信息時代檔案管理工作創新研究

田 曼

（北京市城市建設檔案館，北京 100045）

隨著知識經濟的提出和社會現代化的推進，各項科學技術的廣泛應用，社會進入大數據數字化信息時代，檔案管理工作也遇到前所未有的挑戰和機遇，在新時期檔案管理人員要善于把握機遇，迎接挑戰，開拓創新，以達到并勝任信息時代對檔案管理工作的新要求。

1 信息時代檔案管理工作的重要性

在信息時代的發展背景下，檔案管理工作需要面臨新的發展環境，只有適應新時期的發展需求方能保障檔案工作的高效開展。要想盡快適應新時期的發展要求，就必須及時轉變檔案管理理念，根據新的發展環境，創新檔案管理工作，使其逐步朝向現代化和信息化的方向發展。信息技術的引入可為檔案收集、整合與歸檔提供可靠的技術支持，既可保障檔案收集、整合與歸檔工作的高效開展，也可提升檔案管理效率，是促進檔案事業發展的重要手段，因此有必要對新時期檔案管理工作的創新展開研究。

2 信息時代檔案管理創新要求

2.1 從傳統紙質到電子模式逐步實現檔案管理文件的電子化和信息化

檔案作為歷史的記錄、知識的載體，是最原始最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。信息時代通過電子設備構建電子錄入管理系統，實現對紙質檔案的數字化處理，用現代化查詢手段對檔案資源進行查詢與使用，在電子化工具支持下形成數字化檔案載體，滿足信息高速和準確應用，并且在信息化的過程中要確保檔案信息的原始真實性。

2.2 按照信息時代新要求做好信息化檔案管理工作

做好電子檔案的收集、歸納、整理、分類，豐富收集檔案的范圍，優化和提升檔案資源采集手段，用創新思維整合檔案資源，建立廣覆蓋深層次立體化的檔案數據資源體系，珍視和提升各類檔案文化資源，保證檔案的完整性，挖掘檔案增值信息，全面提升科技本領以應對新時代檔案管理新模式，是尋求檔案管理的有效途徑。

2.3 檔案管理工作要用新的思維方式和管理模式以適應信息時代的發展

在信息數字化時代，檔案管理已逐漸從傳統的思想觀念中解放出來，國家在政策制定、方法改進、技術提升、設備配置、人員結構等方面不斷進步和完善，社會和網絡每天產生檔案信息的數量和種類與過去完全無法比擬。大數據的信息影響著人們的生活、工作和思維方式，也對檔案管理工作產生很大的影響，對檔案管理者的管理能力和水平提出了全新考驗，在各項管理工作中就要求改變我們的思維方式和管理模式來適應信息數字化時代的發展。

3 信息時代檔案管理工作創新舉措

3.1 創新管理人員意識

在未來信息時代發展下，檔案管理工作的創新發展必然需要首先從具體管理人員著手，確保各個檔案管理人員在自身意識創新背景下，相關工作行為也能夠得到較好優化。從管理人員意識創新層面來看，需要首先把握好檔案管理人員的綜合素質和能力，充分意識到檔案管理工作并非簡單的檔案文件整理，在新形勢下面臨著更高的要求。這也就需要重點加大檔案管理工作人員的資質審查力度，避免隨意招募相關管理人員，能夠重點從認知水平以及技能水平入手進行考核，保障所有任職的檔案管理人員能夠具備相匹配的崗位勝任力。當然，針對檔案管理人員的意識進行創新，必然還需要重點考慮到信息時代發展背景下的新模式和新技術，尤其是對于信息化技術的靈活運用，更是需要明確其和傳統檔案管理模式存在的差異，從思想理念層面予以轉變，能夠更好適應于新型檔案資料管理模式，樹立終身學習理念，最終必然也就可以更好優化自身檔案管理工作，優化自身工作績效。

3.2 擴大檔案管理范圍

在信息時代發展背景下，檔案管理工作面臨的要求越來越高，為了促使檔案管理工作能夠為相關決策分析工作提供理想參考借鑒作用，往往需要首先確保檔案資料更為全面詳盡，如此也就需要在未來進一步擴大檔案管理范圍。從以往檔案管理工作的開展中來看，往往局限性較為明顯，相關檔案管理人員緊緊圍繞著必要的信息資料予以搜集和管理，對于各項業務資料和數據的關注度往往過高，卻忽視了其他方面的信息收集應用，如此也就容易導致一些檔案資料無法發揮應有作用。基于此，未來各個單位在檔案管理工作創新中必然需要進一步明確檔案管理范圍，盡量促使相應檔案管理資料的搜集較為全面，貫徹落實大數據管理理念，要求將所有有關聯的數據信息收集到位，然后予以分類存儲，以確保其能夠在未來應用中發揮理想參考 價值。

3.3 創新檔案服務

為了保障檔案工作職能的有效發揮，應從提升其檔案資料利用率方面入手，增強其整體的服務水平。從現階段的檔案工作來看，是以被動服務為主，即僅能根據相關人員的需求被動地提供檔案資料服務，信息時代對檔案服務提出了全新的要求，相關檔案管理人員應轉變原有的管理理念和服務理念，借助信息技術構建檔案管理系統，在其中設計多個檔案服務模塊，細致分析檔案服務的基本要求后，對檔案服務功能進行逐步完善，提升檔案管理的服務水平，促進檔案事業的快速發展。

3.4 實現檔案資源共享

首先，堅決深入貫徹落實科學發展觀，以正確的發展思路為導向，不斷提升檔案管理工作的水平和質量，立足于工作中的具體問題，對癥下藥有針對性的解決問題；其次，信息化管理系統的建設過程中，務必要考慮到資源共享方面的便利性，與有關單位達成一致，真正完成檔案管理工作資源共享的目標。

4 結束語

綜上所述，當前實做好檔案管理工作極為必要，該項工作同樣也面臨著較高要求，需要在未來重點圍繞著各個方面予以創新優化，創新管理人員意識，擴大檔案管理范圍，進一步提高檔案管理服務質量，形成更為高效的信息化管理局面，解決當前檔案管理存在的問題。