事業單位檔案管理信息化建設對策研究

渠 梅

（新疆伊犁霍城縣檔案館，新疆 伊犁哈薩克自治州 835200）

檔案資料對于事業單位來說是一種非常重要的信息資料，無論是單位成員的個人信息或是工作信息，都需要通過檔案進行保存并管理，可以說檔案管理是保證事業單位進行運轉的基本內容。但是檔案所包含的信息量是非常巨大的，因此在管理起來會較為的繁瑣，而隨著信息時代的到來，信息化技術在檔案管理中得到了非常良好的應用，不僅彌補了傳統檔案管理工作中的一些缺點，并且還為管理工作帶來了更高的效率。隨著單位的不斷發展，信息資料會逐漸的增加，從而提高了管理工作的難度，因此使用加強該方面的信息化建設，是促進檔案管理工作時代化的關鍵。

1 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 事業單位檔案信息化建設缺乏針對性

事業單位的檔案管理工作是一項非常繁雜的工作，在工作的時候需要借助相關的計算機軟件來實現管理操作，然而計算機技術是屬于高速發展的科學技術，其更新換代的速度非常快，因此事業單位要是想讓檔案管理工作實現高效化，就需要注意對這些落后的技術進行更替。但是在現實當中，許多事業單位都沒有對檔案管理的操作軟件進行更新，還在使用老舊的軟件進行管理，這回導致在操作的過程中出現許多失誤的出現，如可能會出現檔案文件信息不匹配的現象，除此之外，由于軟件的老舊，其一些功能會逐漸的喪失，這樣導致的直接結果就是檔案文件信息的丟失，造成一些較為嚴重的后果。

1.2 事業單位檔案信息化建設缺乏安全性保障

事業單位的檔案管理工作會接受許多方面的檔案信息，這些信息包括一些普通的檔案信息，如單位員工的個人信息等，同時也會包括一些特殊的檔案信息，如一些商務方面需要進行保密的信息。所以在對這些檔案進行處理時，就需要進行分類管理，避免普通檔案與特殊檔案的混雜。但是由于目前我國大多數事業單位在檔案管理方面的信息化建設不夠完善，導致這些檔案的管理缺乏安全性的保障。檔案的混合、丟失是時常發生的事情，尤其是對于一些特殊檔案的丟失，將會對事業單位的發展造成較大的影響。同時現代的檔案信息都會存儲在網絡數據庫當中，而這些數據庫可能會受到一些網絡黑客的攻擊，從而被竊取重要的檔案信息，或者是造成檔案信息的永久性丟失等。

1.3 事業單位檔案管理人員專業水平較低

雖然說現代的檔案管理工作大多都已經實現了智能化的管理，但是在管理的過程中仍然需要管理人員進行操作，而這些人員的專業操作水平就會對檔案的管理有效性造成較大的影響。在大多人眼中，檔案管理是一項非常輕松的工作，并不需要較為專業的技能，但其實這種想法是錯誤的，檔案管理人員不僅需要較為專業的技能，同時還需要具備較高的工作活力，因為檔案管理工作是一件相對乏味的工作，工作內容的重復性較高，而這一工作環境就導致了很多人不愿意進入到這個行業當中，從而使得這個行業長期缺乏年輕有活力新員工或者是經驗豐富的老員工，在檔案管理工作缺乏人手的時候，很難有其與的工作人員進行頂替，從而造成工作的滯后性嚴重增加。同時由于一些事業單位的特殊性，需要經常的更換檔案的管理人員，因此這就造成了人員流動性較大，如果一些管理人員不具備專業的管理技能， 那么就會在處理檔案時造成信息混亂或者是檔案丟失。

2 事業單位檔案管理信息化建設的可行性對策

2.1 提高信息化建設的實用性

在進行事業單位的檔案信息化建設的時候，必須要首先把信息化設施的實用性考慮進去，雖然說當代的檔案信息化建設具有較高的多樣性，但是仍然需要選擇最具實用性的信息化工具來幫助提高檔案的管理效率。如對一些老舊的管理工作軟件進行更新，整理、更替檔案管理的全套系統，引入最新的信息技術來搭建屬于事業單位自身專屬的檔案管理信息網絡，實現檔案在該網絡空間中的自由流通，這樣可以方便其他的檔案管理工作人員參與到管理工作中，實現高效的管理效率。同時可以建立網頁式的檔案管理方式，相關的工作人員可以輸入自己獨有的賬號登錄到系統中，然后進行檔案的管理調動，并且在建立網頁時，可以對操作人員進行權限等級規定，限制其的操作權限，以這樣的方式來適當的對人員操作進行管理。

2.2 提高信息化建設的安全性

由以上所提到的，由于現代的大多數事業單位的檔案信息都保存在網絡數據庫當中，但是網絡并不是一個非常安全的環境，因此檔案信息的安全性會遭受到一定程度上的威脅，面對這樣的情況，就需要在信息化建設的過程中去著重提高檔案信息的安全性建設。首先可以在為檔案的管理網站建立專門的防火墻設施，避免非事業單位用戶的入侵，并且防火墻還可以防止各種種類的病毒入侵，為檔案信息提供強力的外界保護；其次，可以對重要的檔案信息進行加密處理，只有具備相應解密鑰匙的人員才能夠獲取到正確的檔案信息，否則就算是得到了相關的檔案文件，也會因為無法破解密碼而無法獲得內部的有效信息，以這樣的方式避免因為重要檔案信息的意外丟失而造成信息泄露；最后，就是要規范檔案管理人員的操作，加強其工作管理制度，嚴格要求相關的工作人員不得以任何理由、任何方式向外界透露檔案信息，可以將檔案信息的管理效率與其薪資進行掛鉤，以此來提高管理人員的專注性以及警惕性。

2.3 強化檔案管理人才的引進以及培養

檔案信息的管理工作是一項非常重要的工作，并且該工作無論是在人才數量還是在質量上，都擁有較高的要求，因此加強這方面人才的培養，對于提高事業單位檔案管理工作效率有著重要的影響作用。首先事業單位可以進行內部人才的培養計劃，通過采用分級管理培訓的形式，來逐級的篩選出具有潛力的工作人員，并通過專業的培訓手段來提高其專業技能，強化其工作能力，并且在這個過程中還可以向工作人員灌輸安全意識，提高其對外界利益誘惑的抵抗能力，讓其能夠保證在工作中時刻保持公正、公平性。而除了通過內部培養的方式以外，還可以在社會層面上來引進具有專業工作能力的人員，而在這個過程中事業單位就需要注意設置好人才引進的門檻，可以結合自身單位的特點來對人才的引進設置相關的要求，通過這樣的方法來快速、準確地篩選出單位最需要的相關人才，以這樣的方式來補充檔案管理的人才資源。需要注意的是對于引進的外來人才要進行適當的培訓，讓其能夠快速的融入到工作環境當中。

3 結束語

檔案信息管理對于所有事業單位來說都是一項較為重要的工作，因此需要注重在這方面的信息化建設，要意識到目前建設中的一些缺點，發現并對這些缺點進行詳細的研究，以此來制定出具有針對性的解決方案，通過加強信息化建設的實用性、安全性，強化人才資源的培養等方式，來推動信息化在該方面工作中的建設。