論高職檔案管理的創新與優化

陳傳艷

（湖北三峽職業技術學院，湖北 宜昌 443003）

高職院校檔案涵蓋了方方面面的內容，包括組織沿改、學校發展、學生學習生活以及教師工作生活記錄等等，因此做好高職院校檔案管理工作，能夠為學校的各項管理提供重要依據，有利于促進高職院校長久的發展。所以采取有效的措施，加強高職檔案管理的創新，不斷優化高職檔案管理工作，提高高職院校檔案管理效率，以保證高職院校檔案管理效果。

1 高職檔案管理創新與優化的必要性分析

隨著我國高校教學改革的蓬勃發展，促進高職院校教學成果以及科研成果的產生，通過檔案管理工作，將其完整的記錄、保存下來，為高職院校發展留下寶貴的財富。與此同時高職院校具有一定的發展歷史，而這些歷史中涵蓋了許多有價值的圖文以及影像資料，都是檔案管理的重要組成部分，保留這些有價值的相關資料，對高職院校教學的開展具有重要作用。

近年來，我國高職院校越來越重視檔案管理工作，注重提升檔案管理的時效性，因此引入了信息化技術，增強了高職院校檔案管理的信息化水平。但是高職檔案管理過程中，還存在許多的問題，具體主要表現在高職院校對檔案管理工作的重視程度、高職院校缺少高素質的檔案管理人才與設備等造成高職院校檔案管理存在許多不盡如人意的地方。對此還需要對高職檔案管理工作進行創新以及優化，從而促進高職院校檔案管理工作的不斷發展、壯大。

2 高職院校檔案管理的優化

2.1 創建完善的檔案使用登記制度

在高職院校檔案管理過程中，應創建完善的檔案使用登記制度，要求查閱檔案資料的人員嚴格按照檔案使用登記制度執行，并且還應限定檔案使用資料權限，禁止檔案中保密資料中信息的泄露，提高檔案資料使用效率的同時，防止檔案資料的丟失和損毀，保證高職院校檔案資料的使用效果。

2.2 注重檔案信息的分類匯總

高職院校檔案中的資料信息涉及的內容較為廣泛，為了完善高職院校的檔案信息，還需要對檔案信息進行分類匯總，可以分為學生檔案、教師檔案、教學成果等等，完成分類歸檔以后，便于工作人員的查詢和使用，對提高檔案的使用效率也具有重要作用。還可以為以后的檔案信息的對比和樹立奠定了堅實的基礎。

2.3 改善檔案資料使用的方式

高職院校檔案管理過程中，應引入信息化技術，提高檔案管理工作的信息化程度，便于相關工作者更好的查詢和使用檔案資料。檔案資料的使用方式主要有兩種，一種是有償使用，另一種為公共資源。對于公共資源主要是一些基礎資源，可以采用非加密儲存方式，使用者可以隨時進行查詢獲取，而有償使用的資源則是特殊的檔案以及個人隱私，需要使用者申請權限，經過審核以后，才能獲取，這樣可以有效保證檔案信息的保密性。

3 高職檔案管理的創新

3.1 強化高職檔案管理人員的創新意識

想要提高高職檔案管理水平，還應強化高職檔案管理人員的創新意識，對此要求高職院校加強高職檔案管理人才的引進，招聘更多高素質、專業的管理人員，同時還應注重對高職檔案管理人員的教育培訓工作，豐富高職檔案管理人員相關的知識，提高高職檔案管理人員的綜合水平，建設高水平的高職檔案管理隊伍，以更好的完成高職檔案管理工作，在此基礎之上，運用先進的管理理念以及技術手段，創新高職檔案管理模式，使其能夠滿足高職院校的發展需求。

3.2 創新高職檔案管理服務

新時期高職院校檔案管理工作的開展，還應做到以人為本，不斷提高檔案管理工作服務的主動性，充分發揮檔案的價值。因此這就要求檔案管理人員創新服務理念，根據學校以及市場的需求，對大量的檔案信息進行重組和創新，為用戶提供更高層次、超前的知識配送服務，滿足人們對檔案信息的需求。與此同時還要求檔案管理人員具有一定的前瞻性，能夠對市場需求進行科學的預測，加強檔案信息的開發和利用，創造更多具有針對性以及超前檔案信息內容，以提高檔案服務的質量，促進檔案管理的不斷發展。

3.3 創新高職檔案管理技術

在信息化時代下，傳統、老舊的檔案管理技術已經無法滿足要求，嚴重影響高職檔案工作開展的效率。對此加大創新高職檔案管理技術，引進更多先進的信息化設備，通過對信息化技術的應用，將紙質檔案轉化為電子文件，建立完善的檔案信息數據庫，實現檔案信息資源的數字化以及網絡化。除此以外，利用信息網絡的優勢，可以在網絡上廣泛宣傳有價值的信息，使得檔案管理工作能夠廣泛服務于社會，有效提高高職檔案管理效率。

4 總結

綜上所述，檔案管理在高職院校發展過程中發揮了至關重要的作用，因此應高度重視高職院校檔案管理工作，不斷提高高職檔案管理水平。不斷優化高職檔案管理工作，加強高職檔案管理的創新，提高對檔案信息資料的使用效率，充分發揮檔案的價值，促進高職院校檔案管理效果，從而促進高職院校長久、可持續發展。