關于加強檔案管理創新高校檔案服務機制的探討

譚 鵬

（湖南醫藥學院，湖南 懷化 418000）

當下社會，科學技術的快速發展，我國迎來全新時代互聯網信息時代。在此背景下，要想做好高校檔案管理工作，豐富高校的檔案信息資源，滿足社會各個領域以及高校學生、教師對高校數據信息資源的需求，必須加強檔案管理創新高校檔案服務機制的探討。結合實際情況，克服掉傳統的服務觀念，構建全新的教育服務機制，創新服務管理理念，確保檔案管理工作有序開展，為社會各個領域以及相關工作人員、師生，提供豐富的數據和信息資源。

1 創新高校檔案管理和服務工作必要性

高校檔案中，檔案是記載各個教師以及學生，在校的工作、生活和學習相關社會實踐信息，是高校寶貴資源。高校檔案管理工作有效落實，可確保檔案信息完整性，為高校學生以及教師未來的生活以及學習提供保障，利于其更好的發展、就業，為相關單位提供自己的信息、學習經歷以及社會實踐活動等。因此，高校必須做好檔案管理工作，記錄好高校學生以及教師在校相關信息，發揮資源的最大價值，為其未來更好發展奠定基礎。

檔案管理是知識的載體，對歷史發展進行記錄，并把各個知識點總結記錄，匯集豐富信息資源，這些資源不僅可靠，也是最為原始的信息，具有較大的開發和利用價值。檔案管理是高校主要工作之一，高校把發展期間科研成果、教學經驗資料全部保存于檔案中，為教師的教學工作以及學生學習提供理論參考資料。對于高校來說，要想發揮這些資源的優勢，必須把這些資源充分的利用起來，有效的管理檔案資源，開發檔案的信息資源，才能夠體現檔案信息資源的優勢和 價值。

因此，高校必須在做好科研工作的同時，落實好檔案管理工作，改變以往的管理模式，把信息技術作為依托，結合社會的發展需求、學校的發展目標，以及教師和學者對此需求進行管理，創新管理機制，為高校檔案管理工作有效開展奠定堅實基礎[1]。

2 高校檔案管理工作挑戰與發展建議

2.1 高校檔案管理工作難度大

當下國家的就業政策較為多樣，對高校的檔案管理工作提出更為嚴格要求，要求檔案資源的豐富性和時效性，這就增加高校檔案管理工作難度。面對這一發展形勢，高校必須給予檔案管理工作足夠的重視，樹立創新的發展目標，明確檔案管理工作對學生發展以及教師升遷的重要性，呼吁高校師生做好檔案管理工作，為未來的就業、再深造做保障。

2.2 缺乏高素質人才管理檔案

據調查和分析，當下高校管理人才中，大部分是即將退休和不宜教學的教師，此類教師年齡較大，部分教師是孕婦等特殊人群。在實際工作中，業務不熟練，檔案管理方法落后，模式單一，新檔案管理理念和方法無法有效應用，影響檔案質量管理工作。針對此，高校必須樹立創新管理理念，注重檔案管理人員的培訓和組建，安排能力強、創新意識強的工作人員，強化檔案管理工作效果[2]。

2.3 檔案管理制度較為落后

部分高校的檔案管理工作依舊停留于手寫的階段，沒有及時更新檔案管理機制，導致制度不夠完整，出現制度落后問題，這樣在檔案管理工作中就出現檔案材料被隨意擺放、檔案資源丟失問題。此外，高校也出現檔案管理設備落后問題，沒有利用互聯網信息技術進行管理，出現檔案記錄模糊以及檔案丟失和錯亂等問題，增加答案管理難度。因此，高校必須完善管理制度，引進全新管理設備，完善以往管理工作不足，確保高校檔案管理工作有序開展[3]。

3 高校檔案管理以及服務機制

3.1 創新檔案管理模式

教育事業的快速發展，帶動各個高校的發展。所以，傳統的檔案管理方法，注定無法滿足現階段高校檔案管理需求，單一紙質的檔案記錄方法容易引發檔案丟失問題[4]。因此，高校檔案管理工作人員，必須及時創新檔案管理方法，樹立全新的管理目標，引進信息技術，整合各種資源，利用電腦進行檔案的信息錄入、對信息進程存儲。然后打印成紙質形式，利于提高高校檔案管理的水平，利用網絡去進行管理和整理檔案，提高檔案管理工作效率[5]。

