新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理工作的研究

白曉文

（興縣人才交流服務(wù)中心，山西 呂梁 033600）

在我國大中專畢業(yè)生的就業(yè)制度不斷建立、發(fā)展以及改革的過程中，開始步入社會的大中專畢業(yè)生的人數(shù)也在日漸增多，尤其是處在當(dāng)前這個信息技術(shù)不斷發(fā)展的大時代背景之下，就業(yè)的方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的表現(xiàn)形式，畢業(yè)生檔案管理工作隨即變得更加困難。因此，本文主要從問題的角度出發(fā)，針對新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理工作展開適當(dāng)?shù)难芯浚Ｍ疚目梢詾橄嚓P(guān)的工作人員提供一定的幫助。

1 新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理中的紕漏

1）檔案管理制度不夠完善。在進行大中專畢業(yè)生的檔案管理工作的過程中，大部分的檔案管理部門都是嚴(yán)格的按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》以及《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件來進行日常的管理的，這也導(dǎo)致了工作人員在管理的過程中沒有與自身的實際情況相結(jié)合來進行管理，同樣，也沒有在此過程中制定出相對具體的管理細(xì)則及管理制度，所以現(xiàn)階段我國整個大中專畢業(yè)生的檔案管理工作的工作質(zhì)量都處于有待提升的狀態(tài)。說的具體一點，就是在進行工作的過程中相關(guān)制度的指導(dǎo)與規(guī)范相對匱乏，在歸檔、查檔以及調(diào)檔等主要環(huán)節(jié)上都沒有較為明確的管理制度，或者是有相對明確的管理制度卻沒有及時的對其進行更新工作，特別是在現(xiàn)如今信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，更是極其容易出現(xiàn)丟檔、信息失真以及改檔等特殊情況。因此，只有建立相對嚴(yán)格的檔案管理機制并及時的更新，才可以在檔案管理效果方面做出更好的保障。

2）檔案的整理工作做得不規(guī)范。因大中專畢業(yè)生的數(shù)量逐年增多，不同地區(qū)大部分畢業(yè)生人事檔案自然也會隨之轉(zhuǎn)回生源地，當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鳈C構(gòu)接收到的畢業(yè)生檔案數(shù)量也隨之逐年批量增加。在這種大中專畢業(yè)生生源檔案數(shù)量不斷增加、檔案管理工作人員不足、檔案流動十分頻繁等不利情況下，就會造成檔案工作人員較為被動的去應(yīng)付檔案的歸檔、傳遞以及查閱等一系列的日常檔案管理工作，負(fù)責(zé)檔案管理的部門只發(fā)揮出“保管員”的角色，在對于接收到的畢業(yè)生檔案進行存儲時，也只是簡單的按照其畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)時間或者是接收時間的差異性來進行比較簡單的編號和登記，在檔案整理、歸納及收集過程中還是比較初淺的。在這種檔案管理不夠規(guī)范的情況下，大中專畢業(yè)生的檔案內(nèi)容也會因此出現(xiàn)類似于管理不夠完善等特殊情況，直接影響了大中專畢業(yè)生檔案管理工作的嚴(yán)肅性，整個檔案管理工作效率也因此大大降低，更無法為大中專畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)保障。

3）檔案管理的方式過于落后。在信息技術(shù)時代背景下，檔案管理工作也迫切需要進行信息化管理，相形見絀的是，一些大中專畢業(yè)生檔案管理方式呆板，檔案管理形式較為落后，依然還存在以手工操作為主，計算機操作為輔的情況，雖然大多數(shù)都在使用計算機進行錄入管理，但是在進行實際檔案管理時，也僅僅只是局限于將名字與畢業(yè)學(xué)校等較為基礎(chǔ)的信息，直接輸入微機中及查詢檔案編號，然后再由檔案管理人員找出畢業(yè)生檔案資料等情況。由此可見，計算機現(xiàn)代化管理功效尚未有效發(fā)揮，整個檔案現(xiàn)代化管理效率與水平也相對 滯后[1]。

