淺析科技檔案信息化管理策略

羅 寧 劉 芳

（甘肅省金昌市金川集團股份有限公司集團辦公室，甘肅 金昌 737100）

在當前市場化環境下，企業面臨著越來越激烈的市場競爭，企業要想在競爭中占據優勢，必然需要實現技術創新，這也對科技檔案管理工作提出了更高的要求。為了能夠更好的發揮科技檔案的重要作用，宜將科技檔案信息化建設工作作為企業信息化建設工作的重要內容，借助地先進技術手段來完整的保存科技研究成果，為技術創新和企業發展提供重要的信息依據。特別是在當前數字化背景下，大部分企業科技檔案信息化基礎相對薄弱，因此需要積極采取有效的措施提升科技檔案信息化管理水平，實現科技檔案的有效利用。

1 科技檔案信息化管理的意義

在當前科技檔案管理工作中，檔案信息化管理已成為必然發展趨勢。相較于傳統檔案管理工作，科技檔案信息化管理的實現是借助于先進的信息技術，實現檔案信息的數字化轉化，從而為檔案開發利用提供更多的便利，促進檔案信息資源的共享。可以說信息技術徹底改變了檔案管理模式，科技檔案信息化管理的實現，不僅促進了檔案管理工作效率的提高，而且為檔案管理質量和水平的提升也起到積極的促進作用。

1.1 提高了檔案管理工作效率

科技檔案管理工作中涉及具體的實物資料，如文字、圖紙、影像等，在實際管理工作中需要針對這些資料進行逐一整理、記錄和保存，而且采用人工管理模式工作效率不高。通過科技檔案信息化管理的實現，有效的降低了檔案管理人員工作強度，借助于信息化平臺即能夠更簡捷的完成檔案管理工作，實現時間和成本的節約。而且信息化管理平臺操作更具規范化，人力操作較少，有效的避免了人為操作失誤而對檔案信息質量帶來的不利影響，在促進檔案管理工作效率提升的同時，還有利于進一步提高檔案信息的準確性。

1.2 促進了科技信息的交流

在當前企業發展過程中，技術的創新和科研成果的研發都需要由團隊來完成，而且在具體實施過程中還離不開交流和合作，而且信息交流呈現出跨地域和跨學科的特點，這就導致傳統的交流方式無法滿足當前信息交流活動的需求。針對科技檔案實施信息化管理，通過建立科技檔案信息管理系統和平臺，不斷充實平臺資源，以此來保護各行業之間信息的有效交流，更好的發揮出科技檔案在科技信息交流中的重要作用。

1.3 提高了企業信息管理水平

科技檔案管理工作不單純是檔案管理部門的工作，其與企業各部門之間具有密切的關系。在實際企業發展過程中，各部門之間在信息傳遞方面不暢通，這就導致部門之間的合作無法有序進行。科技檔案管理信息化的實現，間接的促進了企業信息管理水平的提升，使企業各部門之間信息暢通，為各項工作的有序開展打下了良好的基礎。

2 加強科技檔案信息化管理的策略

2.1 積極轉變檔案管理理念

在當前企業科技檔案管理工作開展過程中，需要加快轉變思想觀念，強化信息化管理意識。企業從上到下都需要對科技檔案信息化管理的重要性有一個深入的認識。同時企業還要加大投入力度，積極構建完善的規章制度，與企業自身的實際情況相結合，積極推進檔案管理模式的創新，針對科技檔案信息實施統一和集中的管理，從而為科技檔案信息化管理的實現打下堅實的基礎。

2.2 強化檔案信息化管理的基礎

科技檔案信息化管理工作中涉及較到多的內容，特別是要求配備完善的軟硬件設施，這樣才能有效的解決兼容問題，為后續科技檔案服務水平的提升打下良好的基礎。因此在實際工作中，需要夯實科技檔案信息化管理的基礎，通過配備先進的硬件，選擇合理的軟件，確保軟件的通用性和可靠性。同時還要針對檔案查詢和識別等功能實施優化升級，確保通過科技檔案信息管理系統能夠對具體的檔案內容進行識別，自動對檔案信息進行歸檔，促進檔案管理效率和整體管理水平的提升。

2.3 加強電子檔案管理制度的建設

在傳統科技檔案管理模式中，由于其在長時間實踐發展中形成了規范的管理流程，而且與相關規范和標準要求更具相符性。但在當前信息化時代背景下，信息技術在科技檔案管理工中的應用，科技檔案信息化管理水平有了大幅度的提升，紙質檔案加快了數字化轉化，形成了大量的電子檔案。為了實現對電子檔案的有效管理和利用，需要加快構建一套完善的科技檔案管理制度，以此來規范科技檔案信息化管理的流程，并為電子檔案管理工作的開展提供有效的指導，全面提高電子檔案收集、歸檔、保存、管理和利用工作的水平，為科技檔案信息化建設工作的有序開展提供重要制度保障。

2.4 創新檔案管理方法

在當前針對科技檔案管理工作中，需要合理規劃具體的管理工作，并針對科技檔案管理流程進行完善，促使其更具規范性和標準性。通過綜合分析科技檔案管理內容，并與企業自身需求相結合，積極推進科技檔案管理方法的優化，提高檔案管理工作的效率，實現科技檔案信息資源的有效利用。同時還要借助于信息技術來構建科技檔案管理系統，實現檔案信息收集和處理等環節的自動化水平，實現科技檔案的高效管理，加快推進檔案管理的現代化水平。

2.5 拓展科技檔案信息服務領域

在當前信息化時代背景下，科技檔案工作開展過程中，需要積極調整其服務領域。由于當前電子文件的普及應用為科技檔案信息化建設提供了更為便捷的途徑，科技檔案信息化水平有了大幅度的提升，在檔案服務工作中，檔案管理人員借助于計算機技術和網絡技術有效的促進了檔案服務質量的提升。特別是科技檔案管理人員借助于先進的管理軟件，還能夠進一步提高檔案編研水平，促進科技檔案信息化建設深度和廣度，積極為科技人員提供個性化的檔案服務內容，更限的滿足其對科技檔案信息的需求，并積極拓展檔案服務領域，為科研工作的有序開展提供優質、高效的科技檔案信息服務。

3 結束語

科技檔案信息化建設是一項具有長期性和復雜性的工程，在實際工作中需要各企業結合自身的實際情況，建立健全科技檔案管理制度體系，強化檔案信息化基礎建設，拓展科技檔案服務領域，全面提升科技檔案信息化管理水平，實現科技檔案信息資源的高效利用，使其更好的服務于企業科研工作的有序開展。