提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張 蕾

（內(nèi)蒙古興安盟健康教育所，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

1 前言

在新時期發(fā)展背景下，事業(yè)單位所開展的檔案管理工作有了更高的要求，信息化管理，在事業(yè)單位檔案管理工作中進行全面落實是必然的發(fā)展趨勢，這對于事業(yè)單位來講，能夠充分發(fā)揮檔案本身所存在的作用以及價值。所以在本文所論述內(nèi)容當(dāng)中，將基于當(dāng)前事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)工作的必要性以及在開展過程中所面臨的問題進行分析，然后提出相關(guān)的解決對策，從而全面提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作水平。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

首先，符合新時期發(fā)展背景對事業(yè)單位檔案管理工作所提出的要求。在新時期發(fā)展背景下，檔案管理工作所涉及的工作內(nèi)容以及工作種類越來越多，所以如果在傳統(tǒng)檔案管理工作模式下，工作人員本身工作量會大大增加，同時工作難度也會提升。因此在新時期發(fā)展背景下，需要提升當(dāng)前檔案管理工作的便利性，在信息化技術(shù)支持下，利用檔案資料數(shù)據(jù)庫對檔案資料進行全方位的管理，能夠更加便捷的進行檔案的儲存，同時也能夠使檔案信息使用者在進行信息查詢時更加便利。

其次，則是便于資料進行永久保存。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中，所保存的檔案資料是以紙質(zhì)材料進行保存的，再保存時非常容易受到環(huán)境以及天氣的影響，因為紙質(zhì)材料在一些潮濕的環(huán)境下可能會出現(xiàn)發(fā)霉的問題，不能夠保證檔案信息資料實現(xiàn)長久保存，同時紙質(zhì)資料也可能會出現(xiàn)丟失，從而導(dǎo)致信息丟失問題的出現(xiàn)。而在信息化技術(shù)支持下，能夠利用數(shù)據(jù)庫對檔案信息資源進行備份，或者是通過大數(shù)據(jù)云計算來節(jié)省檔案信息資料的存儲空間，在整個存儲以及利用的過程中，不會受到天氣以及季節(jié)的影響，對于檔案資料的完整性以及永久保存是非常有利的。

最后，則是檔案管理工作模式得到全面優(yōu)化。因為在檔案管理信息化建設(shè)工作過程中，依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺單管理工作改變了傳統(tǒng)，以紙為媒介的錄入資料方式，通過電子化以及數(shù)據(jù)化的信息錄入，使傳統(tǒng)的檔案變成信息資料采集以及管理和存儲等多項服務(wù)于一體的檔案管理工作內(nèi)容。

3 檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

3.1 檔案管理信息化建設(shè)重視程度低

對于一些事業(yè)單位來講，在不斷發(fā)展過程中，雖然已經(jīng)認識到傳統(tǒng)的檔案管理工作方法所存在的限制以及落后之處，同時也認識到檔案管理信息化建設(shè)對于檔案管理工作的必要性以及重要性。但是在進行檔案管理信息化建設(shè)工作時，建設(shè)平臺卻并不能夠很好的與時代發(fā)展相結(jié)合，檔案管理信息化平臺的更新速度非常慢。所以，雖然我國許多事業(yè)單位都進行了職工檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，但是卻并沒有在實際工作中給予足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理信息化平臺并沒有實現(xiàn)高效以及時刻的運轉(zhuǎn)，一些職工檔案內(nèi)容信息在存儲過程中出現(xiàn)嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象，對于事業(yè)單位本身的人才優(yōu)化管理造成了嚴(yán)重的 影響。

3.2 檔案管理工作人員素養(yǎng)較低

因為在過去發(fā)展過程中，事業(yè)單位本身對于檔案管理工作的重視程度并不高，所以在開展檔案管理工作時，所配備的相關(guān)工作人員并不是專門從事檔案管理工作的，有些是由其他工作部門借調(diào)而來的工作人員，所以其本身對于檔案管理工作的認識以及檔案管理工作的相關(guān)技能，并不是有很好的掌握或者是完全不了解。所以這些檔案管理工作人員本身的整體素質(zhì)水平都是比較低的，有一些工作人員還不具備信息化進程所需要掌握的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)能力以及計算機信息化能力。除此之外，檔案管理工作人員在開展檔案管理工作時，普遍存在著一些服務(wù)態(tài)度問題，服務(wù)態(tài)度比較消極，而且比較懶散。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作對策

4.1 提高管理工作人員素養(yǎng)

首先對于事業(yè)單位所開展的檔案信息化管理工作來講，都是由人為主體來進行的，雖然信息化設(shè)備實現(xiàn)了檔案管理的信息化以及數(shù)據(jù)化儲存，但是各項操作仍然是由人來完成的，所以也需要重視當(dāng)前檔案管理工作人員的信息化水平提升。首先應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平進行全面的提升，使檔案管理工作進行信息化建設(shè)時，相關(guān)工作人員能夠依托網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行檔案信息的更新以及錄入，同時還需要對檔案管理工作人員的信息平臺建設(shè)水平進行提升。其次，構(gòu)建全面的互通機制，使檔案管理工作人員及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的合作與高效溝通，保證信息化管理工作水平，得到全方位的發(fā)展。最后則是應(yīng)當(dāng)對當(dāng)前檔案管理工作人員本身的服務(wù)意識以及服務(wù)水平進行全方位的提升，在開展檔案管理工作時，能夠以更加規(guī)范化的要求對自身行為進行規(guī)范，更好的提供檔案服務(wù)工作。

4.2 構(gòu)建高效信息化平臺推廣模式

在當(dāng)前一些事業(yè)單位進行檔案管理，信息化建設(shè)，使平臺的利用效率比較低，所以檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)勢并沒有充分體現(xiàn)。為了能夠使當(dāng)前所開展的檔案管理，信息化平臺優(yōu)勢得到充分體現(xiàn)，需要加強宣傳提高檔案管理信息化建設(shè)平臺的知名度以及影響力。同時還可以與一些先進企業(yè)進行學(xué)習(xí)與經(jīng)驗交流，通過信息化平臺的優(yōu)勢，對當(dāng)前事業(yè)單位所開展的人才檔案管理，工作效率進行全方位的提升。

5 結(jié)束語

綜上所述，對于事業(yè)單位來講，在新時期發(fā)展背景下，檔案管理工作的重要性越發(fā)突出，所以需要將檔案管理工作的傳統(tǒng)工作模式打破，融入新的管理工作模式，使檔案管理工作信息化建設(shè)水平得到全方位的提升。