電力企業電子檔案管理的現狀分析與探究

景佐文

（云南電網有限責任公司保山供電局，云南 保山 678000）

電力企業屬于國民經濟的基礎產業，不僅承擔著一定的社會責任，還關乎著國民生計。電力企業也要面對市場競爭，綜合實力的提高是應對挑戰的有力武器。傳統的資金、規模、設備優勢，很容易被超越，要想長久的處于不敗之地，就必須提高企業的軟實力。檔案管理是一個企業管理的重要部分，電力企業電子檔案的管理工作對于電力行業的發展非常重要。為了電力企業的資源合理分配、充分運用，電力企業需要強化其檔案管理，提升檔案管理的能力。對于目前電力企業檔案管理工作存在的弊端，檔案管理部門需要針對實際問題，通過分析研究，運用科學創新的理念，才能持續推進檔案管理工作的開展，保證電力行業的良好發展。

1 電力企業檔案管理中存在的問題

電力行業具有涉及領域廣、技術要求高等特點[1]，奠定了電力企業的檔案管理工作的困難和復雜。但是，隨著檔案管理手段的不斷創新和管理制度的完善，也反映出電力企業檔案管理工作在實際生活中的不足。

1）領導對檔案管理的忽視。在電力企業的檔案管理工作中，由于相關領導單純的認為檔案管理工作就是對文件資料進行分類歸檔，而忽略了其對于企業發展的重要性。因此，檔案管理工作者只要能夠進行基礎工作就行，對檔案管理工作不夠重視，對于電力企業的發展在一定程度上產生影響。

2）企業對檔案管理的投入過少。隨著互聯網等新科技的快速發展，越來越多的企業也逐漸引進先進的技術手段應用于企業發展。檔案管理也應積極采取新的技術手段應用在信息管理上，但是，很多企業由于對檔案管理不夠重視，在經費方面的支持力度較小，造成儀器設備落后、管理模式傳統，從而使得檔案管理工作的工作質量與效率沒法得到保證。

3）檔案管理人員綜合素質低。由于企業領導沒有認識到檔案管理工作的重要性和對檔案管理工作的忽視，通常進行檔案工作的人員都是不具有專業知識[2]，無法保證檔案歸檔的準確性、管理的合理性和查閱的便利性。與此同時，檔案管理工作人員由于專業水平的缺乏、責任意識薄弱、管理理念落后、服務意識不高，導致檔案管理質量低下，嚴重限制了檔案管理工作的開展。

4）檔案管理手段的落后。電力企業的檔案管理主要依靠計算機進行，已經不能滿足現在管理工作的需要，在企業的檔案管理中，會遇到很多的挑戰和機遇，這些都在一定程度上影響著電力企業檔案管理工作的開展。

5）信息化管理效率低下。檔案管理工作普遍存在管理效率低的現象，主要原因在于，一方面是檔案管理的設施不夠齊全，設備的落后，從而制約了其使用效果和效率；另一方面，數字化的硬件設施的使用頻率低，現有的資源沒有得到最大化的利用[3]。

2 電力企業檔案管理問題的解決措施

以上問題的源頭在于企業領導對于檔案管理的不夠重視，忽略了：檔案記錄了一個企業的成長史，是一個企業的產權證明，是企業實現效益的有效媒介。檔案記錄的每一個員工都關乎到他們的權力與責任，檔案不僅僅是一個企業的歷史，還是企業的潛在財富。僅僅從當前的經濟效益出發，忽略檔案材料的完整性，將不利于企業的發展。因此，從企業領導、管理模式、管理人員出發，提出以下幾點 建議：

1）把電子文件管理作為重點.對于傳統的檔案管理手段取其精華，去其糟粕，結合先進的信息化管理模式，規范電子檔案的管理流程。傳統的檔案管理主要依靠紙質，音像等作為存檔，在通過人力進行收集、管理。這樣的工作模式不僅繁雜，而且檔案容易隨著地點、時間的遷移而丟失。由于工程量大，對于歸檔的資料，檔案部門若是不及時進行處理、分類，很容易造成檔案的積壓引起信息資源浪 費[4]。目前，隨著我國信息化管理水平的提升，研發了大量的技術設備和管理手段，尤其在數字化的大背景下，為電子檔案的信息化提供了技術支持。把計算機網絡技術充分運用到檔案管理工作中，把信息當作需要管理的目標，進行數字化的加工處理進行檔案信息資源化。

2）加強對檔案管理的領導程度。檔案管理工作和其他工作一樣，都對于企業的發展至關重要，也都離不開企業領導的重視。因此，企業的領導者需要提高對于檔案管理的重視程度，強化對其的領導力度，將檔案管理工作納入企業管理的常項中，落實其檔案管理的資金、軟硬件的投資力度，保證檔案管理工作的順利進行。

3）完善電力企業檔案的管理制度。完善的檔案管理制度是電力企業提升檔案管理水平和效率的前提。目前，由于企業領導檔案管理的忽視和管理人員的專業水平的限制，存在電力企業的檔案管理的相關制度不夠健全、統一，再加上信息化建設設施落后、信息化水平低等情況。根據相關的國家法律要求，結合電力企業檔案管理的現狀，急需制定完善的、科學的、合理的管理制度，將相關制度進行整理、細化，形成文件和條例提高檔案管理人員和企業領導的重視程度，進一步推動檔案管理工作水平的提高，提高檔案管理工作的效率。

4）提高檔案管理人員的專業水平。檔案管理人員需要具備一定的專業知識，檔案管理工作人員的專業水平和能力的高低對于檔案管理的工作效率和質量具有直接影響。所以，電力企業應建立一支具有綜合素質較高的檔案管理團隊，以保證電力企業檔案管理工作的順利開展。管理部門對于新進的檔案管理人員，應進行專業知識和技能的培訓，并定期進行考核[5]。通過相關技術培訓，來實現提升檔案管理人員工作能力和效率的目的，從根本上解決檔案管理人員專業水平不高的問題。

5）提高軟硬件設施的投入力度。在信息化時代，電力企業的檔案管理主要依靠計算機網絡技術開展，因此，電力企業應該在計算機的軟硬件和現代化的技術手段上加大資金投入。對于一些必要的設備和管理模式，需要進行及時的更新和引進；加大對于技術人員的培訓力度，注重管理設備和管理人員能力的同步提升。通過多元化的發展，達到檔案管理水平和效率的同時提升的目的。

3 總結

以上是對目前電力企業的檔案工作中中存在的一些問題，并提出幾點建議，以其能夠引起相關行業人士的重視。總之，隨著科技的發展，檔案管理工作的開展一定會更加的科學化、便利化，希望相關的管理工作人員能夠積極引進先進的技術手段和管理模式，只有清楚的了解自身的發展狀況，才能在遇到挑戰時從容應對及更好的發展 自身。