有效提高工程檔案管理水平的思考

范豫峰

（廣州市重點(diǎn)公共建設(shè)項目管理中心，廣東 廣州 510000）

檔案，作為國家機(jī)構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，具有重要的情報價值和憑證價值。在一定程度上加強(qiáng)工程檔案管理工作，可以有效的保證企業(yè)、單位、公司的運(yùn)轉(zhuǎn)；并對于經(jīng)濟(jì)方面、管理方面、發(fā)展方面都有著極其重要的意義。同時對于已經(jīng)進(jìn)入信息化的21世紀(jì)來說，工程項目參建單位工程檔案管理方面存在的部分問題，也是其需要重點(diǎn)解決的問題之一。

1 工程檔案管理概述

1.1 工程檔案

所謂的工程檔案，從一定程度上來說，就是從工程項目立項、勘察設(shè)計、施工到工程驗收全過程所形成的文字、圖片、表格、聲音等多種形式的工程有關(guān)資料。工程檔案是工程管理中重要的環(huán)節(jié)之一。在實際的工程驗收階段中也會對于相應(yīng)的工程檔案進(jìn)行一定的調(diào)用和參考；工程檔案與實際的工程存在差別較大的情況時，對于實際的工程順利驗收也會產(chǎn)生一定的影響，甚至不能完成相應(yīng)的驗收、結(jié)算 工作[1]。

1.2 工程檔案管理

所謂的工程檔案管理，就是對工程資料進(jìn)行相應(yīng)的收集、整理、編輯、保管、提供利用等工作。工程檔案管理的主要對象是對文字、圖片、表格、聲音等具體介質(zhì)的管理；同時，工程檔案需要建成相應(yīng)的管理體系，完善工程建設(shè)維護(hù)以及相應(yīng)的現(xiàn)場資料收集整理工作，為項目工程的正常實施以及后期驗收提供相應(yīng)的保證。另外，有效的工程檔案管理也有利于及時發(fā)現(xiàn)工程項目建設(shè)中實際出現(xiàn)的問題，繼而在實際施工過程中采取相應(yīng)調(diào)整的重要措施，以在最大程度上保證工程項目的順利實施與完工。由此可見，有效的工程檔案管理對于參建工程項目的有關(guān)企業(yè)，都具有極其深遠(yuǎn)的意義。

2 工程檔案管理水平低下的原因

2.1 檔案管理意識不強(qiáng)

實際工程建設(shè)過程，許多企業(yè)往往僅重視工程項目的進(jìn)度、投資、安全文明施工管理等工作，而對于工程檔案的管理常常處于疏忽的狀態(tài)。企業(yè)的高層和管理層對于工程檔案管理方面重視不夠，檔案管理滯后，投入資源不足，檔案信息化管理也未做到普及。從而導(dǎo)致在工程竣工驗收時，部分工程檔案資料存在相應(yīng)的丟失或者遺漏狀況，以至于制約阻礙了工程項目建設(shè)工作。

2.2 檔案制度不健全

對于行業(yè)上的某些企業(yè)或者是工程單位而言，其檔案管理制度存在著一定的落后情況，相應(yīng)的制度不健全，不規(guī)范等現(xiàn)象頻發(fā)[2]。在實際的工程建設(shè)過程中，未能形成有效的制度約束力；從而導(dǎo)致在實際的信息收集過程中對于重要信息遺漏，片面，錯誤的情況。看似收集了許多的信息，但實際上用處較小，無效信息過多。往往出現(xiàn)按照城建檔案管理部門要求，需歸檔的資料未收集齊全；而未在歸檔范圍的資料，卻保存了一大堆。后期在使用及保存過程中也未明確相應(yīng)的規(guī)定，檔案的丟失，遺失以及保存差的狀況頻繁；對于相應(yīng)的工程項目企業(yè)或者是單位未來發(fā)展有著極其嚴(yán)重的阻礙。

