新形勢下干部檔案規范化管理的幾點思考

陳宇紅

（羅定市委組織部檔案室，廣東 羅定 527200）

在新的發展形勢下，人事任用制度發生了較大的轉變，這同時也為干部檔案管理工作帶來了諸多挑戰，要求其逐漸朝向規范化和信息化的方向發展。只有滿足新時期的檔案管理需求，才能保障檔案利用效率以及檔案服務水平。因此，要求相關的檔案管理人員能夠認清新形勢，對干部檔案工作做出創新，不斷強化檔案管理效率，完善檔案服務功能，更好的服務于人事任用和選拔工作，現就促進檔案管理規范化的幾點策略作出研究。

1 新形勢下干部檔案管理面臨的挑戰

1）檔案管理難度加大。人事檔案管理中，涉及不同身份和崗位人員的檔案資料，致使檔案收集難度較大。此外，由于檔案管理形式呈現出多元化發展趨勢，檔案來源以及格式無法統一，這為檔案整合與歸檔也帶來了一定的難度。尤其是在進行檔案信息化建設時，對各類人員檔案進行梳理與整合的過程中發現一部分干部檔案的內容存在脫節現象，檔案資料內容不全，很難保障檔案管理質量，這也會對之后的人事工作帶來一定影響。

2）迫切需要開展檔案信息化建設工作。在信息技術高速發展的基礎上，為干部檔案管理工作提供了有力的技術支持。面對新形勢下的檔案管理要求，需要積極進行檔案信息化建設工作，投入大量的資金與人力強化干部檔案的信息化水平。而實際上，雖然加大了軟硬件設施的投入力度，但從其具體的管理工作中來看僅能提升檔案信息處理的效率以及檔案資料的提取效率，并未根據干部檔案的服務職能推出更多服務功能，對干部檔案的利用形成了一定的限制，干部檔案的主動服務能力較弱。總體來看，干部檔案的信息化還有較大的建設 空間。

3）對管理隊伍素質的高要求。在原有的干部檔案管理工作中，參與管理的人員以兼職人員居多，具有專業檔案管理能力的專職管理人員相對較少，致使檔案管理質量與效率難以保障。新形勢下，對干部檔案工作提出了更多的要求，兼職人員的專業能力較差，已經難以滿足新時期檔案管理的崗位需求。因此，迫切要求加大對管理人才隊伍建設的投入，積極引入外來管理人才，構建起相對完善的管理隊伍，助力于干部檔案管理工作的高效開展[1]。

2 新形勢下提升干部檔案管理規范化的幾點建議

1）構建起相對靈活的檔案管理新機制。信息技術在干部檔案管理工作中的應用，為干部檔案管理工作的創新發展創造了一定的條件，但同時也應該認識到原始檔案管理的重要性。尤其是人事檔案管理中，部分原始資料可起到反饋干部人員個人經歷和工作資質的作用，這是電子檔案無法取代的。此外，也應該認識到，檔案管理信息化在提升檔案管理效率的同時，也為檔案信息安全帶來了一定的威脅，如在系統出錯的情況下，很可能導致檔案資料丟失的嚴重后果。因此，原始檔案管理還應被作為干部檔案管理工作中的重點管理內容。在干部檔案管理中，應落實好以下管理任務：首先，應保障檔案資料的全面性，即通過規范檔案管理流程和統一檔案格式來保障檔案收集的效率，確保檔案資料的實時更新。其次，要保障對檔案資料的動態管理，需根據干部的人事調整狀況對檔案資料進行實時更新。尤其在發生較大的人員變動時，應確保檔案跟隨人事變動，做到檔隨人走。為此，在實際開展干部檔案管理工作時，應制定較為靈活的檔案管理機制，使其真正發揮自身的檔案管理職能與服務職能，保障檔案管理的實效性和可靠性[2]。

2）加強干部檔案的信息化建設水平。在新形勢下，進行干部檔案信息化建設已經成為推動檔案工作創新發展的必然舉措。同時，可起到增強管理效率和管理質量的重要作用。在開展干部檔案管理工作時，利用信息化管理系統可有效實現檔案管理的規范化。目前來講，大部分檔案管理系統均可為檔案收集、整合與歸檔提供便利。相關管理人員僅需要操作檔案管理系統完成檔案資料收集工作即可，檔案資料整合與歸檔的效率較高，可有效提升干部檔案管理工作的實效性，也為檔案提取提供了較大的便利，有效提升了檔案資料的利用率。相對于原本的檔案管理工作來說，信息化管理系統的應用使檔案管理工作取得了較大的進展。但在新形勢下，對干部檔案服務功能提出了更多的要求。因此，還需不斷提升檔案工作的信息化建設水平，具體建設方法如下：首先，應加大成本投入，引入更多硬件設施，建立起相對完善的檔案數據庫，并且提升檔案系統的運行速度，為具體檔案工作的開展提供可靠的硬件支持；其次，應結合不同時期的檔案服務需求，進行軟件技術開發，推出多種方便快捷、高效的管理系統服務于具體的干部檔案管理工作；最后，應加強信息安全管理工作。在管理系統中配置安全保護系統，謹防出現信息泄露和信息丟失等問題，以免對干部資料的安全保密造成影響。

3）強化檔案管理隊伍的整體素質。根據目前的檔案管理崗位需求，開展人才招聘工作，引進更多高素質人才來充實檔案管理隊伍，強化檔案管理隊伍的綜合素質。此外，也要定期開展技術培訓工作，并且為檔案管理人員提供崗位實踐的機會，使其從實踐中總結管理經驗，不斷強化自身的管理實力。盡量減少兼職人員數量，注重對專職人員的培養，在條件允許的情況下，可在內部儲備大量的檔案管理人才，為今后的干部檔案工作提供必要的人才保障[3]。

4）注重監管實現檔案管理規范化。檔案管理信息化系統的應用有效規范了檔案管理工作流程。除此之外，還有部分管理工作需要由管理人員操作完成，為了提升干部檔案管理的規范化水平，應在內部設置專門的監管部門，對具體的檔案管理工作行為進行嚴格監管。監管人員可定期或不定期的開展檢查工作，確保能夠及時了解檔案管理中存在的不足與違規操作現象，對于出現違規操作行為的管理責任人應給予一定的懲罰。另外，為了保障在出現管理問題時，能夠追責至個人，還應建立起相對明確的管理職責，要求每位管理人員均能做好自身職責范疇之內的工作，且嚴格按照檔案管理要求執行工作，不得存在盲目管理的現象，以免由于人工失誤造成檔案資料丟失或者損壞等嚴重后果。在特定的情況下，也需建立相應的檔案管理制度，為管理工作的開展做出明確的指導，使每個環節的管理工作均有據可依。

3 結語

綜上所述，要想發揮干部檔案工作的管理職能，為人事任用工作以及人員調動和任免等工作提供可靠的依據，則需要結合新形勢下的檔案管理需求，對干部檔案管理工作進行創新，使其實現規范化管理。上文中根據新形勢下干部檔案管理工作的新挑戰提出，可以通過構建相對靈活的檔案管理新機制，加強干部檔案的信息化建設水平，強化檔案管理隊伍的整體素質和注重監管實現檔案管理規范化等手段來增強干部檔案工作的整體管理效果，全面提升干部檔案資料的利用率，為各類工作提供更為優質和高效的檔案服務。