醫院檔案室檔案信息化建設現狀及建議

戎 煜

（首都醫科大學附屬北京婦產醫院，北京 100026）

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，這是檔案法自1988年1月1日施行以來的首次修訂。新法強調推動檔案開放與利用，并進一步要求加強檔案信息化建設。新增設的“檔案信息化建設”這一專章，標志著檔案工作又有了新的變革與轉型，同時對檔案工作的創新和發展也有了更高的要求。檔案對于醫院來說是關鍵資源，是各項管理工作運行的基礎。醫院檔案室作為存儲醫院進行各項醫療活動的真實的原始記錄的重地，檔案信息化建設工作勢在必行。

1 醫院檔案室檔案信息化建設的重要性

隨著時代的進步，醫療行業的不斷發展，新醫改工作的有效推進，近年來醫院日常處理的文件量與日俱增，這給檔案室檔案管理工作帶來了前所未有的壓力。與此同時，醫院檔案室檔案的存儲量加大也使檔案在提供利用方面增加了不少阻礙。文件資料種類繁多，檔案又多是紙質載體，在檢索查閱過程中就會費時費力，這樣的提供利用服務往往都是事倍功半的。因此將紙質材料轉化為電子文件存儲在檔案管理系統中或上傳至云端，從而實現檔案資料能夠快捷便利的傳遞與共享，這樣不僅能為檔案工作者和查閱者節約了成本，也對醫院各項事業運營發展給予了強有力的支持和保障。

2 醫院檔案室檔案信息化建設現狀

1）醫院管理者對檔案信息化建設意識薄弱。近些年來，“檔案”一詞逐漸進入大眾的視野，各行各業開始加強開展檔案管理工作，招納引進檔案管理專業人士，人們對檔案的管理慢慢重視起來。但是“檔案信息化建設”一詞對于大部分人來說還是個新概念，畢竟是今年新加入到檔案法中的一部分內容，甚至很多人對于檔案怎樣信息化、怎樣建設、如何去實現都一籌莫展，非專業人士必然會輕視檔案信息化建設工作。在醫院檔案管理過程中，一些領導只注重紙質檔案的保護和保管，常常忽視了電子檔案的重要性。紙質檔案沒有及時轉化存儲，電子計算機硬件和軟件環境是否適宜、設備是否符合現代化要求、信息化系統是否匹配本院的工作模式等問題都沒有考量，檔案信息化建設并沒有實際運行起來，種種問題的擱置嚴重影響著醫院檔案室檔案信息化建設的進度。

2）檔案信息化建設人員配備不足，缺乏專業素質能力。盡管很多管理者對于檔案專業開始招賢納士，重視檔案的專業、有序、規范保管，但仍有不少醫院檔案室（館）的專職人員并非科班出身，很多醫院檔案管理人員都是從別的崗位調崗或是借調到醫院檔案室工作的，他們對檔案信息化認識不夠、專業素質水平不高、知識儲備不足，并不具備開展檔案信息化管理的要求。檔案管理者對于醫院檔案管理信息化的實現，在主觀因素上，最需要的就是檔案管理人員的整體素質的專業化[1]。沒有專業化的知識儲備和思維能力，很難發現檔案信息化建設過程中出現的問題，更難解決問題，只是一味的在做最基礎的紙質檔案歸檔整理工作，早已無法滿足當今社會的檔案工作需求。另一方面，經過多年的建設與經營，很多醫院的規模已經不容小覷，相對應的其檔案室室存檔案量也已逐漸趨于飽和，但是檔案室配備人員數量卻嚴重不足。這種情況下，沒有足夠的人力和物力，更沒有專業的技術和硬件支持，檔案信息化建設寸步難行。

3）醫院檔案信息化標準不統一，制度不健全。醫院屬于醫療機構，它不同于傳統的事業單位，但在檔案管理工作中的各項制度方針政策都是參照機關、企事業單位檔案準則進行的。而對于醫院這一龐大的機構體系，沒有明確的制度規定，沒有屬于醫院行業的檔案歸檔范圍和保管期限表，更沒有檔案信息化準則和信息安全保障，各家醫院只能按照本院的工作習慣和性質特色自行制定，導致醫院檔案管理工作水平參差不齊、管理混亂。

3 醫院檔案室檔案信息化建設建議

1）加強醫院檔案室軟硬件設施建設。為做好檔案信息化建設工作，醫院管理者應加大醫院檔案室硬件設施資金投入。在電子設備方面，應購置配置高、處理速度快、安全性強的專用電腦，并配備清晰度高、快速便捷的彩色掃描打印一體機，將傳統的紙質檔案在最短時間內轉化為電子檔案，在確保信息安全、數字化檔案完整性的前提下，盡快落實檔案信息化工作。其次，可外聘或尋求專業的軟件制作公司根據醫院自身特性和需求訂制檔案信息化管理系統，借助互聯網平臺，從而實現信息公開的內容院內互通有無、交流共享，不斷挖掘和利用電子檔案其中的價值。對于檔案管理人員來說，查檔檢索也變得更加簡單容易，節省了時間，也減少了大量的翻找查閱工作，既能提高效率，又能保證質量，還能節省成本，降低人員的工作強度。

2）引進檔案信息化建設專業人才，加大對現有檔案管理人員的培訓力度。醫院可以通過多種專業渠道獲取檔案信息化管理人才資源，經過層層選拔擇優吸納最符合醫院檔案信息化建設方向的高端人才進入本院檔案管理團隊。醫院在建設檔案信息化人才隊伍的過程中可以重點選拔那些具備檔案管理知識和信息化操作技能的復合型人才，也可以加強對現有檔案管理人員的培訓來提高他們的專業素質，培養更多優秀的檔案管理人才[2]。定期組織安排各類檔案業務培訓，培訓內容涉及檔案管理各項規章制度，最前沿的檔案訊息、管理模式和信息化管理技術等，強化檔案管理人員對各項工作的認識，增強人員的專業素養及保密意識，提高管理團隊專業技術水平，鍛煉檔案管理人員對于檔案信息化工作的創新思維和處事能力，從多方面多角度不斷提升醫院檔案室檔案管理人員的職業水平。

3）完善檔案管理制度，制定并落實檔案信息化工作流程。醫院為達到檔案數字化資源信息共享利用的目標，應開展相應的研究討論，結合醫院自身特性和工作模式統籌考慮，要明確醫院檔案管理流程，制定檔案信息化管理步驟和方法，并依照相應的規則貫徹落實，保證醫院管理工作規范、有序進行，確保管理制度及方法長期有效。在檔案文件管理信息化建設的過程中，要以《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》為基礎，并將其貫穿到醫院的檔案管理制度建設與工作流程中，使醫院檔案管理人員在工作中做到有據可依[3]。

4 結束語

綜上所述，檔案信息化建設對于醫院長遠發展有著不可忽視的重要意義，因此，醫院需要切實做好各項內容確保信息化工作的順利進行。在今后的檔案管理工作中，醫院管理者要重視檔案信息化工作，加大檔案建設資金投入，引進專業人才，注重培訓培養，建立健全制度規則，全面推進檔案數字化進程，從而最終提升醫院經濟效益，為醫療衛生事業的健康發展貢獻力量。總而言之，信息化建設在當下已經成為一種必需的工作，醫院檔案室管理人員勢必要挑起這份責任負重前行。