2.3 缺乏檔案管理專業(yè)人才

在上述的問題中，我們也提到，由于相關(guān)工作人員對工程檔案工作的不重視，從側(cè)面可以看出檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)水平不高，缺乏專業(yè)的管理技能，從而也會間接的導(dǎo)致其檔案管理工作達(dá)不到社會的需求。由于相關(guān)工作單位并沒有對管理檔案的工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，就直接影響工作人員的技能、專業(yè)知識與工作崗位的要求不匹配。另外，從事檔案管理工作者，許多企業(yè)并沒有安排專業(yè)人員參與管理，而是讓其他的工作人員兼任，由于兼任人員在檔案管理專業(yè)水平及工作經(jīng)驗不足，從而也會導(dǎo)致檔案管理工作效率下降。

3 提高工程檔案管理水平的策略

3.1 轉(zhuǎn)變思想；重視管理

要想有效提升工程檔案管理水平，就需要從思想上做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要正確意識到工程檔案對于實際項目工程的意義和重要性。首先需要領(lǐng)導(dǎo)帶頭轉(zhuǎn)變觀念，高度重視，對于工程檔案管理工作投入更多的關(guān)注和相應(yīng)的資產(chǎn)投入。其次是在制度上需要進(jìn)行相應(yīng)的完善，需強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，對于檔案工作的嚴(yán)格性、規(guī)范性需要進(jìn)一步加強(qiáng)。最后是整體塑造企業(yè)對于檔案管理的重視程度，做到工程檔案與實際工程的密切聯(lián)系；從而確保檔案管理工作可以真正的發(fā)揮作用，起到對于工程整體的監(jiān)督與管理效能[3]。

3.2 完善檔案制度，做好落實工作

建立并完善工程檔案管理制度體系；是有效提升檔案管理水平的有效措施，也是有效提升檔案管理水平的保障。建立并完善工程檔案管理制度體系，需要做好以下的工作：

首先是需要建構(gòu)制度體系；參考相應(yīng)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案行政管理部門相關(guān)文件要求，結(jié)合工程實際，開展檔案制度體系建立工作。從工程的立項、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、驗收、移交等全過程都需要做好相應(yīng)的科學(xué)化、規(guī)范化、全面化的規(guī)劃，加強(qiáng)全生命周期管理。其次是需要將工程檔案管理責(zé)任落實到位，需要設(shè)立專人、專職、專責(zé)的機(jī)制，將具體的管理任務(wù)分派到具體個人手中，明確崗位分工及責(zé)任。

3.3 提升檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)

采用信息化的方式開展檔案管理，一定會是今后的發(fā)展趨勢。隨著信息化的不斷發(fā)展，伴隨著無紙化辦公的日趨普及，也就會使檔案的內(nèi)容和載體變得更加豐富，電子檔案的數(shù)量也會不斷的增加，對于工程檔案管理方面就會出現(xiàn)載體多樣化的情況，這也就對檔案管理的工作人員的專業(yè)技能水平及相關(guān)知識提出了更高的要求[4]。所以要想提高工程檔案管理水準(zhǔn)就需要對人員的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)，有關(guān)單位及企業(yè)需要增強(qiáng)檔案管理的隊伍，以保障能夠適應(yīng)未來的工程檔案管理需求。檔案管理人員也需要加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，要不斷提升自身的技能、豐富自身的知識體系。另外，有關(guān)單位還要對檔案管理工作人員開展一系列的相關(guān)培訓(xùn)或是講座，并提供多方位的視角，結(jié)合工作實際從多個學(xué)科之中進(jìn)行培訓(xùn)，以進(jìn)一步的提升檔案工作人員的操作技能，端正良好的工作態(tài)度，以達(dá)到培養(yǎng)的最終目的。最后，有關(guān)單位及企業(yè)要重視檔案管理專業(yè)相關(guān)人才的引進(jìn)，積極建設(shè)工程檔案管理的隊伍。

4 結(jié)束語

綜上所述，工程檔案的有效管理對于工程項目全生命周期管理來說，具有極其重要的意義和作用；有效的提升工程檔案的管理水平就需要從意識、管理層、制度、人才等方面做好相應(yīng)的工作；隨著社會信息化水平的提升，只有將檔案管理傳統(tǒng)的思想和模式進(jìn)行一定的升級改造，才能在工程檔案的管理水平上得到有效的提升。