關于自然資源部門檔案管理工作現狀以及改進策略研究

宋艷梅

（山西省呂梁市交城縣自然資源局，山西 呂梁 030500）

檔案管理是周期性的系統項目，而自然資源的檔案管理，是地方經濟建設以及土地資源利用等歷史記錄的重要平臺，為此認為自然資源的檔案管理工作意義深遠。在自然資源的檔案中，具體內容為相關管理部門在土地規劃有開發，以及應用等方面，所形成的文字或圖片記錄。而當前在自然資源檔案管理部門中所存在的常見問題是，信息化建設明顯不足，且在部分檔案規劃中還存在著資料分散等問題，極大地限制了檔案管理現代化方向的發展，為此有必要經由深入分析，來為相關工作的進一步改善提供指導。

1 自然資源檔案特征

1）重復性特征。與傳統國土資源部門的職能進行對比，當前自然資源管理部門所涉及的職能更多，檔案相關內容更為復雜，且各部分之間存在著密切關聯，甚至有重合的部分，為此檔案管理在具體內容上，具有重復性的特征[1]。以土地資源的管理為例，在針對某一塊土地進行審批過程中，工作人員需要首先對土地相關檔案進行查看與分析。而在此工作中有可能會涉及其他相關方面的檔案信息查詢，內容的復雜性與牽扯廣泛性，需要檔案管理部門，同時開展信息核對以及資源審批工作。在此環節中，資源檔案管理工作的分散性，也會增加持續檔案管理工作內容的重復性。2）周期長特征。對于自然資源檔案的科學化管理是系統性工程，其任務量與專業性均較高，工作人員在檔案管理實踐中，整理與管理工作所耗費的財力物力以及時間成本較大。在某部分自然資源檔案管理中具有長期性特征，檔案編制所需要投入的時間成本較大[2]。在土地資源管理過程中，農村地區的土地資源管理工作較為復雜，基于農村土地資源分配與農民的切身利益相關，為此，在此類型土地資源管理期間，有關工作人員需要嚴格核查所有相關信息，同時還需要開展具體的測量工作，用科學的手段及方法進行計算與測量，確保土地分配的公平與公正性。在此種狀態下開展相關工作，導致農村地區的土地管理時間周期較長，耗費的精力較大，而工作人員也面臨著較大的壓力[3]。3）動態變化特征。自然資源的檔案管理涉及眾多內容，而其中地籍管理，作為主要內容之一存在。在傳統自然資源檔案管理中，國土資源檔案管理所占據的地位較高，此部分檔案相關內容較為復雜，同時也具有可變化性特征[4]。在自然資源檔案管理中的地籍信息管理工作中，與人民的工作生活以及生產存在著重要關聯，但在經濟社會的快速發展下，立即在短時間內可出現變化情況，為此相關部門必須要樹立起時間管理觀念。在此觀念的引導下，需要對地籍檔案管理做好動態更新，確保地籍信息的時效性以及精準性，為后期相關信息的核查與應用提供良好的技術 保障。

2 自然資源部門檔案管理工作現狀

1）工作職責逐漸清晰但部分資料散亂。經由多年的努力，當前在自然資源檔案管理部門中，相應的工作職責已經逐漸清晰，但基于工作內容的復雜性以及動態變化性等特征，導致在部分工作中還出現著資料散亂的情況。現階段自然資源檔案管理中，以國土資源管理為例，其工作重點還存在著片面化情況，更傾向于對地籍檔案的管理，對于其他相關文本檔案的管理缺乏應有的重視[5]。在此種管理觀念下，導致部分檔案并沒有實現分類管理，被分布到不同的部門中，沒有實現集中化管理。此種管理工作可能會導致某些檔案的丟失或損害，最終造成資料不全，影響到后期對于相關資料的應用。2）檔案管理相關硬件設施建設有待更新。完善的硬件設施與軟件規劃是自然資源檔案管理工作得以順利開展的重要基礎，同時對于檔案管理的工作效率以及質量也具有一定的影響因素。而現階段，國內部分自然資源管理部門的硬件設施還存在著滯后性以及配置不足等問題。此種硬件設施建設，極大的影響了，檔案管理信息化的發展進程。甚至于有部分檔案館的裝修過于簡陋，對于某些紙質文件的存儲明顯不利，可出現霉變甚至毀損的情況。3）檔案管理工作信息化不足。在現代社會中，各企業以及相關政府部門，均在逐步推行信息化建設，實現信息化有助于進一步提升工作開展效率以及精準性。但在自然資源檔案管理工作中，基于信息技術引入積極性不足，以及應用水平限制等原因的影響，導致自然資源檔案管理工作整體信息化明顯不足。現階段有部分自然資源檔案管理，還維持著原始的方式，為檔案資料的查詢帶來極大困難，而相關信息化設備的配置也明顯不足，導致有諸多資料還沒有實現電子化備份，容易出現丟失與損壞情況。

3 自然資源部門檔案管理工作優化策略

1）檔案管理工作引入大數據技術。在現代各企業經營管理過程中，對于大數據的應用較為廣泛，有助于提升數據存儲以及查詢效率。大數據時代下，相關技術已經在各個行業中實現廣泛應用，可在大量信息中，快速篩查出具有價值的數據信息，同時還可實現對于數據信息的有效整理及分析[6]。在自然資源檔案管理工作中，若能夠積極引入大數據技術，則可在相對短的時間內獲取到所需信息，以便于進一步強化檔案管理工作效率。在自然資源檔案管理部門，需要盡快落實對于大數據技術的充分應用，并在此基礎上推動數據提取效率的提升。2）強化檔案管理的保密制度。檔案管理的保密性具有重要意義，將直接關乎到國家與單位以及個人的重要信息。為此，需要所有自然資源檔案管理人員均要做好檔案的保密工作，不能夠出現違規或隨意翻查以及抄襲等情況。自然資源檔案管理人員需要參與檔案管理培訓以及保密工作培訓，促使所有工作人員均能夠客觀的認識到，自然資源檔案管理的重要性，以及保密工作的重要意義。所有工作人員均需要嚴格參考，檔案法與檔案保密法等，對自己進行約束，強化法律意識，認真做好所有自然資源管理相關工作，做到不損毀，不泄密，不抄襲。3）提升檔案管理的信息化水平。在檔案管理工作的信息化建設中，其中一點較為重要的是實現資源共享。在關注社會經濟發展的過程中，各部門與單位的檔案管理科技水平，也需要隨之提升，尤其是在各鄉鎮等基層單位。在自然資源檔案管理工作中，有部分地區的硬件設施較為滯后，極大的影響了檔案管理的信息化建設進程。為此，檔案管理工作管理人員，需要積極向上層領導進行申請，對檔案管理工作的硬件設施，加強資金投入，促使自然資源檔案管理的信息化水平能夠得到快速提升，可借助于網絡信息化，實現檔案資源的高度共享。

4 結論

自然資源檔案管理具有長期性與復雜性等重要特征，且在現代社會中，短期內便可出現各種檔案資源的更新，為此，自然資源檔案管理工作內容較為復雜。可經由加速檔案管理工作的信息化建設，實現資源共享，同時也可經由引入大數據技術來進一步提升檔案管理工作的效率。