探析新時期行政審批檔案信息化管理

王亞琴

（菏澤市行政審批檔案中心，山東 菏澤 274000）

1 行政審批檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

一方面，推動行政審批檔案信息化管理工作，能夠?qū)⑿姓徟鷻n案保存在光盤、電腦硬盤等介質(zhì)上，為后期的查詢、開發(fā)、利用工作提供便利，減少單位行政審批檔案的成本。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化管理能夠減少對物理空間的占用，縮減管理、利用環(huán)節(jié)，實現(xiàn)線上一站式管理與一站式服務(wù)目標(biāo)，另一方面，推動行政審批檔案信息化管理工作，能夠全面提升電子政務(wù)的效率。行政審批檔案管理是電子政務(wù)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，事關(guān)電子政務(wù)的成效[1]。單位將檔案信息管理納入互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，打造完善的文檔一體化管理體系，能夠滿足電子政務(wù)工作中的信息需求，為電子政務(wù)提供數(shù)據(jù)支持、信息 支撐。

2 新時期行政審批檔案信息化管理中常見的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

行政審批檔案信息化設(shè)施是行政審批檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是快速推進(jìn)行政審批檔案管理工作的有力抓手。然而，部分單位行政審批檔案信息化設(shè)施匱乏，軟硬件環(huán)境有待優(yōu)化，阻礙了行政審批信息化進(jìn)程[2]。一是行政審批檔案信息化硬件設(shè)施缺失。主要表現(xiàn)為高性能計算機(jī)、高容量硬盤、電子高速掃描儀、微縮相機(jī)、高拍儀等硬件處理設(shè)備缺失，無法快速將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化和掃描。二是行政審批檔案信息化系統(tǒng)功能單一，無法對聲像、圖像進(jìn)行處理，只能對紙質(zhì)類文件進(jìn)行處理，難以適應(yīng)時代發(fā)展要求。三是格式轉(zhuǎn)化軟件缺失，許多檔案資源的格式不統(tǒng)一，后期處理難度大，不利于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

2.2 信息技術(shù)開發(fā)利用度不高

當(dāng)下，部分單位行政審批檔案信息化水平低，行政審批檔案信息利用的便捷度不高，進(jìn)而難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。一是尚未將云儲存技術(shù)應(yīng)用至檔案共享的環(huán)節(jié)，行政審批檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作被人為割裂，各個部門難以集中、統(tǒng)一。高效地利用信息資源，不利于節(jié)約政務(wù)成本。二是行政審批檔案管理系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，不僅導(dǎo)致行政審批檔案信息同步更新效率低下，而且不利于信息資源的開發(fā)。三是部分行政審批檔案管理系統(tǒng)無法自動識別PDF、WORD等文件中的關(guān)鍵信息，仍然需要檔案管理人員自行錄入，增加了行政審批檔案信息管理工作的壓力。三是大數(shù)據(jù)技術(shù)、自動算法技術(shù)在行政審批檔案信息中的應(yīng)用層次較低，不利于提升行政審批檔案信息的檢索效率，難以對行政審批檔案進(jìn)行開發(fā)[3]。

2.3 安全管理不足

雖然信息技術(shù)能夠提升行政審批檔案管理實效，但其也存在明顯的弊端。典型表現(xiàn)在信息化環(huán)境下行政審批檔案安全管理難度不斷提升，容易引發(fā)泄密事件，威脅行政審批檔案的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，無法最大限度保障行政審批檔案價值。一是網(wǎng)絡(luò)安全問題。許多勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件侵入行政審批檔案管理系統(tǒng)后可以破壞、非法加密、盜取、篡改行政審批檔案信息。二是技術(shù)應(yīng)用問題。大多數(shù)單位尚未將區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)應(yīng)用到行政審批檔案管理領(lǐng)域，不利于打造現(xiàn)代化的行政審批檔案安全管理網(wǎng)絡(luò)。

