紙質檔案管理與電子檔案管理的融合分析

李樂佳

（乳山市考試培訓中心，山東 乳山 264500）

海量的信息數據對傳統紙質檔案的信息承載力提出了更高的需求，作為大數據時代的產物，電子檔案的誕生很好的解決了信息存儲的需求。但傳統紙質檔案仍有著其特色之處，對此，為求使檔案管理的作用充分發揮，探尋兩種管理方式的融合之路具有一定的現實 意義。

1 紙質檔案管理與電子檔案管理的差異分析

1.1 基于存儲、管理環境而言

載體是紙質檔案、電子檔案差異的最直接體現，一般而言，前者以紙張作為載體，對于場地及空間存在一定的要求。而后者則以數字存儲設備作為載體，盡管在空間上無過多要求，但由于計算機的電子元器件本身就過于敏感，因而，在場地方面的要求更為嚴格，如防塵、防磁場等要求。特別是在信息技術的不斷發展上，如果電子檔案存儲設備受到來自其他器械的干擾，那么所存儲的信息安全性也就難以確保，修復起來也是較為困難的。單由這一方面來看，紙質檔案更加易于掌控。

1.2 基于信息查詢形式而言

當我們存在信息檢索需求時，紙質檔案采取的是人工檢索模式，效率低、耗時長。而電子檔案則“解放雙手”，以計算機設備作為支持，檢索形式也較為多元化，如可輸入時間、關鍵詞、作者等信息展開檢索，可劃定檢索單位，也可實現精準檢索。由此方面進行分析，二者的差異還是較為明顯的，現階段的檔案管理，采取二者相結合的方式較多，打造“線上+線下”的服務模式。

1.3 基于管理者自身能力而言

紙質檔案管理流程簡單，標準較低，因而，勝任者也很多，在能力的要求上，僅需要掌握基本的檢索步序，做好場館清潔工作即可。但對于電子檔案管理而言，既需要滿足如上要求，也需要靈活運用計算機技術，要求管理者能夠通過計算機等終端實現針對檔案的建立、檢索。

2 紙質檔案管理與電子檔案管理融合的困境分析

2.1 缺乏完善的檔案管理制度

長期以來，紙張是檔案管理的基礎，檔案管理制度也是基于紙質形式而成功構建的。信息技術的普及式發展至今不過一、二十年，在檔案管理工作信息化建設過程中，信息管理制度的缺失，致使該過程的進行阻礙重重。以往所使用的紙質檔案管理制度和現階段的信息化管理矛盾較為突出，部分規章制度及內容已難以適應當下管理需求。總而言之，假如缺乏與信息化檔案管理模式相適應的管理體系，便會為紙質檔案、電子檔案二者的融合帶來阻礙，加大檔案管理工作的復雜程度。

2.2 就二者的融合存在認知偏差

就長期從事于檔案管理的工作人員而言，由于他們已經熟練掌握了紙質檔案管理的工作任務、步序，在實際的工作中得心應手。而在大數據時代下，由于對于新技術的接受能力較差，未充分的意識到電子檔案的優勢，進而喪失了學習的興趣。該問題是檔案管理工作人員中普遍所存在的問題，這使得許多單位的檔案管理的信息化系統建設難以高質量展開，阻礙了紙質檔案與電子檔案二者的融合。

2.3 從業者專業技能較差

上文中已提及紙質檔案管理、電子檔案管理的差異，由于后者是基于信息網絡發展而來的，因而，不僅僅需要從業者具備紙質檔案管理所要求的能力、知識，同時也要求他們掌握一定的信息化技能。而現實中，檔案管理者信息技術知識的欠缺、能力的不足，影響工作效率，此外，技術人員不能夠定期的針對檔案系統進行維護，也難以確保檔案的安全性。

3 紙質檔案管理與電子檔案管理的融合路徑分析

3.1 強化檔案管理信息化建設

具體而言，各個單位應當基于自身實際，創設獨具特色的信息化檔案管理模式，在這一過程中，需要以才能確保檔案管理信息化建設目標的實現。在檔案管理信息化建設中,要以“雙軌制”作為基本原則，何謂雙軌制？我們可以簡單理解為紙質檔案、信息化檔案的同步進行，以前者為主體，而后者為副本。該原則下，一方面實現了兩種模式下的雙重備份，另一方面，可以在確保檔案安全的前提下，提升檔案檢索、查詢效率；實行檔案全周期管理。以往所采取的管理模式，將管理點放在檔案的存儲、使用階段，而全周期管理，顧名思義就是指將管理貫穿但檔案由產生，直至銷毀的全過程之中，基于不同的階段制定與之相對應的管理目標，遵循客觀規律，強化檔案管理的有效性。

3.2 強化兩種管理的共存性、互動性

可以設想，在未來的某一段時期內，紙質檔案與電子檔案會呈現出一種“共存”趨勢，在信息技術的支持下，二者的融合會愈加的深入。首先，共存性，顧名思義指的是二者一同存在，了舉個例子來看，我們可以將視頻、音頻等信息，存儲到互聯網空間，然后，再刻錄成光盤；第二，互動性。兩種模式均存在各自的優勢，具備查詢、檢索等功能。紙質檔案的長足發展為電子檔案提供了堅實的基礎，而后者則能夠為前者的不斷優化、革新提供方向，強化二者的互動性，是實現兩者良好融合的重要條件。

3.3 完善檔案管理制度

紙質檔案、電子檔案二者的良好融合，恰當合理的檔案管理制度不可或缺。對此，檔案管理者需要基于當前的人員檔案管理模式，適當的引入信息化時代下針對檔案工作的新要求，并構建起相互補充、相互協調的管理機制，為信息化檔案管理工作的順利開展保駕護航。此外，還需要構建并完善統籌管理模式，也就是說使二者進行深度融合的同時也需要保留它們各自的特色，分別建立兩個相互聯系，卻又相互獨立的數據庫管理。在此基礎上，管理者可以充分的借助兩種模式的優勢，在收集、存儲或其他環節中構建相應的規范化管理模式，確保紙質檔案、電子檔案在使用及儲存中能夠依據具體實況進行靈活切換，強化二者的深度融合。

4 結語

綜上所述，當前的檔案管理需要處理海量的信息數據，這對于傳統紙質檔案的信息承載力提出了愈加的要求，作為大數據時代的產物，電子檔案的誕生很好的解決了信息存儲的需求。但傳統紙質檔案的優勢仍不可取代，對此，為求使檔案管理的作用充分發揮，有必要就二者的融合之路進行探究。