的風險，這對于電子檔案而言是一大損失。最后，由于整體電子文件歸檔意識薄弱，在各部門業務獨立，系統分散的情況下，出于部門業務數據保密或進行數據對接需耗費一定人力物力等各種原因，對接部門往往產生畏難情緒，不愿開放本部門數據庫進行數據對接，從而信息資源不能充分利用，無法實現檔案信息化管理的最終目的——數據共享。因此，高校檔案館工作者首先需幫助各單位檔案員樹立電子文件歸檔意識，掌握電子文件歸檔方法，才能有效開展電子文件歸檔工作。

2.2 電子檔案保護技術要求高

相較于紙質檔案，電子檔案的保護在觀念、方法、技術等方面均存在著不同。對于傳統紙質檔案而言，檔案管理者需要做的是對檔案載體——紙張進行在防霉防蛀、修裱加固等保護。而電子檔案由于其結構的復雜性及其物理結構與邏輯結構的分離性, 要保護電子檔案的內容, 主要是保護其邏輯結構不要受其物理結構變化的影響[4]，即檔案管理者在保護電子檔案時，既需要對其載體進行保護，又需要對其內容本身進行保護。對于電子文件載體而言，多為磁盤、磁帶、光盤等化學磁性材料，除了與紙質檔案保護需要同樣的防霉、防潮、防強光等等，還特別需要防磁性，且溫濕度要求較高，一旦電子文件載體受到物理損壞，里面的內容也不復存在，因此，定期進行磁盤備份，建立數據庫，實現數據庫信息的轉化及進行系統軟件升級對于電子檔案保護十分重要。同時，信息時代電子檔案的存儲、利用均需要計算機軟、硬件的支持，電子檔案保護工作涉及技術防范、網絡監控、平臺安全隱患排查以及漏洞彌補等各方面。在日常工作中，檔案工作者需定期進行服務器殺毒，檔案管理系統數據庫備份，構建數字化防火墻做好網絡防護來應對計算機病毒、硬盤受損、黑客入侵等各種情況。同時建立應急響應制度，在發生信息安全事件時，迅速對數據系統進行完全備份，然后速度通知相關的機構或人員請求協助。以上措施均要求檔案工作者具備一定的計算機知識，能及時發現威脅采取措施從而有效止損。

2.3 電子檔案資源利用不充分

電子檔案資源服務離不開信息技術。區別于傳統紙質檔案的借閱、復印，電子檔案資源利用方式更加多樣化，包括檔案目錄檢索、檔案全文檢索、電子原文瀏覽、網上預約查檔等。但在實際工作中，電子檔案資源并沒有得到充分利用。首先，目前國家并沒有一套標準的檔案管理系統供各檔案管理單位使用，市場中檔案管理系統開發公司參差不齊。大部分高校檔案館從市場中采購大眾版的檔案管理系統，可能存在的問題是該檔案系統無法完美契合學校檔案業務需求，僅能完成普通的如檔案錄入，卷內目錄打印，檔案條目檢索等簡單功能，對于進一步的業務需求需要再次進行開發，然而系統開發人員對于檔案業務不熟悉，檔案工作人員對于技術水平不了解，二次開發費時費力。其次，部分高校的檔案管理系統與檔案利用平臺僅可通過學校局域網進行訪問，在網絡環境中信息使用權限具有一定的限制性。如此一來，畢業生、社會人事及離開局域網范圍的師生均無法進行檔案查詢，今時今日，數據獲取無法做到隨時隨地，便已是落后于時代。為了使高校師生及其他檔案利用者在享受到信息時代檔案資源利用的便捷性的同時，又保障電子檔案數據的安全性，是高校檔案工作者需要解決的一個難題。

3 信息時代檔案工作對策

信息時代，檔案職業客體發生變化，由傳統的紙質檔案發展為紙質檔案與電子檔案并存。檔案工作者需要正視該客觀情況的變化，樹立新意識，學習新知識，利用新的技術手段保護檔案資源，并加以利用，促進檔案職業更好的發展。

