淺談如何規(guī)范機關(guān)檔案管理工作

王麗霞

（利津縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，山東 東營 257400）

檔案管理（file management）亦稱檔案工作，它是檔案館或相關(guān)機構(gòu)對資料檔案進行管理的一種手段或策略。檔案管理本著為內(nèi)部人員提供服務(wù)的原則，以收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計等一系列舉措服務(wù)于檔案利用者，檔案館或相關(guān)機構(gòu)通過檔案管理可解決檔案分散、雜亂、量大以及孤本等不利于閱覽與查詢的問題。尤其是機關(guān)單位，檔案資料基本屬于機密而重要的文件，稍有遺失或損壞都會造成不可估量的后果。

1 機關(guān)檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理觀念陳舊

管理觀念陳舊集中體現(xiàn)在機關(guān)內(nèi)部人員對檔案的重要性認知不足。機關(guān)內(nèi)部人員對待檔案一貫保持“使用在前，管理在后”的心態(tài)，更有甚者認為檔案應(yīng)重在利用，而所謂的管理不過是興趣使然，有用之時便稍加整理，無用之時便可束之高閣。這嚴(yán)重違背了管理學(xué)的根本性思想，如此所導(dǎo)致的后果便是檔案在使用時不是缺頁少字，便是凌亂不堪而難以查找，直接影響機關(guān)內(nèi)部的工作效率。

1.2 檔案管理設(shè)施不齊全

影響機關(guān)檔案管理效率和質(zhì)量的首要因素是管理設(shè)施不齊全。據(jù)調(diào)查可知，機關(guān)內(nèi)部雖設(shè)有相應(yīng)的檔案管理室，但絕大多數(shù)檔案管理室缺乏較大的存放空間，一部分檔案管理室僅可存放相應(yīng)的檔案資料，而進入檔案管理室查詢或閱覽檔案資料的人員卻往往會無處落腳。更為慘烈的是，有相當(dāng)一部分檔案管理室內(nèi)無可供擺放的書架，檔案資料肆意碼放在墻角或沿墻體一溜排開，而且并未做好相關(guān)的防潮、防火措施，以致檔案資料出現(xiàn)丟失、損壞，部分紙張發(fā)黃，字跡難以辨認。檔案室缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)性設(shè)施，存在重大安全隱患，尤其對機關(guān)單位而言，因機密文件損壞所造成的損失將是無法估量的。

1.3 缺乏專業(yè)的管理人員，管理水平不足

檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人員是影響檔案工作質(zhì)量的一個重要原因。很多單位對檔案管理不夠重視，認為只要有相關(guān)的資料即可，無需配備專業(yè)的人員去進行專門的管理。很多機關(guān)單位沒有專門的管理檔案人員，大多數(shù)都是一些身兼數(shù)職的工作人員，他們沒有過多的精力投入到檔案管理工作中，或者因為對這方面的工作不夠熟練、對檔案業(yè)務(wù)不夠了解，導(dǎo)致很多單位的檔案無法進行科學(xué)有效的管理。

2 提高我國機關(guān)檔案管理工作水平的重要措施

2.1 建立完善的檔案管理工作制度

當(dāng)前的檔案管理工作中，創(chuàng)造智力勞動成果的群體是最主要的管理對象，如今各類虛假信息充斥著社會，作為檔案管理部門需要對檔案管理的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)進行強化，并完善考核機制。檔案管理工作所具有的重要性不言而喻，這就需要管理部門要重視內(nèi)部建設(shè)，并要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，當(dāng)出現(xiàn)管理問題要對責(zé)任追查到底，通過考核促進管理人員責(zé)任感的提升。在管理機制中還要融入安保建設(shè)，抵御黑客入侵，保證檔案管理的安全性。

2.2 堅持檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合

在當(dāng)前社會中，信息化技術(shù)發(fā)展迅猛，設(shè)備不斷更迭，要想讓檔案管理工作的效率得到顯著提升，就需要相關(guān)單位對信息化技術(shù)進行合理應(yīng)用。在開展檔案管理工作時，政府部門需要對時代發(fā)展趨勢進行關(guān)注，將相關(guān)的技術(shù)與設(shè)備引入到管理工作中，讓檔案管理工作環(huán)境得到顯著優(yōu)化。作為檔案管理的職能部門，要主動對管理工作的信息化水平進行提升，強化相關(guān)管理人員技術(shù)應(yīng)用能力，定期對管理人員展開相關(guān)培訓(xùn)，向他們介紹最先進的技術(shù)，為大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作儲備更多高技能人才。

2.3 提高機關(guān)檔案管理工作者的能力和素養(yǎng)

檔案整理工作對于很多人來說都是一項極其枯燥單調(diào)的工作，因此很多人都不愿意從事這項工作，這在一定程度上導(dǎo)致了我國機關(guān)檔案管理工作人員緊缺。因此一些機關(guān)單位在人員招聘的時候可以適當(dāng)增加檔案管理專業(yè)崗位，同時要對檔案管理工作者進行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。機關(guān)單位要采取一定的激勵措施，用一些好政策讓這個崗位留得住人才。在檔案管理過程中，一定要配備一個專門的檔案室，要給檔案工作人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，讓他們從各方面感受到單位的重視。

3 結(jié)束語

綜上所述，在社會信息化管理過程中檔案管理工作占有重要地位，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量工作人員長期作業(yè)才能完成，社會資源浪費較為嚴(yán)重。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如今的檔案管理工作已經(jīng)能夠與大數(shù)據(jù)進行深度融合。所以，相關(guān)政府部門需要對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作加以重視，促進檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，改變傳統(tǒng)工作思路與模式，應(yīng)用先進的技術(shù)與設(shè)備展開檔案管理工作，讓檔案管理工作的效率與質(zhì)量得到同步提升。

機關(guān)檔案管理人員在工作中應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，以極強的責(zé)任意識和擔(dān)當(dāng)精神努力把機關(guān)檔案管理到位。要緊跟時代發(fā)展步伐，讓自身的能力可以與這個時代相融合，為單位以及社會的發(fā)展做出更多的貢獻。