信息技術在學校檔案管理中的應用探討

張慶英

（新疆第十師北屯高級中學，新疆 北屯 836000）

學校檔案記載了一個學校的歷史及其進步的所有過程，不單單囊括了學生的學習檔案、教學治理檔案，同時也囊括了所有教職工進行教育行動的記錄，是權衡辦學質量的一個關鍵點，是學校歷史進步的實際記錄。由于信息技術的進步，信息技術的使用越來越多，在信息技術的幫助下，學校檔案管理就能夠完成信息化治理，提升檔案治理質量，從而展現學校檔案的實際作用。

1 學校檔案管理作用

學校檔案對學校過往的起著見證作用，在學校進步過程中展現著無比重要的作用。而學校檔案管理是保證學校檔案作用更好展現的方式方法。增大檔案管理力度有著無比顯著的功效。檔案作為學校教職工考核與審計的憑證，經過檔案管理，能夠保證學校教職工考核與審計的合理性、公平性，進而更完美地引發教職工的工作上進心和自主性；檔案作為學校總結工作的根本，經過檔案管理，能夠對關于學校每項工作實施比較解析，發現學校工作進行中發生的不好之處，進而制定改正工作的方案，提升學校教學質量。此外，學校檔案記載了學生在校期間的所有表現，經過檔案管理，能夠更完善地管理學生，讓學生知道它在學校期間的所有表現全部有記錄在檔案之中，進而更加完美管理學生的自身行為。

2 學校檔案管理中運用信息技術的作用

學校檔案在學校進步歷程中起著無比關鍵的作用，在學校成立的起點，學校檔案就應運而生了，它是學校發展史的完整寫照。學校作為教書育人的上層建筑，學校檔案既囊括了學生檔案，也囊括教育者檔案與學校各式教育教學、治理活動的檔案。但是就如今學校檔案管理進程來講，依舊在使用老舊的檔案管理方法，在老舊的檔案管理方法下，檔案安全系數極差，檔案素材丟失概率極大，檔案使用時，需要耗費極長的精力，影響到了學校的良性進步。而信息技術的產生，完善了老舊檔案管理方式方法的不足，在學校檔案管理過程中，運用信息技術有著重要意義。首先，能夠節約人力物力，老舊學校檔案管理過程中，需要耗費大量的人力去進行，可在信息技術的幫助下，學校檔案管理全部的工一個人局能夠實現，極大程度地減輕人力物力壓力，長久以往，使學校檔案管理的成本降低了很多，其次，提升檔案管理工作質量。在老舊檔案管理方式下，大部分是人工進行，效率不高，而在信息技術的幫助下，學校檔案管理體系擁有儲存基數大、處理速度快、查閱方便等長處。信息技術能夠運用各種各樣的處理程序，運用表格、圖形等方法把檔案進行分類的治理。這樣做的就可以在查閱、加載、修正等方面十分快捷，不單單便捷了治理工作人員，更可以便捷學校及時使用檔案。此外，信息技術的運用極大地提升了學校檔案的保密性。經過信息技術，學校檔案治理人工作員能夠讓學校關鍵性的檔案信息更具嚴密性，使其擁有備份，極大程度地增加了檔案的保密性能。

3 信息技術在學校檔案管理中的應用

3.1 檔案管理思想的革新

信息化技術的運用讓學校檔案管理形式發生了革新，提升了學校檔案管理質量。為了能夠更加完美地展現學校檔案的功能，在檔案管理工作過程里，檔案管理人員需要主動的革新管理思想，要綜合時代潮流，在加強效率管理的同時，不能忽略安全系數管理，加大信息化管理思想和安全管理思想，要創立現代化管理思想，進而促使檔案管理工作的嚴格正規化進步。

3.2 設立信息化管理體系

學校檔案是學校進步歷程的最佳記錄者，在提升教學水平、展開教學探索、教職工評估等方面展現著關鍵作用。而信息技術的運用解決了老舊檔案管理的不足，有效地提升了檔案管理水平，確保了學校檔案的整體性。所以，在學校檔案管理過程中，學校需要著重進行信息技術的運用，要加強信息技術融入，建設出一致的信息化管理體系。在檔案信息記錄入庫時，要改變以前的手動方式，要運用信息化技術實施檔案信息的記入，對已然在錄的檔案材料，能夠使用信息化技術實施分類管理，按照年月日的區別等數據實施有效的入檔，繼而便于檔案信息的使用與查閱。

3.3 規范檔案信息的收錄與整理

在老舊檔案管理方式下，學校檔案的錄入和治理方法比較陳舊，沒有達到新標準，還容易出現錯誤。信息技術的運用，能夠更加完善學校檔案材料的錄入和治理。在信息技術的幫助下，檔案管理工作人員能夠把現實檔案材料錄入計算機體系之中，遵從檔案治理的嚴格化目標實施操作，讓計算機技術代替手動方式。檔案管理工作人員也能夠經過信息技術對檔案實施準確治理，依據現代信息技術的管理、入檔方式，保證檔案信息錄入的整體性，進而提升檔案管理工作水平。

3.4 檔案管理工作人與自身素質提升

在學校檔案管理運用信息技術的實踐中，對檔案管理工作人員的自身素質也提出了更有難度的需求，在以前，需要檔案管理工作人員可以寫，但在信息技術的幫助下，不單單需要檔案管理工作人員了解檔案管理相關知識，不錯的書寫力量，同時還一定了解計算機專業知識，擁有純熟的計算機使用技巧。進而提升學校檔案管理質量，在運用信息技術的實踐中，學校要主動地增強檔案管理工作人員的計算機使用技巧的培訓，加強專業水平養成，提升工作者專業能力，繼而更完美地幫助學校檔案實現現代化管理進程，提升檔案治理水平。

3.5 增大投入

在學校檔案管理運用信息現代化技術的實踐中，資金是基本保證，為了讓信息技術更好地體現，學校需要適當增加資金投入，為學校檔案管理及時更新新型設備，更新基礎設施。完善管理工作者的工作環境，繼而更加地容易展開檔案管理任務。

3.6 做好檔案安全管理工作

信息技術的運用革新了學校檔案管理的陳舊方式，提升了學生檔案管理質量，可是在現代信息技術的幫助下，學校檔案的安全性管理也得到了注重，要想保障學校檔案的整體性，學校就一定要弄好檔案的安全性管理工作。首先，要安排專業的人員對學校檔案管理工作進行實時保護，無關人員不可以輕易打開學校檔案，其次，在運用信息技術實施學校檔案治理時，要增強網絡安全科學技術的使用，提升學校檔案管理體系的保密性，保障學校檔案信息的完整性。此外，檔案管理的工作人員要有規律的對檔案管理體系實施垃圾清理，保證檔案管理體系的保全性，無多余垃圾滯留。

4 結束語

信息技術的運用改變了學校檔案管理的實際工作形式，在信息技術的幫助下。學校檔案管理工作的質量得到顯著的提升，能夠更加完善學校檔案在學校進步過程之中起到的效果。學校要正確意識到信息技術的運用重要性，在使用信息技術的實踐中，要注重檔案信息的隱私管理，加強檔案管理工作人員的隱秘意識，以最新的技術為基礎，提升學校檔案信息的完整性，保障學校檔案的安全性，促進學校教育事業的良性進步。