信息化視域下的高校行政檔案管理創(chuàng)新

楊曉紅

（湖南師范大學(xué)樹達(dá)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410017）

行政檔案管理是高校檔案管理中不可分割的重要組成部分，如何運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)行政檔案進(jìn)行管理和創(chuàng)新、如何提升行政檔案管理工作的質(zhì)量是檔案管理工作者需要深入思考的問題。

1 高校檔案管理體系建設(shè)的重點(diǎn)

1）檔案的信息化與安全性。在行政檔案管理工作中，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理是大勢(shì)所趨，信息化技術(shù)可以讓紙質(zhì)檔案、照片音頻視頻等內(nèi)容都進(jìn)行信息化的處理，使用更加便捷。在行政檔案管理中，由于檔案涉及內(nèi)容有上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)高校行政管理的綜合性文件材料、以及規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、合同、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等行政綜合管理方面的重要材料，還有審計(jì)、武裝、保衛(wèi)、后勤、圖書檔案、高教研究等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。數(shù)量龐大，在進(jìn)行傳統(tǒng)館藏查找時(shí)會(huì)非常不便，在保管與利用中也存在不同程度的問題。當(dāng)借助信息技術(shù)進(jìn)行行政檔案管理時(shí)，有些問題就會(huì)迎刃而解，檔案管理人員可以借助多媒體技術(shù)以及圖像視頻處理技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案、照片、音頻等內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入和編輯。這樣，不僅讓檔案的保管工作更加簡(jiǎn)單，在進(jìn)行尋找與利用時(shí)也更加便捷，對(duì)提升行政檔案管理工作的效率有重要意義。在行政檔案管理中檔案信息的安全性是檔案管理的重要內(nèi)容，相對(duì)于傳統(tǒng)的行政檔案管理來說信息化的檔案管理還可以加強(qiáng)檔案的安全性，信息化技術(shù)下可以對(duì)檔案設(shè)置多重保密和身份認(rèn)證等，有助于提升檔案的安全性。

2）檔案信息的管理與共享。在行政檔案管理工作中對(duì)數(shù)據(jù)的保管、信息檢索與檔案使用是檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，檔案的調(diào)取與使用在檔案管理中占據(jù)著重要的地位，信息化技術(shù)的運(yùn)用使行政檔案管理的使用與共享更加簡(jiǎn)單。在傳統(tǒng)的行政檔案管理工作中如果想要調(diào)取1份檔案，需要檔案管理人員到檔案庫(kù)房中從眾多的檔案中根據(jù)目錄進(jìn)行查找，但是在信息化技術(shù)下，只需要在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)想要調(diào)取的檔案進(jìn)行名稱或關(guān)鍵詞輸入就能夠快速調(diào)取所需檔案文件。在信息化技術(shù)下，高校應(yīng)加強(qiáng)行政檔案管理的資源共享，一般性檔案資源可以讓師生通過信息平臺(tái)進(jìn)行查閱，而對(duì)于重要的行政檔案文件則可以采用實(shí)名制驗(yàn)證的方式或先取得查閱權(quán)限再經(jīng)過管理員的核實(shí)才能進(jìn)行查閱。這樣就可在加強(qiáng)信息共享的同時(shí)又保證行政檔案管理的安全性。

2 行政檔案管理中存在的問題

1）進(jìn)行信息化管理的意識(shí)較為薄弱。就目前而言，雖然高校開始將信息化技術(shù)運(yùn)用到行政檔案管理工作中，但是在實(shí)際的檔案管理運(yùn)行過程中依然存在著許多問題阻礙著檔案管理工作效率的提升。首先是學(xué)校對(duì)信息化技術(shù)運(yùn)用到行政檔案管理工作重視度不夠，在實(shí)際的行政檔案管理工作中依然采取傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致高校行政檔案管理工作的質(zhì)量與效率較低。在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高校行政部門檔案管理的要求。高校信息化管理意識(shí)較為薄弱主要體現(xiàn)在高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化檔案管理的重視度不夠，這直接影響了高校檔案管理的工作水平和工作效率。

