淺談如何推行中學(xué)檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

趙素民

（河南省滑縣第二高級(jí)中學(xué)，河南 安陽 456400）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使我國中學(xué)的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，中學(xué)內(nèi)部的員工和檔案資料也不斷增加。這使檔案的信息也變得冗多復(fù)雜?，F(xiàn)階段中學(xué)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)階段檔案管理的需求，因此，檔案管理要改變現(xiàn)階段工作中出現(xiàn)的問題，完善檔案管理體系，做好檔案管理工作。想要做好中學(xué)檔案管理工作就要落實(shí)科學(xué)合理的發(fā)展觀，通過科學(xué)合理的方法提升檔案管理工作的效率，給檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 當(dāng)前中學(xué)檔案工作現(xiàn)狀和問題

1）普遍缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)階段的檔案管理工作對于一個(gè)中學(xué)來說起著至關(guān)重要的作用，但是根據(jù)現(xiàn)階段對中學(xué)的調(diào)研得知，許多中學(xué)沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，致使中學(xué)的檔案管理工作沒有辦法有序開展，延誤了中學(xué)的人才管理。中學(xué)的管理人員普遍認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)非常簡單的工作，只是將各個(gè)部門呈交上的資料以及員工的檔案存放在固定的位置，并且派專人保管，保障材料不丟失即可。甚至還有部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作是可有可無的，直接把檔案和公司其他檔案放在一起，致使檔案出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。檔案管理人員從自身就沒有重視檔案管理工作，更沒有意識(shí)到檔案的有序管理以及對檔案的開發(fā)利用對中學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要性。

2）檔案管理相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力不足。我國中學(xué)近些年得到了快速的發(fā)展，促使相關(guān)行業(yè)的從業(yè)人員數(shù)量不斷增加，這也在一定程度上給中學(xué)的檔案管理工作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，也提升了中學(xué)檔案管理工作人員的工作難度。現(xiàn)階段中學(xué)對于檔案管理對于從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力的要求也不斷提升，但是，還是存在部分中學(xué)的檔案管理的工作人員的工作是由其他部門人員兼職的，致使整個(gè)中學(xué)的工作雜亂無章，并且兼職人員不會(huì)抽出過多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理。

3）缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作的設(shè)備過于落后，沒有辦法滿足現(xiàn)階段社會(huì)人才發(fā)展以及中學(xué)的需求，并且大部分中學(xué)沒有重視到單位的檔案管理工作，因此也就導(dǎo)致沒有及時(shí)的給檔案管理工作配備先進(jìn)的設(shè)備?，F(xiàn)階段中學(xué)的從業(yè)人員不斷增多，使用傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能完成現(xiàn)階段的檔案管理工作，只有利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)手段才能在一定程度上提升檔案管理工作的效率。當(dāng)前的社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的社會(huì)，想要加強(qiáng)檔案的管理工作的效率以及效果就要提高計(jì)算機(jī)的配置，如若計(jì)算機(jī)配置沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，就會(huì)阻礙中學(xué)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)和信息化建設(shè)的進(jìn)程和步伐。據(jù)有關(guān)研究表明，我國有一些中學(xué)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化的有序高效開展推動(dòng)中學(xué)發(fā)展的作用，缺乏對于中學(xué)檔案信息化和現(xiàn)代化管理工作的資金投入，致使設(shè)備落后?，F(xiàn)階段大多數(shù)中學(xué)的檔案管理工作仍舊采用紙質(zhì)文件+電子檔案文件存儲(chǔ)的管理方式，但是隨著我國中學(xué)的飛速發(fā)展，所涉及的檔案數(shù)量激增，因此，給檔案管理工作人員增加了工作難度以及工作負(fù)擔(dān)和壓力并且還提高了工作的失誤率。

2 創(chuàng)新中學(xué)檔案管理工作的具體策略

1）提高管理人員的管理意識(shí)。想要提高中學(xué)檔案管理人員的意識(shí)，就要先提高中學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理的重視程度。由于現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理所涉及的范圍面非常廣泛，因此就需要領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理作為一個(gè)重要的工作。只有真正的意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，才能真正的落實(shí)好中學(xué)的檔案管理工作。所以就要在領(lǐng)導(dǎo)層形成工作管理的責(zé)任制，給每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分配不同的工作管理板塊，保障每一版塊的檔案工作管理使準(zhǔn)確無誤的，與此同時(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要不定期的對檔案管理工作進(jìn)行抽查，并聆聽有關(guān)人員的工作匯報(bào)，一旦發(fā)現(xiàn)他們在工作過程中有問題，就要及時(shí)的進(jìn)行指導(dǎo)和幫助支持，這樣一來才能夠?qū)⒅袑W(xué)的檔案管理工作順利進(jìn)行。

