檔案信息化管理的必要性措施和創新途徑探

沈 鴻

（云南水投牛欄江滇池補水工程有限公司，云南 昆明 650000）

對檔案信息的利用是促進我國社會發展的一個重要因素。因此，在信息科學技術發展的過程中，要對檔案進行信息化管理，合理融入現代信息技術對檔案信息資源進行數字化、網絡化管理。檔案管理人員要針對檔案信息化管理的實際情況以及現代經濟發展的方向，對檔案信息提供針對性的服務，從而促進我國經濟社會快速發展。在對檔案進行信息化管理的過程中，一定要跟隨國家發展的腳步進行創新，不斷創新檔案信息化管理的途徑，從而更好地實現檔案的信息化 管理。

1 電子檔案管理信息化的必要性

檔案是日常工作中必不可少的內容，本身有著重要的意義。在現代的各種企業和事業單位中，檔案管理的信息每天都在發生變化，由原來的紙質檔案進入電子信息識別檔案的過程，檔案管理經歷了從單個計算機數據到網絡信息數據的改變，并且仍在不斷更新。隨著辦公室自動化的推進，一些落后的企業已經不能跟上時代發展的要求，檔案管理模式也隨之發生了變化，檔案管理人員要更快地學習網絡信息化，如果不改變，其他單位對本單位傳達的信息就不能更及時獲取。電子檔案管理信息化可以讓檔案管理變得更準確、更科學。可以讓檔案的管理和使用變得更加便捷，檔案資源的利用效率得到更快提升，檔案管理工作能夠更好完成。電子檔案信息化管理還有完整性、有效性、保密性等諸多特點，發揮了檔案管理建設的重要的作用。

2 促進檔案信息化管理的措施

在對檔案進行信息化管理的過程中，檔案管理部門以及財政部門要不斷加大檔案管理的資金投入。在對檔案進行信息化建設的過程中，必須要購置一定的硬件以及軟件設備，并且檔案管理人員要根據實際的檔案信息化建設情況進行資金的籌集以及計劃使用。從資金的角度來滿足信息化建設的基礎要求，能夠滿足檔案信息化管理的基本要求。除此之外，在檔案信息化管理的過程中，要不斷對檔案管理工作者進行培訓，不斷提升他們的管理水平。由于我國檔案信息化管理工作的質量參差不齊，不能嚴格做到電子文件的歸檔管理，所以在檔案信息化管理的過程中，要對管理人員進行相應的培訓，從而實現信息化管理的規范性以及科學性。在實現檔案信息化管理的過程中，當地政府一定要給予重視以及支持。我國檔案信息化管理相對于其他國家起步比較晚，但是發展的速度快。隨著我國檔案信息化設備以及網絡技術的不斷進步，很多電子文件需要存在不同的電子媒介中。傳統的檔案管理儲存所占用的空間比較大，最終所產生的保管費用比較高，與現代科學技術發展的方向不一致。因此針對我國檔案信息化管理的實際情況，政府需要給予高度的重視，不斷增強檔案信息化管理以及建設的責任感，對檔案信息化管理的整個過程進行統籌規劃，從而實現科技的創新發展。

3 電子檔案信息化管理的作用

1）使檔案管理體系更加規范化。電子信息化檔案管理模式與傳統的檔案管理模式相比，解決問題的速度更快，可以讓檔案資源得以快速共享，還能讓流程的構建變得規范化。使用電子信息技術可以將檔案管理轉換成自動化管理的方式，人為因素和其他因素不能干預，通過設置相關的前期程序，計算機在運行時就可以根據實際的儲存情況實施信息管理，得到完整、準確的信息。

2）數字化技術的產生與應用。日常生活以及工作當中，很多時候人們在出門的時候只帶一部手機就能夠進行購物、旅游、導航以及乘車等，無紙化和無現金的形式已經形成，也意味著傳統形式的紙質數據正在逐漸被淘汰。相關工作者在進行檔案管理相關工作的時候，如果還使用傳統形式的紙質檔案信息管理工作形式，會導致存在很多年代久遠、破損的檔案資料，但是如果在檔案數據導入到互聯網數據庫當中，基于互聯網對檔案資料進行相應的檢索與應用，不僅能夠為企業、單位等提供便捷服務，同時對于檔案信息資料的保存來講非常有利。所以基于信息化技術手段對單位檔案資料進行管理，是現代化信息技術發展中的必然要求。

4 對檔案信息化管理進行創新的途徑

1）對思想觀念進行創新促進檔案信息化管理的基礎設施建設。在對檔案信息化管理創新的過程中，檔案管理部門要深刻認識到檔案信息化管理的必要性以及作用，從自身出發，不斷轉變觀念，將檔案信息化建設的經費列入年度財務預算中，而且要根據部門以及單位發展的需求，不斷增加經費的投入，并且要根據實際的情況，引進先進的管理設施設備以及軟件。從檔案信息化管理的基礎建設出發，對基礎建設過程中所遇到的問題進行及時解決，從而有計劃地開展檔案信息化建設和管理工作。

2）加強信息技術在電子檔案管理中的應用。在電子檔案管理中，使檔案資源的共享應用得以提高的方式是加強信息技術應用，讓檔案的公開和聯系更加方便。電子網絡的不斷發展滿足了電子檔案管理的訴求。檔案管理員可以將同一檔案中同時錄入幾個員工的信息，讓查詢更加方便。例如，在進行個人注冊后登錄信息平臺，員工可以直接查詢到自己的個人信息，管理者也可以查看員工在這段工作的業績、獲獎以及工作經歷和專業技能等方面的信息，這樣不僅減輕了管理人員的工作負擔，也方便了公司管理者和各個員工對彼此的了解，使各個單位在人事調動期間關系復雜化的問題得到有效緩解。

3）對管理的模式進行創新，實現數字化、網絡化、信息化管理。對檔案進行管理，一定要采用統一領導、分級管理的管理制度，從管理模式的角度來保證檔案信息的完整性以及準確性。實現檔案規范化、標準化以及科學化的管理，就必須要從現代技術的角度出發，科學合理地利用計算機技術以及網絡技術不斷對檔案信息化進行建設，而且在建設的過程中，要用科學的手段對檔案信息資源進行管理以及利用，將檔案數字化、網絡化、信息化管理模式與傳統的實體檔案管理模式進行替換，在一定程度上就能夠避免實體檔案的損壞。

4）加大資金投入。在個別的企業、事業單位中，領導層不重視檔案管理工作，檔案管理部門是一個關乎企業發展的重要部門，檔案管理工作的價值和意義不容忽視。因此，我們要加強對管理人員綜合素質方面的培養，加強高層的管理人員對檔案工作的重視程度，并給予人力、物力方面的支持，加強電子檔案管理所應用的設備（軟件設備、硬件設施等），充分發展電子檔案管理信息化工作，使檔案管理工作在整個企業事業中發揮更大的作用。

5 結束語

在科學信息技術的發展過程中，對檔案的管理一定要采取信息化的管理模式，不斷探索新媒體條件下的檔案利用途徑，從微博以及微信等新型媒體的角度出發，不斷為檔案信息化管理提供更為方便的條件，從而促進檔案管理部門傳遞信息，并且在檔案信息化管理的過程中，一定要跟隨時代發展的腳步，不斷促進檔案信息化管理的創新。