2）信息化設(shè)備不夠完善，制度不健全。高校想要運(yùn)用信息化技術(shù)提升行政檔案管理的工作效率，信息化設(shè)備是必要條件，但是在高校中信息化設(shè)備不夠完善、制度不夠健全也是當(dāng)前行政檔案管理工作的一大阻礙。在高校中不管是檔案信息系統(tǒng)軟件還是計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備、在更新?lián)Q代方面都存在著一定問題，設(shè)備短缺和落后陳舊是當(dāng)前高校信息化設(shè)備的現(xiàn)狀，這嚴(yán)重阻礙了高校行政檔案管理的信息化進(jìn)程。由于行政各部門之間的檔案收集管理也存在較大的不同，有的高校并沒有針對(duì)這一問題制定相關(guān)制度，在實(shí)際的工作操作過程中缺乏制度的約束，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了消極影響。

3）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)欠缺。檔案管理人員是高校檔案管理的實(shí)施者，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量與效率會(huì)產(chǎn)生直接影響，但是目前高校檔案管理者不都是檔案管理專業(yè)的專職人員，還有其他專業(yè)的兼職人員，專業(yè)素養(yǎng)參差不齊。有人認(rèn)為人事檔案關(guān)系到個(gè)人利益，重視程度高，而對(duì)于行政檔案這些部門檔案多不夠重視。由于管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，在進(jìn)行行政檔案管理時(shí)所采用的方式也是固定的，這種固定方式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前高校的發(fā)展現(xiàn)狀。

3 檔案管理的創(chuàng)新措施

1）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，提升檔案信息化軟硬件建設(shè)水平。建議領(lǐng)導(dǎo)多到高水平大學(xué)的檔案館參觀取經(jīng)，把其他高校檔案館的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)帶入本館。為提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，首先要提升檔案信息化軟硬件建設(shè)水平。信息化設(shè)施是進(jìn)行信息化檔案管理的前提條件。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)施的資金投入，配備相應(yīng)的檔案管理硬件，將數(shù)碼攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備配備齊全并及時(shí)更新，讓檔案管理工作人員能夠運(yùn)用信息化設(shè)備提升對(duì)檔案管理的效率。除了要配備相關(guān)的硬件設(shè)施外，還應(yīng)對(duì)軟件設(shè)施進(jìn)行相應(yīng)的開發(fā)與應(yīng)用，在信息化檔案管理中高校應(yīng)選擇適應(yīng)學(xué)校實(shí)際情況的管理軟件，并將其與校園網(wǎng)絡(luò)相連接，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

2）加大檔案信息資源建設(shè)力度。在高校信息化行政檔案管理中，應(yīng)重視信息化資源的建設(shè)力度。在運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行行政檔案管理時(shí)應(yīng)創(chuàng)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的行政檔案信息庫(kù)，對(duì)高校各部門不同行政檔案資源根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行分類整合。加快紙質(zhì)檔案的信息化進(jìn)程，創(chuàng)建相應(yīng)的電子檔案庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)檔案編目后采用掃描的方式對(duì)原文進(jìn)行信息化處理，讓師生通過信息管理系統(tǒng)共享紙質(zhì)檔案中的目錄和原文信息。針對(duì)電子文件要實(shí)現(xiàn)信息資源的多元化，通過多種方式建立信息資源，以此來提升行政檔案管理的水平和效率。

3）建立高素質(zhì)信息化團(tuán)隊(duì)。就我國(guó)目前現(xiàn)狀而言，多數(shù)高校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都有待提高，針對(duì)這一問題高校應(yīng)建立高素質(zhì)的信息化團(tuán)隊(duì)。首先應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的行政檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓檔案管理人員具有先進(jìn)的信息化檔案管理理念與知識(shí)，以此來提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)水平。只有更新管理理念、創(chuàng)新管理方式，才能提升高校檔案管理工作的效率。

在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案已經(jīng)滲透到了人們生活的方方面面，對(duì)人們的生產(chǎn)、生活產(chǎn)生了重要影響。高校行政檔案管理是高校工作運(yùn)行的重要組成部分，在高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于高校行政檔案管理工作的開展，高校應(yīng)將信息化技術(shù)融入到檔案管理工作中，以提升高校行政檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，高校通過提高信息化建設(shè)水平、加大資源建設(shè)力度以及提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等方面來促進(jìn)信息化技術(shù)在高校行政檔案管理工作中的應(yīng)用，推動(dòng)高校檔案管理信息化進(jìn)程的飛速發(fā)展。