淺談建立數字化檔案管理體系的方法策略

蔣瑩瑩

（臨清市婦幼保健計劃生育服務中心，山東 臨清 252600）

隨著科技不斷發展，信息技術普及范圍也越來越廣泛，將其應用到檔案管理工作中，已經成為企事業單位改革創新的必然趨勢。通過建立數字化檔案管理體系，不僅可以提高檔案管理效率和管理質量，還能夠保證檔案資源的安全性和完整性[1]。然而，現階段雖然越來越多的企事業單位認識到了建立數字化檔案管理體系的重要性，但是在實踐過程中仍然存在一些問題亟待解決，嚴重阻礙了企事業單位檔案管理創新步伐。由此可見，本文結合建立數字化檔案管理體系的方法和策略進行分析，對促進企事業單位長遠發展而言具有重要意義。

1 建立數字化檔案管理體系中存在的問題

1.1 缺乏健全的檔案管理機制

新時期背景下，企事業單位面臨的市場競爭壓力與日俱增，為了提高自身核心競爭力，越來越多的企事業單位認識到了信息化建設的重要性。而結合實際情況來看，大部分企事業單位在信息化建設過程中，普遍將重點放在提高生產效率和降低經濟成本，沒有充分認識到檔案管理的重要性。導致企事業單位檔案管理工作沒能充分做到與時俱進，缺乏健全的管理機制和管理方案，最終造成檔案資源大量丟失，不利于為單位發展提供保障。

1.2 缺乏專業的管理隊伍

數字化檔案管理體系既需要網絡技術的配合，也離不開人才隊伍的支撐。因此，企事業單位在數字化檔案管理體系建設過程中，不僅要配備完善的器材設備，還要建立專業的人才隊伍，保證管理人員在具備豐富管理經驗的同時，能夠熟練運用信息技術。然而，結合企事業單位實際情況來看，由于培訓方式滯后，導致人才隊伍信息化水平普遍較低。加上企事業單位檔案管理涉及內容較為復雜，相關工作分配不合理，導致管理隊伍在執行工作時存有“多一事不如少一事”的心理，一旦檔案管理出現問題，則會出現管理人員互相推諉的現象，最終導致檔案管理效率降低，不利于充分發揮數字化檔案管理體系的作用和功能。除此之外，部分企事業單位為了節約檔案資源管理成本，在檔案管理過程中臨時調用其他部門人員執行相關工作，由于缺乏專業知識和技能，導致管理工作落實不到位，嚴重阻礙了企事業單位的穩定發展[2]。

1.3 沒有認識到網絡安全管理的重要性

雖然數字化檔案管理體系能夠有效提高檔案管理效率和管理水平，但是凡事有利必有弊，由于網絡資源具有信息共享特點，其中存在諸多漏洞，容易受病毒、黑客等攻擊造成信息丟失或泄露。一旦企事業單位中的機密檔案受到侵害，將會造成不可預估的損失。而結合企事業單位數字化檔案管理現狀分析，普遍存在兩個問題：第一，部分企事業單位沒有設置防火墻體系，導致檔案資源受到嚴重的病毒侵擾或惡意攻擊，最終丟失或泄露。第二，單位內部缺乏規范的檔案資源管理體系，導致檔案資源使用者沒能嚴格按照相關規范查詢和獲取檔案信息。如帶檔案原件復印，導致檔案原件丟失，或檔案信息傳輸過程中系統任意修改，導致檔案信息失真。

2 建立數字化檔案管理體系的方法策略

2.1 強化電子文件歸檔管理水平

當前，大部分企事業單位在檔案管理過程中，均采用紙質檔案管理和電子檔案管理兩種模式。相對于電子檔案管理而言，管理人員在紙質檔案管理方面更加有經驗，已經形成了較為成熟的管理體系。而在電子檔案管理方面，卻存在一定風險問題。為了避免管理人員在電子檔案歸納過程中，將檔案資源歸納為一般電子信息，需要企事業單位設置專業的檔案歸納小組，并結合傳統檔案管理中存在的不足之處進行分析，建立定期檢查匯總制度。另外，管理小組需要明確電子檔案與企業發展以及相關活動之間存在的關聯性，保證電子檔案管理工作具有安全性、真實性和及時性，從而保證檔案資源充分利用。

2.2 做好電子檔案鑒定工作

管理人員在電子檔案歸檔前，需要認真做好檔案鑒定工作。這對檔案資源中存在的遺漏、錯誤等內容，需要及時糾正和處理。而針對檔案資源中已經被替換或沒有任何價值的信息，需要將原始文件刪除或者存在硬盤中備用，通過鑒定，保證檔案信息真實性和完整性。另外，上文提到，電子檔案管理工作具有復雜性特點，所以鑒定工作不可或缺，需要管理人員重視鑒定電子檔案的保存時效、審閱期限等。為了提高鑒定效率，管理人員可以建立電子檔案保管期限表，如此能夠減少檔案篩選時間，文件一旦生成，會自動提醒保管期限。針對需要長期保管的電子檔案，需要對其進行歸類，并按照系統提示對檔案信息進行修正。

2.3 做好電子檔案維護管理工作

企事業單位在發展過程中，產生的電子檔案資源會越來越多。不可避免會出現數據、文字、圖像錯位等問題。因此，做好電子檔案維護管理工作至關重要。首先，做好設備器材管理維護工作，保證其運行環境溫濕度正常，并做好除塵、減震等工作，同時要避免設備器材長時間受陽光直射，保證電源安全運行[3]。其次，針對重要檔案文件，需要做好備份，并設置復雜密碼加密文件。最后，管理人員應定期對網絡系統進行病毒監測，避免系統受黑客攻擊或病毒侵入造成檔案資源丟失或泄露。

3 結束語

綜上所述，本文結合數字化檔案體系建立中存在的問題進行分析，并針對性提出解決策略，希望能夠為相關人士提供參考借鑒。