3 新時期行政審批檔案信息化管理的對策

3.1 夯實基礎(chǔ)，改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

行政審批檔案信息化管理工作以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，需要依靠相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。為此，單位必須要結(jié)合本單位的實際需求，不斷引進(jìn)并更新信息化基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化信息化管理的環(huán)境。一是要購置并更新高拍儀、掃描儀、微縮相機(jī)等數(shù)字化設(shè)備，對線下紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并錄入到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)中。同時，單位要配備先進(jìn)的計算機(jī)、高容量硬盤，提升行政審批檔案信息化建設(shè)的效率。二是要完善行政審批檔案管理系統(tǒng)的功能，及時將行政審批過程中形成的電子文件、聲像、圖像、文字進(jìn)行收集、整理和歸檔。三是要根據(jù)行政審批業(yè)務(wù)的實際需求，引入相關(guān)的格式轉(zhuǎn)化軟件，統(tǒng)一檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保各類文件的格式統(tǒng)一。

3.2 創(chuàng)新發(fā)展，綜合應(yīng)用多種信息技術(shù)

一是要依托于云儲存技術(shù)，打造檔案共享平臺，優(yōu)化行政審批及后續(xù)的電子政務(wù)服務(wù)。行政審批部門與其他業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)溝通，避免信息二次收集、二次加工。為此，行政審批部門可以將行政審批檔案上傳至云儲存終端，并設(shè)置相關(guān)的訪問權(quán)限，便于其他業(yè)務(wù)部門直接從云儲存終端調(diào)取信息資源，真正實現(xiàn)行政審批業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的共建共享，全面提升政務(wù)服務(wù)能力。二是要通過技術(shù)手段來打通行政審批檔案管理系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)之間的傳輸壁壘與共享壁壘，避免出現(xiàn)信息孤島局面，實現(xiàn)信息資源一站式錄入、更新。三是要圖像識別、文字識別技術(shù)融入到行政審批檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)對行政審批信息自動識別、自動輸出，提升工作實效。四是要利用自動算法技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，設(shè)置更為精確的檢索條件，為檔案查詢主體提供精細(xì)化的查詢服務(wù)，提升檢索效率。

3.3 精準(zhǔn)定位，提升行政審批檔案信息化安全管理水平

行政審批檔案涉及許多政務(wù)服務(wù)內(nèi)容以及機(jī)密，具有極強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)價值、社會價值和文化價值。信息化技術(shù)雖然能夠提升行政審批檔案的管理效能，但也帶來了許多安全問題。為此，必須要以安全管理為核心，加快安全建設(shè)，保障行政審批檔案的真實性、完整性以及原始性。一是要重視對單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全問題，通過防火墻、病毒查殺來有效抵制各種病毒程序。單位也可以單純通過內(nèi)網(wǎng)對行政審批檔案進(jìn)行管理、開發(fā)與利用，并要求各個部門使用專門的加密U盤以及加密設(shè)備對行政審批檔案進(jìn)行復(fù)制、傳輸。二是要綜合應(yīng)用現(xiàn)代安全管理技術(shù)，對行政審批檔案管理系統(tǒng)或者行政審批檔案進(jìn)行加密處理。例如，單位可以探索將區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)應(yīng)用到行政審批檔案管理領(lǐng)域，搭建全方位的行政審批檔案安全管理體系，真正確保檔案無誤，避免泄露相關(guān)的機(jī)密。

4 結(jié)束語

信息化社會，單位行政審批檔案的數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展的要求。在這種背景之下，行政審批檔案管理工作要堅持改革先行，綜合利用多種信息技術(shù)對檔案管理方式、內(nèi)容進(jìn)行革新，實現(xiàn)創(chuàng)新目標(biāo)。具體而言，一是要夯實基礎(chǔ)，改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施；二是創(chuàng)新發(fā)展，綜合應(yīng)用多種信息技術(shù)；三是要精準(zhǔn)定位，提升行政審批檔案信息化安全管理水平。相信在行政審批檔案管理人員不斷開拓創(chuàng)新下，單位行政審批檔案資源能夠得到更深層次的開與利用，行政審批檔案管理工作會呈現(xiàn)出嶄新的面貌。