新形勢下大中專畢業生檔案管理工作的研究

白曉文

（興縣人才交流服務中心，山西 呂梁 033600）

在我國大中專畢業生的就業制度不斷建立、發展以及改革的過程中，開始步入社會的大中專畢業生的人數也在日漸增多，尤其是處在當前這個信息技術不斷發展的大時代背景之下，就業的方式也呈現出了更加多元化的表現形式，畢業生檔案管理工作隨即變得更加困難。因此，本文主要從問題的角度出發，針對新形勢下大中專畢業生檔案管理工作展開適當的研究，希望本文可以為相關的工作人員提供一定的幫助。

1 新形勢下大中專畢業生檔案管理中的紕漏

1）檔案管理制度不夠完善。在進行大中專畢業生的檔案管理工作的過程中，大部分的檔案管理部門都是嚴格的按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》以及《流動人員人事檔案管理暫行規定》等文件來進行日常的管理的，這也導致了工作人員在管理的過程中沒有與自身的實際情況相結合來進行管理，同樣，也沒有在此過程中制定出相對具體的管理細則及管理制度，所以現階段我國整個大中專畢業生的檔案管理工作的工作質量都處于有待提升的狀態。說的具體一點，就是在進行工作的過程中相關制度的指導與規范相對匱乏，在歸檔、查檔以及調檔等主要環節上都沒有較為明確的管理制度，或者是有相對明確的管理制度卻沒有及時的對其進行更新工作，特別是在現如今信息技術不斷發展的背景下，更是極其容易出現丟檔、信息失真以及改檔等特殊情況。因此，只有建立相對嚴格的檔案管理機制并及時的更新，才可以在檔案管理效果方面做出更好的保障。

2）檔案的整理工作做得不規范。因大中專畢業生的數量逐年增多，不同地區大部分畢業生人事檔案自然也會隨之轉回生源地，當地人才交流機構接收到的畢業生檔案數量也隨之逐年批量增加。在這種大中專畢業生生源檔案數量不斷增加、檔案管理工作人員不足、檔案流動十分頻繁等不利情況下，就會造成檔案工作人員較為被動的去應付檔案的歸檔、傳遞以及查閱等一系列的日常檔案管理工作，負責檔案管理的部門只發揮出“保管員”的角色，在對于接收到的畢業生檔案進行存儲時，也只是簡單的按照其畢業學校、畢業時間或者是接收時間的差異性來進行比較簡單的編號和登記，在檔案整理、歸納及收集過程中還是比較初淺的。在這種檔案管理不夠規范的情況下，大中專畢業生的檔案內容也會因此出現類似于管理不夠完善等特殊情況，直接影響了大中專畢業生檔案管理工作的嚴肅性，整個檔案管理工作效率也因此大大降低，更無法為大中專畢業生提供優質服務保障。

3）檔案管理的方式過于落后。在信息技術時代背景下，檔案管理工作也迫切需要進行信息化管理，相形見絀的是，一些大中專畢業生檔案管理方式呆板，檔案管理形式較為落后，依然還存在以手工操作為主，計算機操作為輔的情況，雖然大多數都在使用計算機進行錄入管理，但是在進行實際檔案管理時，也僅僅只是局限于將名字與畢業學校等較為基礎的信息，直接輸入微機中及查詢檔案編號，然后再由檔案管理人員找出畢業生檔案資料等情況。由此可見，計算機現代化管理功效尚未有效發揮，整個檔案現代化管理效率與水平也相對 滯后[1]。

4）社會上的大部分企業對畢業生檔案的管理工作沒有足夠的重視。在社會不斷發展過程中，大多數國企都已經進入了改制，多數企業幾乎都是私營企業、民營企業，企業在發展過程中都是企業自己說了算，他們在招錄畢業生時，看重的都是學生的學歷和專業，以及究竟能不能為企業帶來經濟效益，而對于畢業生檔案問題大多重視程度不夠，所以沒有對畢業生檔案進行及時的收集、歸檔與整理，只是在需要使用檔案時，才由畢業生本人直接到人事部門進行檔案查詢。在這種情況下，學生在企業工作以及學習方面的存檔工作自然也就不夠完善，出現了較多的檔案管理問題。

2 在新形勢背景下進行大中專畢業生檔案管理工作的策略

1）建立相對健全的大中專畢業生檔案管理工作的規章制度。根據上級文件精神，緊密結合我縣實際，制訂出切實可行的檔案管理、借閱、轉遞、材料的收集等各項工作制度，為實現畢業生檔案的正規化、科學化管理提供依據。

2）對畢業生人事檔案的規范化管理逐漸加強。對接收到的畢業生檔案重新整理，剔除一部分無用的案卷和資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的目的是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊[2]。其次，要加強收集工作，完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合我縣實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修、科研成果、論文發表等新記錄充實到檔案，力求準確、客觀地反映出畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。再就是要實行專門統一管理，將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。

3）在原本的檔案管理模式進行革新，實現更加科學化的管理。要對原本的檔案管理模式進行更新，首先就是要在立卷制度上進行更新，并從工作手段上入手改進，從組卷的形式到裝訂的手段都要著重考慮，改造后要做到既不影響將來的調檔利用，又可以在最短的時間內完成歸檔這一重要程序。這樣做可以最大限度的加強現代化信息技術在檔案管理工作中的應用，并提高了管理工作的效率和水平。對計算機現代化管理的潛力進行充分的挖掘，從問題根本上入手，來改變現階段手工操作運轉較慢、效率相對較低等問題，在這樣的背景下大大的提高管理工作效率以及管理水平[3]。

4）在輿論宣傳方面加大力度。在宣傳大中專畢業生的人事檔案在未來工作中的重要性時，盡全力的利用各種信息化的平臺以及社會的各種途徑，將畢業生對于自己檔案的重視程度最大限度的加強。讓大中專畢業生可以充分的意識到人事檔案并不是一份可有可無的資料，而是與日后的工作生涯和未來的整體發展密不可分的，是社會各界用人單位對畢業生的進行評價的最重要依據，也是對大中專畢業生所可以創造的社會價值的最為重要的參考材料之一。

3 總結

總而言之，現如今的大中專畢業生的檔案管理工作是一件相對繁雜又比較重要的工作，畢業生的檔案管理工作與關每一個學生的就業程度都是息息相關的，甚至還可能會關系到未來整個社會的就業發展趨勢。所以，將大中專畢業生的檔案管理工作做好不僅僅是檔案管理工作中的重點，也是其難點所在。各個高校既要做到在進行管理檔案工作的過程中腳踏實地、實事求是，還要對檔案管理工作的管理模式進行不斷的更新，并以此來讓學生對社會的發展能夠更好地適應，與此同時還可以為我國大中專學生的整體就業作出貢獻。