此外，高校也要改變以往的管理模式，明確檔案管理工作重要性，建立檔案管理制度，把檔案管理工作和其他工作分離，保障檔案管理工作的獨立性，成為職能型管理部門，改變以往的被動執行，發展為主動決策，更好的落實檔案管理工作，保障檔案管理工作到位、高效、安全及時去購買檔案管理新軟件，利用數字信息技術，挖掘資源、整理資源和組織并再利用資源，強化各個新型技術的應用，建設功能多樣、具有吸引力的檔案資源網站，利于用戶以直觀的形式，快速查找信息資源[6]。

最后，高校也要注重檔案管理工作未來的發展，全方面去進行管理，結合外部環境、檔案開發、檔案人力、檔案資源等要素，樹立全方位管理理念，解放思想，把以人為本和服務至上作為管理理念，創新檔案管理內容，利于更加到位、安全和高效的落實檔案管理工作。

3.2 創新人力資源培訓模式

人力資源管理創新也是高校檔案管理工作發展的必然趨勢，伴隨高校的發展，高校檔案資源越來越豐富、而且種類繁雜，增加檔案管理人員管理難度，也要求管理人員具備較強的技能，較為熟練的管理行為等[7]。因此，為更好的落實高校檔案管理工作，各個高校必須明確國家檔案管理要求、準則，樹立培訓目標，定期對教師以及學生進行培訓，提升其檔案管理能力，鼓勵其利用全新的檔案管理方法進行管理。

同時，也要創新管理理念，更好的落實高校應該樹立人力資源為首要資源的管理理念，改變以往見物不見人的管理思想，注重人才的培養，結合檔案管理工作人員的特點以及優勢，鼓勵每個工作人員發展個性、展現優勢，大膽創新。這樣不僅可增加檔案管理團隊凝聚力，也利于實現人力資源創新發展目標，構建一個高素質、能力強、紀律嚴實、作風正派的團隊。此外，素質培養也是極為重要的，因此，高校也要及時開展職業素養以及個人素質、思想道德精神培訓活動，增加檔案管理團隊的凝聚力。

3.3 創新檔案管理模式

高校檔案中數據信息，能夠為高校的教學工作帶來指導，對教師教學以及學生的學習具有較大影響。因此，檔案管理工作，應要求全校教師以及學生參與其中。首先，高校應大力宣傳檔案管理工作的重要性，呼吁每個人重視檔案信息管理，如利用校園廣播的形式、板報的形式，通過檔案管理系列活動，潛移默化把檔案管理理念以及檔案管理重要性深入全校師生的心中[6]。

此外，高校也要大膽創新，明確檔案管理工作中師生良好配合的重要性，鼓勵工作人員主動把有價值的教學案例等歸納到檔案中，及時對師生參與的社會實踐活動進行歸檔處理。這樣不僅可以保證檔案管理的完整性，也可為高校師生未來的發展，提供更加健全的參考資料，發揮檔案的最大價值，為高校教育事業長遠發展作保障[7]。

需要注意的是，高校為了激發檔案管理工作人員的工作積極性，可建立獎勵制度，對那些表現優異，敢于創新的工作人員給予物質獎勵和精神獎勵，為其提供發展的機會，激發檔案管理工作人員的工作積極性，發揮人才的最大作用，為檔案管理工作創新貢獻自身力量。

4 結束語

綜上所述，我們可以看出，高校在加強檔案管理，創新檔案服務機制過程中，需要創新檔案管理的方法，注重檔案管理工作未來的發展，結合外部環境、檔案開發、檔案管理、全方面去進行管理。此外，也要樹立培訓目標，落實人力資源創新工作，鼓勵全員參與其中，及時更新檔案數據信息。把服務作為宗旨，把創新作為主題，與時俱進，大膽創新，落實好檔案管理創新工作，為高校學生的學習以及教師的科研，提供豐富參考資源。