淺談如何推行中學檔案工作的規范化標準化

趙素民

（河南省滑縣第二高級中學，河南 安陽 456400）

隨著我國經濟的發展，促使我國中學的規模逐漸擴大，中學內部的員工和檔案資料也不斷增加。這使檔案的信息也變得冗多復雜。現階段中學使用傳統的檔案管理模式已經很難滿足現階段檔案管理的需求，因此，檔案管理要改變現階段工作中出現的問題，完善檔案管理體系，做好檔案管理工作。想要做好中學檔案管理工作就要落實科學合理的發展觀，通過科學合理的方法提升檔案管理工作的效率，給檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。

1 當前中學檔案工作現狀和問題

1）普遍缺乏對檔案管理工作的正確認識。隨著我國科學技術的發展，現階段的檔案管理工作對于一個中學來說起著至關重要的作用，但是根據現階段對中學的調研得知，許多中學沒有意識到檔案管理工作的重要性，致使中學的檔案管理工作沒有辦法有序開展，延誤了中學的人才管理。中學的管理人員普遍認為檔案管理工作是一項非常簡單的工作，只是將各個部門呈交上的資料以及員工的檔案存放在固定的位置，并且派專人保管，保障材料不丟失即可。甚至還有部分檔案管理人員認為檔案管理工作是可有可無的，直接把檔案和公司其他檔案放在一起，致使檔案出現管理混亂的現象。檔案管理人員從自身就沒有重視檔案管理工作，更沒有意識到檔案的有序管理以及對檔案的開發利用對中學可持續發展的重要性。

2）檔案管理相關人員的業務能力不足。我國中學近些年得到了快速的發展，促使相關行業的從業人員數量不斷增加，這也在一定程度上給中學的檔案管理工作提出了更高標準的要求，也提升了中學檔案管理工作人員的工作難度。現階段中學對于檔案管理對于從業人員的專業素養和能力的要求也不斷提升，但是，還是存在部分中學的檔案管理的工作人員的工作是由其他部門人員兼職的，致使整個中學的工作雜亂無章，并且兼職人員不會抽出過多的時間和精力進行檔案管理。

3）缺少先進的檔案管理設備。由于傳統的檔案管理工作的設備過于落后，沒有辦法滿足現階段社會人才發展以及中學的需求，并且大部分中學沒有重視到單位的檔案管理工作，因此也就導致沒有及時的給檔案管理工作配備先進的設備。現階段中學的從業人員不斷增多，使用傳統的檔案管理模式已經不能完成現階段的檔案管理工作，只有利用先進的設備和技術手段才能在一定程度上提升檔案管理工作的效率。當前的社會是一個信息爆炸的社會，想要加強檔案的管理工作的效率以及效果就要提高計算機的配置，如若計算機配置沒有跟上時代的發展，就會阻礙中學檔案的現代化建設和信息化建設的進程和步伐。據有關研究表明，我國有一些中學并沒有認識到檔案信息化的有序高效開展推動中學發展的作用，缺乏對于中學檔案信息化和現代化管理工作的資金投入，致使設備落后。現階段大多數中學的檔案管理工作仍舊采用紙質文件+電子檔案文件存儲的管理方式，但是隨著我國中學的飛速發展，所涉及的檔案數量激增，因此，給檔案管理工作人員增加了工作難度以及工作負擔和壓力并且還提高了工作的失誤率。

2 創新中學檔案管理工作的具體策略

1）提高管理人員的管理意識。想要提高中學檔案管理人員的意識，就要先提高中學單位領導人員對檔案管理的重視程度。由于現階段中學檔案管理所涉及的范圍面非常廣泛，因此就需要領導將檔案管理作為一個重要的工作。只有真正的意識到了檔案管理工作的重要性，才能真正的落實好中學的檔案管理工作。所以就要在領導層形成工作管理的責任制，給每個領導分配不同的工作管理板塊，保障每一版塊的檔案工作管理使準確無誤的，與此同時，上級領導要不定期的對檔案管理工作進行抽查，并聆聽有關人員的工作匯報，一旦發現他們在工作過程中有問題，就要及時的進行指導和幫助支持，這樣一來才能夠將中學的檔案管理工作順利進行。

2）提升石油檔案管理工作人員的能力。中學的檔案管理工作對整個中學的發展都起著至關重要的作用，因此，中學內部應當根據中學檔案管理工作過程中的難點和重點針對性的對管理人員進行培訓，在崗位上盡可能的選擇具備專業技能和專業知識以及有實踐操作經驗的人才進行中學內部的檔案管理。領導層要重視起提升相關管理人員的綜合素質的問題，可以相應的開展一系列的培訓活動，對員工的基本道德素質和專業管理知識進行提升，從而從真正意義上提升管理人員的綜合能力。在提升檔案管理人員理論基礎的同時還要注重其系統的操作能力以及計算機操作能力等，這樣全方位的進行培訓可以充分的提高中學內部管理人員的業務能力，提升檔案管理的效率。

3）搭建檔案安全管理平臺。傳統的人力資源管理方式已經不再適應現階段的發展，因此，中學應當主動的去適應社會的發展，提升工作中的創新意識，再利用各種各樣的手段對員工進行激勵。與此同時，還要利用各種各樣的網絡技術對人力資源檔案管理平臺進行搭建。在開展網絡經濟過程中涉及所有的經濟的運行數據以及對客戶數據信息進行整理的工作，因此，就要加強對數據信息安全性的保障要建立一個完善的網絡管理結構體系，引進安全機制，加強其安全性。除此之外，還要從軟件、硬件等多方面加強對網絡安全的管理工作。在中學體制內可以建立一個高效的溝通和交流的渠道，從而方便各部門加強工作的交流與溝通，間接的提升檔案管理工作的效率以及工作的質量。

4）健全檔案管理制度。在檔案歸檔前要對檔案進行檢測，如果檔案存在問題和漏洞就要及時進行銷毀保障中學檔案的有效性。除此之外，還要對檔案建立一個有效的管理制度，從歸檔開始著手確，保障檔案管理的每一步都按照規定進行，并將責任分塊劃分到每一個管理人員的工作職責上，避免檔案出現泄密和涂改的情況。

5）加強中學檔案信息化管理建設。我國科學技術近些年得到了飛速的發展，我國現階段的大部分中學都實現了管理的現代化和信息化發展，與此同時，信息化技術和發展方便了中學的管理以及人們的生活和工作，提升了人們的生活品質。對于中學來說，中學的快速發展增加了大量的檔案資料，想要降低中學檔案管理信息的錯誤率，中學就要對信息化建設進行加強，除此之外，中學還要根據實際的需求并結合中學業務的發展需要，建設一個健全的信息化網絡系統，指導檔案管理人員將所有的檔案信息和資料進行系統的錄入，從而實現統一化管理，與此同時，中學還要在中學條件允許的情況下增加資源和資金的投入，不斷學習當前社會中先進科學的信息化管理技術，對落后的信息設備進行及時的更新，保障信息系統的高效運作。

3 結語

總而言之，一些中學在其自身的檔案管理這方面還存在這管理意識不足、檔案管理趨于形式化、管理投入不足、以及軟件開發不到問等種種問題。因此中學的相關的管理人員應當從根本上改變自身的管理意識，針對性的對檔案信息化管理工作進行落實。對檔案管理軟件積極地開發，從而促進中學管理系統地優化，并且建立一套高效及安全的檔案管理體系，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，全面的提升中學的檔案管理工作。