3.1 高校檔案工作者應成為檔案的宣傳者

在信息時代，檔案工作者要樹立“數據既檔案”的意識，收集一切檔案數據，意識到遍布于計算機網絡節點和神經末梢的信息數據也是高校檔案的一部分，需要及時抓取歸檔。這就要求檔案工作者要轉變傳統的歸檔意識，從被動等待歸檔單位歸檔轉變為積極與之溝通，主動服務，并加大電子文件歸檔宣傳力度，提升高校檔案信息化管理的全民意識，這樣才能提升我國高校檔案信息化管理的軟實力。一方面，高校檔案館可以利用檔案網站這一平臺，搭建檔案工作宣傳窗口，如將部分已歸檔的電子文件、電子照片、錄音檔案等組合加工，在檔案館網站進行特色電子檔案展覽；又因高校各部門的兼職檔案員接受過檔案管理專業的專門培訓較少, 缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，檔案館可依照國家電子文件管理標準，分解細化規則，制定適合高校自身情況的電子文件管理標準與電子文件歸檔方法，印制學習手冊發放至各歸檔單位學習并定期進行培訓，或者利用微信公眾號、微博等網絡平臺，日常推送檔案歸檔相關知識，樹立學校各部門電子文件歸檔意識，更好的指導其進行電子文件歸檔。另一方面，搭建電子文件開放利用窗口，提供網上檔案查詢利用服務。為每個師生建立一個賬號，院校、教師、學生皆可運用智能終端進行便操作，通過該系統查詢、參加各種活動, 查詢個人檔案信息。讓大家在利用過程中感受到電子檔案的重要性，從而重視電子文件歸檔。

3.2 高校檔案工作者應成為信息技術的利用者

高校檔案工作者面對龐雜的電子檔案，需要更加專業化地管理檔案信息資源。首先為管好檔案信息資源，檔案工作者除了收集整理傳統紙質檔案，接收檔案信息資源并提供利用外，還應該積極建立本校檔案標準規范，網上運作行為法律準則等，來規范指導本校各歸檔部門的電子文件歸檔行為。其次高校檔案工作者應主動參與檔案管理軟件的設計開發，設計符合本館業務需要的檔案管理系統，要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統，具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力；了解系統運作規則，學習數據庫操作語言，在檔案系統使用過程中出現問題時，若系統銷售公司無法對問題進行及時反饋，檔案工作者可自行通過進入后臺數據庫進行數據恢復與問題處理。另外，檔案工作者還應密切關注信息發展技術，尤其是計算機技術和網絡技術的發展情況，如利用區塊鏈技術的時間戳特性，能夠有效地解決檔案信息防偽與數據追蹤難題[5]；利用數據倉庫與云存儲技術，在全校范圍內部署云存儲空間，從而完成檔案信息的歸檔建檔工作[6]。高校檔案工作者及時了解信息前沿技術，可以結合日常工作經驗對檔案信息化方案進行切實可行的調整以及對未來信息化建設方向有更加明確的把握。

3.3 高校檔案工作者應成為檔案資源的挖掘者

傳統的檔案工作者主要是收集、整理、保護檔案及為利用者提供檔案查詢借閱服務，而如今，面對龐大的電子數據檔案，簡單的提供利用已遠遠不能發揮檔案的價值和作用，高校檔案工作者在通過現代技術手段為利用者提供更加優質的檔案信息服務時，也應積極參與開發挖掘信息，使自己真正成為信息的提供者、決策的參與者。一方面，為了更好的向利用者提供服務，高校檔案工作者要對網絡環境下的檢索工具有清晰的了解及熟練的使用，及時更新迭代檢索篩選方式，更好的引導利用者快捷檢索、精準檢索。同時，檔案工作者可根據日常檔案利用情況，調查現有檔案資源情況，了解學校各部門的實際需求，有目的有針對性的制訂檔案利用計劃，提高檔案利用效率。另一方面，高校檔案工作者需充分、全面的了解檔案信息資源，提高自身檔案編研能力。編研工作的基本任務就是對檔案信息進行采集、加工、存儲、檢索并提供相應的信息產品服務[7]。網絡環境下的編研工作，可以充分利用信息技術，深層次的挖掘檔案所蘊藏的信息潛能，如利用數據挖掘等技術對大量學生學籍檔案數據進行統計、在線分析處理，找到其中規律，更好的指導今后的學生工作。

4 結論

隨著信息技術地不斷發展和高校數字校園建設的日趨成熟，將會有越來越多的信息技術運用到高校的檔案管理工作之中，信息化背景下檔案職業發展對檔案工作者的從業能力要求越來越高。高校檔案中大量檔案數據的處理和利用依靠硬件設備如計算機、綜合檔案管理系統開發，但更重要的是依靠檔案管理員。因此高校檔案管理者需要同時具備專業的檔案知識及相應的計算機應用能力，對知識管理、數據挖掘、網絡技術等具體技能在檔案工作中的應用較為熱衷和重視, 才能較好的完成從電子數據的收集、數據對接，檔案系統數據庫搭建、運行、維護到實體檔案數字化加工、數字圖像掛接、數字資源備份及檔案系統安全運行等工作，從而保障傳統檔案與電子檔案同步管理規范化與秩序化。總言之，檔案工作者應結合傳統檔案工作經驗，在檔案信息化建設的浪潮中，積極提高檔案數據庫管理能力和新技術新媒體運用能力，學習檔案信息化知識，成為“檔案+信息化”復合型人才，才能使高校檔案工作獲得長足發展。