2）提升石油檔案管理工作人員的能力。中學(xué)的檔案管理工作對整個(gè)中學(xué)的發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用，因此，中學(xué)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)中學(xué)檔案管理工作過程中的難點(diǎn)和重點(diǎn)針對性的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在崗位上盡可能的選擇具備專業(yè)技能和專業(yè)知識(shí)以及有實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)的人才進(jìn)行中學(xué)內(nèi)部的檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)層要重視起提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)的問題，可以相應(yīng)的開展一系列的培訓(xùn)活動(dòng)，對員工的基本道德素質(zhì)和專業(yè)管理知識(shí)進(jìn)行提升，從而從真正意義上提升管理人員的綜合能力。在提升檔案管理人員理論基礎(chǔ)的同時(shí)還要注重其系統(tǒng)的操作能力以及計(jì)算機(jī)操作能力等，這樣全方位的進(jìn)行培訓(xùn)可以充分的提高中學(xué)內(nèi)部管理人員的業(yè)務(wù)能力，提升檔案管理的效率。

3）搭建檔案安全管理平臺(tái)。傳統(tǒng)的人力資源管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展，因此，中學(xué)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)的去適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，提升工作中的創(chuàng)新意識(shí)，再利用各種各樣的手段對員工進(jìn)行激勵(lì)。與此同時(shí)，還要利用各種各樣的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人力資源檔案管理平臺(tái)進(jìn)行搭建。在開展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)過程中涉及所有的經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行數(shù)據(jù)以及對客戶數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理的工作，因此，就要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)信息安全性的保障要建立一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)體系，引進(jìn)安全機(jī)制，加強(qiáng)其安全性。除此之外，還要從軟件、硬件等多方面加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作。在中學(xué)體制內(nèi)可以建立一個(gè)高效的溝通和交流的渠道，從而方便各部門加強(qiáng)工作的交流與溝通，間接的提升檔案管理工作的效率以及工作的質(zhì)量。

4）健全檔案管理制度。在檔案歸檔前要對檔案進(jìn)行檢測，如果檔案存在問題和漏洞就要及時(shí)進(jìn)行銷毀保障中學(xué)檔案的有效性。除此之外，還要對檔案建立一個(gè)有效的管理制度，從歸檔開始著手確，保障檔案管理的每一步都按照規(guī)定進(jìn)行，并將責(zé)任分塊劃分到每一個(gè)管理人員的工作職責(zé)上，避免檔案出現(xiàn)泄密和涂改的情況。

5）加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化管理建設(shè)。我國科學(xué)技術(shù)近些年得到了飛速的發(fā)展，我國現(xiàn)階段的大部分中學(xué)都實(shí)現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展，與此同時(shí)，信息化技術(shù)和發(fā)展方便了中學(xué)的管理以及人們的生活和工作，提升了人們的生活品質(zhì)。對于中學(xué)來說，中學(xué)的快速發(fā)展增加了大量的檔案資料，想要降低中學(xué)檔案管理信息的錯(cuò)誤率，中學(xué)就要對信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，除此之外，中學(xué)還要根據(jù)實(shí)際的需求并結(jié)合中學(xué)業(yè)務(wù)的發(fā)展需要，建設(shè)一個(gè)健全的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，指導(dǎo)檔案管理人員將所有的檔案信息和資料進(jìn)行系統(tǒng)的錄入，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，與此同時(shí)，中學(xué)還要在中學(xué)條件允許的情況下增加資源和資金的投入，不斷學(xué)習(xí)當(dāng)前社會(huì)中先進(jìn)科學(xué)的信息化管理技術(shù)，對落后的信息設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，保障信息系統(tǒng)的高效運(yùn)作。

3 結(jié)語

總而言之，一些中學(xué)在其自身的檔案管理這方面還存在這管理意識(shí)不足、檔案管理趨于形式化、管理投入不足、以及軟件開發(fā)不到問等種種問題。因此中學(xué)的相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)從根本上改變自身的管理意識(shí)，針對性的對檔案信息化管理工作進(jìn)行落實(shí)。對檔案管理軟件積極地開發(fā)，從而促進(jìn)中學(xué)管理系統(tǒng)地優(yōu)化，并且建立一套高效及安全的檔案管理體系，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，全面的提升中學(xué)的檔案管理工作。