檔案信息化建設與檔案管理的探討

夏勁東

（金鄉縣婦幼保健院，山東 濟寧 272200）

檔案信息化建設是對傳統檔案管理工作模式的革新，通過先進的信息化技術手段，實現檔案的高效存儲，并且檔案的存儲期限也得到了有效的延長。由此可見，加強檔案信息化建設具有不可忽視的重要性。另外，檔案信息化建設的實現，檔案資料可以在一定的范圍內實現共享，為檔案的查詢提供了很大的便利。

1 檔案信息化建設的重要性

1）存儲主體更加的小巧，容量增大。檔案信息化建設，檔案通過光盤、硬盤和云存儲便可以完成檔案資料的儲存，與以往相比信息化建設后的檔案資料更便于攜帶，并且存儲的容量明顯增加，一張小小的內存卡就可以存儲很多的檔案信息。

2）檔案信息的存儲更加的可靠。實現檔案信息化建設后，存儲的檔案信息可以及時的進行歸檔，并且還可以設置電子鎖，這樣就只有擁有權限的人才可以進行查看和提取，可以很好的避免檔案信息被惡意篡改和刪除，存儲的檔案信息更加的安全可靠。

3）檔案信息的備份更多。檔案信息化建設實現以后，人們在使用存儲的檔案信息時，可以隨時的進行復制或者以其他的方式進行存儲，檔案信息不再具有唯一性，可以實現更多的備份，這樣就不會出現因為唯一的檔案信息丟失而帶來不良的后果。

2 檔案信息化建設中存在的問題

1）檔案存儲安全性中存在的問題。造成檔案信息化建設的進程較為緩慢的原因通常包括兩個方面：一方面，對于計算機系統和網絡來說，其自身就存在著安全隱患，在利用信息技術手段存儲檔案信息時，很可能在連接網絡時，被病毒入侵，造成檔案信息資料被惡意篡改、刪除或者竊取。另一方面，到目前為止依然還尚未形成完善的相關法律規定，也可以說檔案信息化管理還尚未得到我國法律的認可，信息化檔案管理的真實性未被認可。

2）技術和經費都存在明顯不足。若想完善的實現檔案信息化建設，就必須保證檔案管理信息化技術水平達到標準，用來存儲檔案信息資料的系統較為穩定，不容易被病毒所入侵，也不容易崩潰。然而，從現階段檔案信息化管理的實際情況來看，通常都是將檔案信息資料通過電子文件的方式存儲起來，而電子文件的存儲不僅在存儲上有一定的限制，同時存儲的期限也有所限制。而檔案信息化建設對檔案存儲的期限要求較高，這種普通的電子文件式的檔案存儲方式根本無法滿足這一要求。并且在將紙質性檔案資料轉變為電子文件時，海量的檔案信息資料根本就無法通過人工的方式進行輸入，需要利用掃描儀來實現轉化。然而當前市場上很多價格便宜的掃描儀很難保證掃描的精確度，而能夠保證掃描精確度的掃描儀通常價格又十分的昂貴，并且在完成檔案轉化后，價格高昂的掃描儀就會被閑置。對于檔案管理部門來說，其經費非常的有限，并沒有專門的款項用來支付這筆高昂的費用。正是因為技術和經費上的不足，阻礙著檔案信息建設的進程。

3 檔案信息化建設與檔案管理的有效策略

1）強化檔案管理意識，提高檔案管理工作人員信息化水平。目前，依然有部分檔案管理工作人員的檔案管理意識比較薄弱，這也是導致檔案管理工作中頻頻出現問題的一個重要原因所在[1]。為此在進行檔案信息化建設的過程中，必須在強化檔案管理意識的同時注重提高相關工作人員的信息化水平。首先，應該針對檔案管理工作人員展開全面的培訓，其中既包括有關檔案管理方面專業知識和技巧的培訓，又要包括先進技術手段的培訓，以此促使檔案管理工作人員可以靈活的運用先進的技術手段開展檔案管理工作。其次，給檔案管理工作人員適當的提供外出學習的機會。再次，鼓勵檔案管理工作人員不斷的創新檔案管理模式，以此找到一個更加高效的模式。最后，加強對檔案管理工作人員的人文關懷，強化工作人員的職業歸屬感，盡可能的滿足工作人員合理需求，這樣其才能夠更富有熱情的投入到自身工作中，才能夠更加高效的完成檔案管理工作。

2）制定規范的檔案信息化管理制度體系。一個科學的、合理的檔案管理制度體系是確保檔案信息化建設和檔案管理工作順利開展的重要前提和基礎[2]。因此，必須制定明確的檔案信息化管理流程，將權利和責任落實到各個工作崗位，各個工作人員，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的效率和效果。通過先進的信息技術手段整合檔案信息，不僅可以減少人力、物理和財力的支出，同時還可以避免不必要人為錯誤的出現。除此之外，在建設檔案信息化的過程中，還應該積極的引進一些已經比較成熟的檔案管理軟件或者根據自身的實際情況自主研發檔案管理模塊，這也是制定規范檔案信息化管理制度體系的重要基礎。

3）轉變檔案管理工作人員的觀念，共享檔案資源。若想切實的實現檔案信息化建設，不斷提高檔案管理水平，就必須及時轉變檔案管理工作人員以往較為落后的觀念，促使其清楚的認識到傳統檔案管理模式中存在的諸多不足，并認識到檔案信息化建設的重要優勢，強化工作人員檔案信息化管理的意識和主動服務意識[3]。促使其及時的、高效的整理檔案資料，最大限度的保障檔案信息的時效性和真實性。除此之外，還應該注重強化檔案管理工作人員的共享意識，以此擴大檔案資源的利用率。

4）注重加強對基礎設施的完善。隨著信息技術的不斷發展與進步，不法分子盜取檔案資料的手段也越來越高明，為了避免重要性檔案資料被盜取[4]。在進行檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門應該注重加強對基礎設施的完善，最大限度的保障檔案信息資料的安全。首先，可以通過監控設備的安裝，對檔案室的情況進行全面的監控。其次，對于一些重要性的檔案信息資料可以進行加密處理。再次，在檔案管理系統內通過殺毒軟件、防火墻、數字證書等來保護系統不被病毒入侵，做好安全防護工作。最后，加強對檔案管理專業性技術人才的培養，隨時檢查檔案信息資料的安全狀況，一旦發現存在安全隱患，及時進行處理，避免造成不必要的損失。

4 結束語

綜上所述，檔案信息化建設的實現具有不可忽視的重要性，不僅可以減少在檔案管理中的人力、物力和財力支出，同時還可以提高檔案存儲的期限和檔案信息資料的利用率，有助于檔案信息資料價值的充分發揮。但是從現階段檔案信息化建設的實際情況來看，其中依然存在著一些問題影響著檔案信息化建設的進程。為此，檔案管理部門必須樹立起檔案信息化建設意識，提高檔案管理工作人員信息化水平，并制定規范的檔案信息化管理制度體系，同時注重加強對基礎設施的完善，以此不斷的推進檔案信息化建設，在提高檔案管理水平的同時，最大限度的發揮檔案信息資料的利用價值。