4）社會上的大部分企業(yè)對畢業(yè)生檔案的管理工作沒有足夠的重視。在社會不斷發(fā)展過程中，大多數(shù)國企都已經(jīng)進入了改制，多數(shù)企業(yè)幾乎都是私營企業(yè)、民營企業(yè)，企業(yè)在發(fā)展過程中都是企業(yè)自己說了算，他們在招錄畢業(yè)生時，看重的都是學(xué)生的學(xué)歷和專業(yè)，以及究竟能不能為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，而對于畢業(yè)生檔案問題大多重視程度不夠，所以沒有對畢業(yè)生檔案進行及時的收集、歸檔與整理，只是在需要使用檔案時，才由畢業(yè)生本人直接到人事部門進行檔案查詢。在這種情況下，學(xué)生在企業(yè)工作以及學(xué)習(xí)方面的存檔工作自然也就不夠完善，出現(xiàn)了較多的檔案管理問題。

2 在新形勢背景下進行大中專畢業(yè)生檔案管理工作的策略

1）建立相對健全的大中專畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)章制度。根據(jù)上級文件精神，緊密結(jié)合我縣實際，制訂出切實可行的檔案管理、借閱、轉(zhuǎn)遞、材料的收集等各項工作制度，為實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的正規(guī)化、科學(xué)化管理提供依據(jù)。

2）對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理逐漸加強。對接收到的畢業(yè)生檔案重新整理，剔除一部分無用的案卷和資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的目的是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標(biāo)題，一一對應(yīng)，裝訂成冊[2]。其次，要加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合我縣實際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進修、科研成果、論文發(fā)表等新記錄充實到檔案，力求準(zhǔn)確、客觀地反映出畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。再就是要實行專門統(tǒng)一管理，將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。

3）在原本的檔案管理模式進行革新，實現(xiàn)更加科學(xué)化的管理。要對原本的檔案管理模式進行更新，首先就是要在立卷制度上進行更新，并從工作手段上入手改進，從組卷的形式到裝訂的手段都要著重考慮，改造后要做到既不影響將來的調(diào)檔利用，又可以在最短的時間內(nèi)完成歸檔這一重要程序。這樣做可以最大限度的加強現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，并提高了管理工作的效率和水平。對計算機現(xiàn)代化管理的潛力進行充分的挖掘，從問題根本上入手，來改變現(xiàn)階段手工操作運轉(zhuǎn)較慢、效率相對較低等問題，在這樣的背景下大大的提高管理工作效率以及管理水平[3]。

4）在輿論宣傳方面加大力度。在宣傳大中專畢業(yè)生的人事檔案在未來工作中的重要性時，盡全力的利用各種信息化的平臺以及社會的各種途徑，將畢業(yè)生對于自己檔案的重視程度最大限度的加強。讓大中專畢業(yè)生可以充分的意識到人事檔案并不是一份可有可無的資料，而是與日后的工作生涯和未來的整體發(fā)展密不可分的，是社會各界用人單位對畢業(yè)生的進行評價的最重要依據(jù)，也是對大中專畢業(yè)生所可以創(chuàng)造的社會價值的最為重要的參考材料之一。

3 總結(jié)

總而言之，現(xiàn)如今的大中專畢業(yè)生的檔案管理工作是一件相對繁雜又比較重要的工作，畢業(yè)生的檔案管理工作與關(guān)每一個學(xué)生的就業(yè)程度都是息息相關(guān)的，甚至還可能會關(guān)系到未來整個社會的就業(yè)發(fā)展趨勢。所以，將大中專畢業(yè)生的檔案管理工作做好不僅僅是檔案管理工作中的重點，也是其難點所在。各個高校既要做到在進行管理檔案工作的過程中腳踏實地、實事求是，還要對檔案管理工作的管理模式進行不斷的更新，并以此來讓學(xué)生對社會的發(fā)展能夠更好地適應(yīng)，與此同時還可以為我國大中專學(xué)生的整體就業(yè)作出貢獻。