人才市場檔案管理存在的問題及對策

李平新

（梅州市梅縣區人才服務中心，廣東 梅州 514700）

1 人才市場檔案管理工作的重要性

1）人才市場檔案管理符合社會獨立人的檔案要求。我國人才流動受戶籍和檔案的影響，例如一個單位的員工想要跳槽到其他單位，如果原單位不同意其離職，其檔案就難以輕易帶走，很多檔案資料對于本人而言至關重要，對于其工作、婚姻、房屋買賣等都有影響。人才市場的人事檔案對于社會獨立人是十分必要的，人才市場對于檔案資料的集中管理，有利于避免部分人才資料的缺失，是有效管理社會流動人員的方式方法，也是與我國戶籍制度向適應的人才檔案管理制度。2）人才市場檔案管理符合用人單位的需要。對于企業而言，最重要的就是人才，在當今知識經濟時代，用人單位的競爭就在于人才的競爭。檔案資料就是記錄一個人接受教育的情況，接受培訓情況，還有一些資格證書和崗位從業證書等等，還有黨員關系等，還有一些工作信息等，是評價一個人的客觀標準，是用人單位安排員工職位和崗位的重要依據。用人單位可以發揮員工的長處，回避其缺點等等，人才市場的檔案資料管理至關重要。3）人才市場檔案管理工作有利于促進社會發展。人才市場檔案管理工作承擔著眾多人才資源的服務和檔案管理工作，且部分人才市場規模較大，檔案管理工作對于促進社會發展具有現實的意義。根據調查，南北方目前多個人才市場已經逐步實現網絡覆蓋信息化檔案管理體系，可以為多個用人單位提供終端信息服務，可以運用人才測評軟件對人才進行測評，人才市場檔案管理可以為企業發展服務，為社會發展助力。

2 人才市場檔案管理存在的問題

1）人事檔案管理服務理念不足。人才市場屬于社會公共服務部門，主要向大眾提供就職信息發布和人才檔案資料管理等，服務是其基本的工作，但實際上，人才市場檔案管理服務方式較為單一，管理效率較低，工作程序較為繁瑣，部分人才市場收費不合理等等，管理理念較為封閉。部分檔案管理人員認為只要認真管理檔案治療就可以，檔案管理服務不到位，沒有樹立以人為本的思想，多樣一拉檔案管理部門，管理服務自覺性不高。2）人事檔案管理較為落后。人才市場檔案管理比較注重對于檔案資料的接收和保管，但對于檔案資料分類細化管理不足。人事檔案管理包括受教育信息、工作經歷、獲獎情況、專業資格證書等等，可以為企業用工提供科學的依據，也有助于個人的職位晉升和職業生涯規劃。人才市場檔案管理多數采取比較陳舊的檔案管理模式，主要利用人工的方式管理檔案資料，對于檔案資料的收集和整理不足，分類不夠細致，個人檔案資料查詢程序繁瑣，人才市場檔案管理相對被動，不會及時跟蹤人才發展情況，檔案資料完善不足，沒有充分運用網絡信息平臺提高檔案管理的效率，人事檔案管理共享不足。3）人事檔案制度不夠健全。現階段，部分人才市場檔案管理的制度不夠健全，我國各大城市人員流動性較大，很多人才市場存在一些廢棄檔案，還有一些檔案資料在個人受眾，存在檔案造假和擅自更改等問題。人事檔案管理制度有待規范，人才市場檔案管理對于材料收集和整理制度不夠細化，很多不符合規定的材料混入檔案中，會影響檔案資料的真實性，檔案資料缺乏科學的制度，檔案資料查詢難度較大。且檔案資料在轉移過程中會出現丟失、缺頁等問題，查詢的檔案沒有及時填寫信息，檔案歸檔不及時，檔案價值受到嚴重的影響，檔案資料借閱歸還管理不當。4）人事檔案管理員工素質有待提高。人才市場檔案管理人員的綜合素質有待提高，檔案管理具體工作需要人來完成，人員在這一過程中的作用不言而喻，人事檔案管理的人力不足，且大部分都是兼職人員，還有部分都是年紀較大的工作人員，對于網絡平臺信息化操作不夠熟練。且部分檔案管理人員缺乏足夠的責任意識，檔案管理意識薄弱，沒有意識到檔案資料對于當事人的重要價值，個別人員擅自拆開檔案，導致檔案失真。

3 人才市場檔案管理的科學對策

1）健全人才市場檔案管理體系。人才市場要結合檔案管理實際建立科學的管理體系，完善檔案管理制度，保證人才市場檔案管理工作有序進行，保證提高檔案管理的效率，為人才提供真實的檔案資料，保證檔案資料收集的科學性，及時歸檔，及時整理和分類，保證檔案資料出現問題時有據可依、有責可問，避免出現糾紛。在人才市場檔案管理體系健全的過程中，需要考慮到多個流程和程序，要找到工作之間的平衡，要保證對接的合理性。人才市場檔案管理必須要做到公平和公正，要結合具體工作進行分工，做好崗位人員責任劃分，要發揮檔案管理的實際作用，要順應時代發展需要，要結合人才市場具體需求加強檔案管理。2）利用信息化技術提高檔案管理水平。人才市場檔案管理要結合網絡信息技術實現檔案管理效率的穩步提升，管理人員要借助網絡技術實現檔案管理的智能化。人才市場要加大投入，完善相關的網絡平臺，要創新檔案管理的模式。主動引進信息化技術，革新檔案管理設施設備，例如購置計算機、掃描儀、復印機等等，強化檔案資料管理的水平。人才市場要將檔案信息做好記錄，要將人工模式轉化為信息化模式，提高組卷和歸檔效率，發揮現代化技術的價值，保證人事檔案管理的實際效果。3）合理化收費，提高人才市場公益性。人才市場針對檔案管理是收費的，但是實際部分人才市場收費不夠合理，人才市場檔案管理收費還存在一些漏洞，人才市場要積極協調，對于原有收費標準進行調整，結合檔案當事人的具體業務合理收費，為其提供高質量的檔案管理服務，避免發生糾紛。人才市場檔案管理要堅持公益化的特點，要加強法律法規建設，要保證檔案管理有據可依。人才市場檔案管理還需要進一步繳納其他費用，可以通過網絡平臺公布標準，鼓勵公眾進行監督。4）提高檔案管理人員的綜合素質。人才市場要轉變傳統的管理觀念，提高檔案管理人員的綜合素質和能力，提高檔案管理的效果和效率。人才市場檔案管理要樹立以人為本的理念，要為個人或企業提供科學的檔案資料。檔案管理人員管理的人事檔案至關重要，要細心耐心做好本職工作，要嚴守機密，避免泄漏個人或企業檔案相關資料，要掌握檔案管理的專業知識和技能，要具有溝通能力，人才市場要定期組織檔案管理人員進行考核，要建立科學的獎懲機制，提高人事檔案的保管利用效率。

4 結語

隨著社會的快速發展，人才市場對于流動人員的管理比較重視，對于檔案資料的管理比較關注，目前的人才市場檔案管理比較傳統，檔案資料的收集整合不足，要從人員、制度、管理方式等角度出發，提升檔案管理的水平。人才市場檔案管理工作要與社會發展相適應，要突出檔案資料的重要作用，進而為個人和企業提供檔案服務。