船舶檔案數字化工作的措施研究

向立琴

（貴州省黔西南州航務管理局，貴州 黔西南州 562400）

船舶檔案包括圖紙，文字等資料信息，是對船舶發展歷程的真實記錄，對于今后船舶行業發展具有重要的借鑒意義。因此，加強對船舶檔案的數字化管理，提升利用效率，強化檔案存儲安全很有必要。在信息技術依托下，構建完善的網絡信息管理平臺，把紙質檔案轉化為數字形式在網絡平臺進行存儲，既可以減少龐大的檔案占用的空間，也可以實現檔案信息共享，方便人們進行查閱，防止丟失現象的出現。由此可見，加強信息化建設，提升船舶檔案信息的數字化水平，是當下船舶行業需要研究的重要課題。

1 船舶檔案數字化管理功能分析

1）方便信息存儲。船舶檔案包含的資料信息比較多，傳統紙質檔案的占用空間比較大，而且對檔案管理工作帶來了很多不便[1]。實現數字化管理，把紙質檔案轉換為電子文件的形式，既可以減少紙質檔案的占用空間，減少了管理人員的工作量，另一方面強大的計算機數據庫也增加了檔案信息的存儲量，方便檔案信息進行復制，共享。

2）提高檔案利用效率。在傳統的船舶檔案管理工作中，由于檔案數量比較龐大，而且管理比較分散，在環保、海事、質檢等缺乏溝通和交流，導致檔案管理存在分散性和不完整性，為檔案調取和查詢帶來非常大的困擾[2]。數字化檔案管理，實現了對各個部門檔案的優化整合，能夠在網絡信息共享平臺上，實現檔案信息實時共享，不必再受部門限制，可以利用網絡信息平臺及時查閱想要查找的船舶檔案。同時提升了管理人員的工作效率，利用檢索功能實現高效查閱。船舶檔案數字化管理，打破了時空的限制，加強了海事各個部門之間的聯系和溝通，實現了對檔案管理的聯動合作，提升檔案利用效率。

3）確保檔案安全性。數字化檔案管理可以實現對信息的永久性存儲，減少了外界因素對檔案的侵蝕和損壞問題，防止紙質檔案受潮等的侵害。通過數字化管理，直接在網絡上進行查閱想要的檔案信息，不需要再接觸紙質檔案，減少了人為因素對原始檔案的破壞，也降低了在檔案流轉過程中出現的丟失現象。數字化管理可以對檔案信息進行有效的備份，以免原件丟失造成的損失。利用微縮膠片對檔案實現永久保存[3]。

2 船舶檔案數字化管理的不足之處

1）管理制度不統一。由于船舶檔案管理涉及的部門比較多，各自之間缺乏相應的溝通，導致使用的數字化管理規范不統一，執行標準存在差異性，為檔案數字化管理帶來了一定的困擾，不利于檔案信息之前的共享和交流。此外，由于在電子檔案存儲格式，共享方式等方面缺乏管理共識，導致電子檔案管理混亂等現象。

2）管理人員綜合素質較低。在當下，很多船舶檔案管理人員都沒有接受過專業的教育和培訓，檔案管理水平有限。此外，由于大多數的管理人員年齡都比較大，對信息技術的接受能力較差，信息素養不高，仍然沿用的是傳統的管理理念，嚴重阻礙了我國船舶檔案數字化管理水平的提升。整體管理隊伍素質低下，導致不能對計算機硬件故障進行及時的維修，也不能及時對網絡信息平臺進行維護和設計更新，對檔案數字化水平的提升帶來了極大的限制。

3）安全風險。網絡具有一定的開放性和共享性。實現船舶檔案的數字化管理，把檔案信息放置在網絡環境中，面臨的網絡風險也逐漸增加。如果網絡信息系統建設不完善，出現系統漏洞等問題，非常容易引起病毒侵害，造成網絡癱瘓，檔案資料被盜等現象。對數字化檔案訪問權限設置不完善，容易增加檔案資料被盜的風險。此外，計算機硬件和軟件也很容易出現故障問題，如果不能得到及時有效的解決，導致網絡信息系統不能正常運行，對船舶檔案造成嚴重危害。

3 船舶檔案數字化管理優化措施

1）統一執行標準。船舶檔案數字化管理，實現了檔案信息紙質存儲向電子文件存儲的轉換。數字化管理背景下，方便對檔案進行分類管理，簡化管理程序，降低工作量，提升管理效率，方便了信息的共享和傳輸。制定統一的制度標準和管理規范很有必要，能夠提升數字化管理的規范性。因此，相關人員要對數字化應用標準以及檔案歸檔規范進行統一的制定，確保檔案管理的統一性和整體性，在《電子文件歸檔與管理規范》的基礎上，實現對電子文件等格式的統一 性[4]。建設完善的電子文件處理流程以及管理責任機制，進一步強化數字化檔案規范性。

2）確保網絡運行環境的安全性。安全的網絡運行安全環境是保障船舶檔案數字化管理的重要基礎和前提。確保網絡基礎設備的完善性，包括硬件設備和軟件設施等，為檔案數值化管理奠定基礎。為了避免網絡信息平臺受到病毒等侵入，要安裝相應的防范軟件，對系統漏洞進行及時的反應，防止檔案信息被盜等問題[5]。針對系統故障問題，要制定相應的應急處理預案，對檔案信息進行備份等，防止出現丟失或者的損壞現象。對網絡信息系統的方位權限進行分級管理，防止無關人士隨意調取檔案信息，并能夠及時查找到相關的事故責任人。對檔案信息進行加密處理，加強防范措施。此外，要對光盤進行妥善保存，制定相應的存儲管理機制，對存在的溫度和濕度進行合理科學的控制。

3）運營性檔案資料共享。在以往的船舶檔案資料的管理過程中，各個部門之間的檔案管理存在獨立性，形成一個一個的孤島，彼此之間缺乏相應的聯系和溝通，嚴重限制了檔案資料真實作用的發揮。在大數據技術背景下，為實現船舶檔案資料的共享奠定了基礎。可以在互聯網基礎上，搭建檔案資料共享系統，實現不同部門之間檔案資料的聯通，構建全省政務服務一網通辦體系，便于各方進行原始資料的查詢，最大程度上發揮檔案資料的價值。

4）提升管理人員綜合素質。檔案管理人員的綜合素質對船舶檔案數字化管理水平具有直接的影響。因此，要積極引進現代化的信息技術專業人才，為檔案數字化管理提供強化的技術支持。要強化對管理人員的素質培訓，提升責任意識和專業技能水平，能夠熟練應用計算機設備和檔案信息管理軟件系統[6]。提升管理人員的信息素養，能夠對軟件和硬件設備的故障問題進行及時的維修和保養。強化管理人員的安全意識和保密意識，簽訂保密協議，防止信息外泄。

4 結語

綜上所述，隨著科學信息技術的逐漸發展，實現船舶檔案的數字化管理是大勢所趨。但是在實際的船舶檔案數字化管理中，還存在很多的問題。管理人員要針對檔案數字化過程中的問題，采取針對性的有效的整改措施，對執行標準進行統一，確保規范性，提高工作人員的信息素養和專業技能水平，確保網絡運行環境的安全性，為提升船舶檔案數字化水平保駕護航。