對公文檔案管理工作的研究以及探索

梁彥俠

（廣東電網有限責任公司中山南區供電分局，廣東 中山 528455）

1 引言

新時期社會伴隨著經濟進步而發展，各類新技術的投入使用都離不開數據和資料，這就極大提升了各單位檔案工作的業務量。特別是對于公文業務而言，必須要結合時代發展與技術進步，提升業務效率解決傳統模式下存在的問題，輔助業務改革。

2 公文檔案管理工作存在的問題

在上個時期各地區的公文檔案管理工作整體上獲得了長足的進步，無論是在概念上還是在實際落實，相比于過去都有所發展。特別是伴隨著理論研究者的深入，和各類研究結論的提出。不過，需要注意的是，檔案管理工作依舊存在很多問題，制約改革業務推進發展。以筆者實際的從業積累，和大量調研后歸納，大體包括以下幾個方面。

第一，檔案管理工作的理念不夠新穎。檔案管理工作所涉及的數據是大量的，業務量也是眾多的。各項業務推進過程中，必須有專業、新穎的理念作指導，才可以保證業務和時代結合緊密，各項新措施能夠按著預期來推進。不過，在傳統業務模式下，很多公文檔案管理工作所持理念，依舊是按著傳統方式在執行，無論是在管理上、還是在業務歸納上、亦或是在技術落實上，都存在不少影響，這對于整體效率和質量都是不利的。

第二，檔案管理工作的人員素質有待提升。在傳統業務模式下，很多公文檔案管理工作者都是兼職的，或者是部分臨退休人員、以及企業家屬來負責。這就會極大影響整體業務的推進，對改革也是十分不利的。很顯然，檔案管理工作涉及很多新技術，是需要有專業積累。不過由于過去很多人對此不重視，以至于派遣了很多非專業人士從事，這就會導致問題發生；此外，在人員招聘、考評、晉升方面，也存在很多問題，這也會極大地打擊相關從業者的積極性，使得有技術的人不愿意從事相關工作，出色的工作者也很難獲得合理的評價和晉升渠道。

第三，是整體的制度存在漏洞，導致管理效率低下。正如上文所述的那樣，公文檔案管理工作涉及很多環節、大量部門、海量數據，所以在業務處理和管理上，需要有完善制度與之適配，只有這樣才可以指引各業務按著預期涉及推進。不過，以筆者觀察來看在很多企業，都存在制度的缺乏問題，導致問題出現后沒有制度指導，檔案管理也缺乏合理的保。各部門之間也存在比較嚴重的壁壘，這都是需要解決的問題。

3 公文檔案管理工作創新的意義

結合時代發展來看，檔案對企業的重要性越來越大，是企業整個發展過程中的歷程和各項內容，對各個業務環節和關鍵節點，也是如實的記錄，進而在決策制定時給出合理、可靠地依據。對于企事業單位，這也是重要數據信息，如果出現糾紛或者是各類問題，可以有效起到保護企業的目的，給企業權益保障提供支持；此外，檔案還記錄了企業發展過程中，人物力資源的實際使用情況，以及項目推進安排等，因此在查閱和數據分析過程中，也可以給予幫助。

新時期信息技術迅速發展，使得各領域都在向著符合時代最新要求的方向轉變，這對于傳統業務模式下存在的各項問題改變，是很好幫助，也可以提升整體業務效率質量。所以對檔案管理工作者，也必須要結合自身問題及時調整，做出合理創新滿足最新需求。

4 問題解決策略

結合上述問題來看，可以從以下幾個角度入手來解決問題。

第一，提升檔案管理工作者的個人實力。在公文檔案管理工作中，個人實力的高低將會直接決定業務質量，所以在具體改革中，必須要以提升個人實力為基礎，具體帶動整體業務進步。公文檔案管理是需要細致、專業、耐心的工作，是需要負責人有極好心態和專業素養，在歸納和整理分解過程中傾盡全力。所以，各單位在管理中要提升招聘門檻，將那些具有專業素質的人員都加入到工作隊伍中來，結合專業培訓和自我學習模式，打造新的團隊，使得傳統模式下存在的專業實力不足問題、人員招聘問題等得到真正的解決。

此外，要加大思想培訓力度，使得實際從業者可以認識到自己工作的重要性，進而樂意于投入其中，做到專業而負責。在企業中也應由高層領導帶領，來推進對于這項業務的重視度，在個人薪酬分配和晉升渠道方面重新設計好，使得實際從業者會有干勁，可以為目標而奮斗。

第二，要提升管理實力，做好制度完善設計。公文檔案管理的整體發展水平還相對比較低，特別是對于那些規模較小的企業、和經濟欠發達地區而言更是如此。在制度和監管力度上，也是比較缺乏適配的，所以必須要做出解決。首先，對單位而言，必須要健全規章和制度，進而給實際業務的推進帶來保障。其次，要合理設計業務的時間鏈條，提升業務效率質量；對不可以歸檔的及時處理，對可以歸檔的即使入庫，規避忽略遺忘問題。再次，要在制度設計中規范好各部門的職責，落實到個人，使得部門之間、人物力資源安排都可以有據可循，這對于業務完整度和準確性保障，都十分有利，也可以輔助處理海量數據，充分發揮出技術優勢。

第三，要重視基礎工作和平日積累。對公文檔案管理而言，很多都是基礎業務，是需要平日積累的，所涉及的文書、檔案類別也相對比較多。所以，實際從業者需在日常工作中做好積累，就材料的相同之處及時地歸納好，在業務推進中努力構建起好習慣，進而在材料搜集、梳理、鑒定、統計、保管等各個環節可以做到降低壓力，真正腳踏實地的完成業務。

此外，還要在考評環節重新設計，和實際業務掛鉤。由于目前很多企業在公文檔案管理工作中的專業人員相對是比較少的，所以在招聘上是不夠專業的，還需要有很多的培訓和自我學習，以提升專業素質和思想素質。所以在評價體系設計上，也需要跟隨招聘制度的改變精進，來做出調整，使得業務人員各項工作都能和薪酬掛鉤，都可以和自己職業生涯掛鉤適配上、這對于個人工作積極性提升很有幫助。

企業在信息技術引入上，也需要下大力度。這是信息時代也是數據時代，各個領域的改革都離不開新技術的輔助和加入，對公文檔案管理工作也是如此。引入新平臺和數據分解系統，將會極大輔助實際業務從事者提升業務效率，也會輔助解決傳統模式下存在的各類問題。不過，需要注意的是無論是平臺建設，還是系統購置以及軟件安裝，都需要充分考慮企業實際情況、以基礎調研為依據來推進。否則，將不會起到最初的業務設計效果。

5 結語

整體來看新時期對公文檔案管理工作者而言，需充分結合最新需求，結合社會發展來引入各類新技術和新理論，解決傳統業務模式下存在的各項問題，提升業務效率和實際質量，給企業業務進步以及管理水平提高帶來幫助。