機關事業單位檔案工作規范化管理分析

呂紀元

（大同市水產技術推廣站，山西 大同 037000）

檔案管理工作的現代化發展，具有其規范化標準，要充分利用現代化技術設備，推動管理效率的穩定進步。對此，惟有穩固推動檔案管理工作的規范化發展，才能符合當前時代的基本需求，為日后檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。對于機關事業單位而言，檔案管理工作具有其必要性，檔案管理工作的優劣，在某種程度之上就是推動機關事業單位機制穩定發展的驅動力。因此，有意識的加強機關事業單位檔案管理工作的規范化發展，是我們亟待思考的問題。

1 機關事業單位檔案管理工作規范化發展的意義

對于機關事業單位而言，檔案管理工作是日常管理工作之中所不可或缺的一部分，不僅是提高事業單位工作效率的方向與途徑，也是事業單位某一歷史發展的文字資料。檔案管理工作有助于還原機關事業單位在某一歷史時期的風貌，同時也是事業單位管理能力的展現，是機關事業單位階段性工作成果的重要依據，為機關事業單位日后的發展轉型，提供了富有參考性的信息。

檔案管理工作的規范化發展，是時下社會信息化發展的必然需求與基本趨勢，是領導班子對于機關事業單位管理工作重要性的集中表現。為此，我們要具備檔案管理工作規范化發展的基本理念，不斷嘗試管理工作理念、模式的創新，以求詳實、客觀的展現一定歷史時期內事業單位的發展經歷及所取得的成果，為事業單位日后的發展提供活力。

2 事業單位檔案規范化管理所存在的問題

2.1 檔案管理工作重視度不足

檔案管理工作重視性的不足，是時下機關事業單位檔案管理工作之中所暴露的首要弊病，同時也是較為普遍的現象。這種“不重視”，表現在管理理念、方式的滯后，同當前的時代需求相悖。在實際工作之中，多數檔案管理工作僅將檔案的存儲、私密作為唯一工作要求，對于檔案的歷史性價值與現實作用未有一個充分的認知，這就影響了檔案價值的發揮。

2.2 檔案管理工作人員的專業化素質亟待提高

機關事業單位的檔案管理工作有其特殊性，對于檔案管理人員的專業化要求較高。然后，就實際情況而言，檔案管理工作者經驗缺乏、專業性不足的問題屢見不鮮，無法切實推動檔案管理工作的現代化發展；再者，部分檔案管理工作者工作上缺乏足夠的責任感，對待工作相當敷衍，致使工作效率低下，一旦出現問題，推諉、塞責的現象頻頻發生。時下，雖然不少機關事業單位檔案管理工作的信息化發展已經粗具規模，但受限于檔案管理人員信息技術能力不足，難以妥善利用信息化技術對檔案進行歸檔、篩選、存儲以及運用。

2.3 檔案管理制度缺失或不全

當前，為數不少的機關事業單位檔案管理制度缺失，或是建設力度不足，導致制度不全，難以適應檔案管理工作的現代化發展。再者，機關事業單位檔案管理人員的編制有限，以兼職居多，故而流動頻繁。部分入職的工作者依靠幾次簡單的培訓，難以達到檔案管理工作的基本需求，兼職者能力不足，全職者壓力過大是目前機關事業單位檔案管理工作的常態。為此，結合單位實際需求，擬定檔案管理工作的技術性指導文件，加強對于入職工作者的專業化指導，在一定程度之上能夠提升其工作能力。不過，具體到落實，不少入職的工作者未能嚴格遵照要求學習技術性文件，對于業務制度的具體內容缺乏了解，又談何檔案管理工作的建設發展？

3 機關事業單位檔案規范化管理的幾點建議

3.1 提高對于檔案管理工作的重視

機關事業單位如果想要謀求檔案管理工作的規范化發展，那么提升對其重要性的認知，無疑是先決條件。深化對于檔案管理工作重要性的認知，是推動單位管理能力提升的途徑。檔案管理工作人員應當樹立不斷學習的觀念，積極吸納檔案管理工作的新理念、技術等，并加以實踐、總結。當檔案管理工作同單位其他管理工作等量齊觀，著力營造一種重視檔案管理、人人積極參與的氛圍。此外，需要積極關注檔案管理工作信息化發展的趨勢，積極引入新的管理技術，定期組織工作人員對于檔案管理的專業化知識進行學習，著力建設符合單位需求的檔案管理系統，為單位檔案管理工作的規范化發展提供硬件與人員上的支持。

3.2 加強對于檔案管理人員專業化素質的培養

事業單位職責與性質決定了它對檔案管理工作的高要求。因此，如果想要推動其檔案管理工作的規范化發展，那么工作人員良好的專業化素養必不可少。為了達成這一目標，首先要做到對于檔案管理工作者專業知識、技術能力的培訓，加強單位檔案管理制度的建設，提高檔案管理人員的責任感，推動檔案管理工作的高效化發展。其次，進一步對檔案管理工作者進行個人職業操守、道德理念、政治素養的培養，積極組織信息化技術培訓，推動單位檔案管理工作的現代化 發展。

3.3 健全并完善檔案管理制度

關于機關事業單位檔案管理制度的健全完善，需要在審視單位實際需求的情況下進行。制度建設的目的，在于優化管理流程，規范工作行為，避免因人為因素所造成的負面影響。在檔案管理制度的建設上，由始自終都要保持與時俱進的精神態度，使檔案管理制度同單位的現代化發展保持一致的步調。

4 結語

綜上，事業單位檔案管理工作規范化發展，無外乎三點要素，其一，理念上的重視；其二，專業化體系的支持；其三，制度化管理的支撐。惟有三者健全，彼此發力，才能切實推動事業單位檔案管理工作的規范化發展。