油田檔案數字化的實踐探索

蔣秋菊

（大慶油田第七采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163517）

檔案的收集與歸檔工作是每個企業工作中必不可少的一環，企業無論大小，都需要對檔案工作進行歸納和整理，尤其是對于大型的油田企業來說，需要記錄的信息和情況很多，進行收集和歸納工作的工作量也比較大，所以很容易出現偏差。所以在這個信息時代，對于油田企業來說必須對檔案進行數字化管理，才能找到發展的蓬勃之路。油田企業要想獲得更好的發展，就必須提高檔案的數字化管理水平，同時還要提高企業員工的信息水平，尤其是檔案從業人員的水平，這樣才能更好地完成檔案的數字化管理工作。

1 油田企業檔案數字化所存在的問題

1）電子檔案的歸檔存在問題。油田企業的檔案資料種類較多，如果工作人員在對其進行處理時，沒有嚴格的整理和歸檔，那么將達不到數字化的要求。目前，油田檔案數字化剛剛被應用于企業中，屬于初期階段，所以，當前的電子檔案的歸檔并不夠及時有效，檔案的質量相對來說比較低。另外，當前對電子檔案的歸檔還沒有統一的要求，例如存儲信息的方式等都不夠規范。總之，企業應該強化電子檔案歸檔的統一性，將其中的各項工作都進行規整，提升檔案歸檔的質量與效率。

2）檔案借閱服務體系存在問題。目前，檔案數字化還處于起步階段，這導致檔案管理的借閱服務體系存在問題。首先，檔案管理體系并沒有規定清楚存在哪些有權限的人員，并且沒有規定這些人員可以查詢哪一部分的檔案。特別是油田企業生產中的一些重要的信息數據等，如果不進行明確的權限規定，那么可能會導致企業的重要信息泄漏。所以，企業必須完善檔案管理的借閱服務體系，對權限進行有效的控制，從而提升油田檔案數字化的安全系數。

3）安全方面存在問題。目前，油田檔案數字化所存在的最大問題便是安全方面的問題。因為檔案資料借助于計算機進行存儲，一旦有黑客或者系統漏洞，那么就可能導致檔案丟失，從而造成重要信息泄漏。如果一些保密的資料丟失，那么可能會對我國的安全造成一定的損失。所以，企業必須加強檔案安全方面的管理，比如說設置防火墻等，并且定期對安全管理方面進行檢查，及時進行更新。

2 提升油田檔案數字化管理的措施

1）建立檔案數字化信息管理系統。檔案數字化信息管理系統能夠幫助提升油田企業的檔案數字化的信息管理系統，使得企業能夠滿足生產的需求。使用數字化管理系統，能夠將企業的各種信息資料都收進系統中，一方面能夠方便企業的查詢，另一方面能夠實行電子檔案的歸檔工作，實現了檔案的高效與快捷性。建立檔案數字化信息管理系統，能夠幫助企業提升信息資料的質量，并且縮短采集資料的時間，從而為企業創造更多的經濟效益。不斷的完善檔案數字化信息管理系統，能夠提升企業的競爭力。

2）檔案數據庫管理的可擴展性。當前時代計算機發展速度很快，所以必須將數字化與電子化廣泛的應用于油田檔案中。油田的檔案數據庫涵蓋的范圍較大，所以必須提升它的靈活性，存儲與查詢都應該更加的方便，提升數據庫管理的可擴展性。油田檔案的資料應該及時的進行更新與建檔，油田企業應該通過運行多個系統，保證檔案數據庫管理的高效性。將電子檔案的數據庫資料進行擴展與更新，才能發揮出檔案數據庫的作用。通過提升檔案數據庫管理的可擴展性，能夠充分發揮出油田檔案數字化的價值，從而為油田企業的發展提供可靠信息的支撐。

3）電子檔案的存儲和檢索。電子檔案資料進行全文存儲和檢索，檔案數字化管理系統能夠保證各部門隨時對有價值的檔案文件進行存儲，從而提升油田檔案數字化的高效性，提升它的價值。利用電子檔案，能夠對油田企業人力資源信息進行歸檔，從而提升企業對人力資源的利用程度。另外，通過電子檔案的存儲和檢索，能夠對油田企業的生產數據報表資料進行歸檔。對電子檔案的存儲和檢索，還應該加強安全措施，比如說人臉識別或者指紋等，需要提升其的安全系數，避免企業的信息泄漏。

4）提升檔案管理的自動化程度。油田企業的信息較多，如果繼續依賴傳統的方式編輯檔案等，不利于企業對各方面信息進行存儲與查詢，長此以往，會使得企業的競爭力下降，與時代脫軌。在當今時代，油田企業應該提升檔案管理的自動化程度，用先進的計算機技術來代替人力，從而實現數字化檔案管理的目標。油田企業的檔案管理系統，能夠對企業各方面的信息進行統計，利用先進的計算機技術，來將檔案管理的價值發揮到最大，為相關企業創造更高的經濟效益。

5）健全管理制度。油田檔案數字化能夠提升該工作的效率，為企業創造更多的經濟效益，從而提升企業的競爭力。然而，為了保證油田檔案數字化的有效實施，必須健全檔案數字化的管理制度。首先，企業應該建立統一的管理模式，將各項規章制度給規定清楚，從而保證各部門之間存在有效的制度對他們進行約束。其次，檔案管理人員應該明確檔案信息的標準，然后對檔案進行嚴格的查收，確保檔案信息資料齊全，方便他人的查詢。總之，健全管理制度能夠提升檔案的數字化程度，從而促進企業的發展。

6）加強相關人員的培訓。油田企業涉及油田的生產與運輸等多項工程，這些項目需要進行歸檔的信息較多，并且該工程所涉及的人力也非常多，一些油田企業檔案管理崗位上缺乏相關的專業人才，導致該工作的效率不高。如今的檔案管理在朝著自動化方向發展，所以工作人員必須掌握相關技能。相關企業應該定期對該崗位的人員展開培訓，使他們熟悉工作流程，并且掌握檔案管理的基礎知識，提升他們的專業技能與綜合素養。另外，企業應該將對人員的培訓納入工作人員的業務考核中，使得他們對培訓重視起來，從而為該崗位培養更多的人才。

3 結束語

我國還需要不斷的對油田檔案數字化管理進行研究，不斷的促進油田檔案管理的自動化進程，確保其的高效性與便捷性，并且提升其的安全系數，完善權限體系，明確借閱標準，避免重要檔案資料發生泄漏。企業應該對該方面的資源進行共享，對其進行科學的規劃，從而確保油田檔案數字化朝著正確的方向發展，為企業創造更高的經濟效益。