淺談檔案管理和公文處理銜接問題和處理對策

梁少婷

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司中山坦洲供電分局，廣東 中山 528467）

公文處理與檔案管理是行政管理的核心模塊之一，已經(jīng)納入了各個行政部門的戰(zhàn)略體系中。在當(dāng)前信息化時代背景下，我國行政部門的內(nèi)外部環(huán)境已經(jīng)出現(xiàn)了非常顯著的變化，要求各個行政部門能夠做好檔案管理和公文處理的銜接問題，使得這兩個模塊可以在行政部門日常管理活動中發(fā)揮更好的價值。事實上，檔案管理和公文處理本身就涉及了關(guān)鍵數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略分析，并給行政部門提供有用的決策數(shù)據(jù)信息。如果行政部門能夠做好兩者的銜接工作，就能夠達(dá)到“1+1>2”的效果。基于這種情況，就有必要對兩者銜接過程中存在的問題與優(yōu)化措施進(jìn)行全面深入的探索。

1 檔案管理和公文處理銜接存在的問題

1.1 檔案管理人員對于文檔一體化的認(rèn)識水平較低

結(jié)合當(dāng)前我國行政單位來看，很多檔案管理人員對于文檔一體化的認(rèn)知水平還比較低，造成檔案管理和公文處理銜接很難具備較好的內(nèi)部環(huán)境，在實踐貫徹過程中很容易遭到阻礙。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為檔案管理人員在平時的時候并沒有關(guān)注兩者的銜接活動，同時也沒有到認(rèn)清兩者銜接活動對于部門發(fā)展的重要意義。這種情況也導(dǎo)致檔案管理與公文處理的銜接活動在單位內(nèi)部很難取得較好的成效，同時也容易出現(xiàn)較多的障礙與困境，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視。

1.2 銜接管理制度還存在顯著欠缺

我國很多行政單位在實現(xiàn)兩者銜接的時候，并沒有建立針對性的制度體系。一方面，多數(shù)行政單位在公文管理方面，還比較重視數(shù)量，使得公文處理活動的整體質(zhì)量表現(xiàn)不足，同時也容易造成公文處理的內(nèi)部紊亂。另一方面，行政單位部門對于兩者銜接活動的認(rèn)知水平不高，導(dǎo)致最終制定的銜接管理制度跟實際銜接活動脫節(jié)，造成檔案管理與公文處理各自為政的情況。

1.3 沒有充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的價值

當(dāng)前我國行政單位雖然已經(jīng)建立了內(nèi)部信息體系，但是立足于檔案管理與公文處理的角度來看，單位部門還沒有充分發(fā)揮其價值。目前很多單位部門僅僅將信息系統(tǒng)作為統(tǒng)計公文與檔案的工具，并沒有全面引入信息技術(shù)進(jìn)行深入處理。這種情況也導(dǎo)致兩者銜接活動很難獲得較高價值的戰(zhàn)略數(shù)據(jù)，需要在后續(xù)時間里進(jìn)行針對性的調(diào)整。

1.4 缺乏高素質(zhì)文書人才

我國行政單位在兩者銜接活動中，還缺乏必要的高素質(zhì)人才。這種情況也導(dǎo)致兩者銜接活動的開展，很難引入各類新型技術(shù)，同時銜接活動的開展效率也很難得到保證。事實上，在人才缺失的情況，檔案管理與公文處理的銜接活動很難邁向更高的層次。

2 檔案管理和公文處理銜接的改善對策

2.1 全面貫徹文檔一體化的戰(zhàn)略意識

對于我國各個單位部門來說，在后續(xù)時間里應(yīng)該切實提高檔案管理人員對于文檔一體化的認(rèn)知水平，使得文檔一體化戰(zhàn)略可以在單位內(nèi)部得到較好的貫徹成效。在這個過程中，單位部門也應(yīng)該積極開展一些關(guān)于檔案管理與公文處理銜接的會議，同時還要在會議上通過引入實例，讓檔案管理人員直觀明確兩者銜接的戰(zhàn)略意義。通過這些活動，檔案管理人員就能夠真正具備較強的文檔一體化戰(zhàn)略意識，同時也可以在后續(xù)工作過程中將這些理念融入到自身工作過程中，實現(xiàn)戰(zhàn)略體系在檔案管理與公文處理銜接活動中的全面貫徹。

2.2 構(gòu)建全過程動態(tài)質(zhì)量管理體系

要想充分保證檔案管理與公文處理銜接活動的成效，單位部門也要逐步構(gòu)建全過程動態(tài)質(zhì)量管理體系。第一，單位部門應(yīng)該充分提高內(nèi)部人員的質(zhì)量意識，適當(dāng)降低公文數(shù)量，但要提高公文數(shù)據(jù)的質(zhì)量。這也需要單位部門能夠全面貫徹標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量化的相關(guān)理念，全面推動精細(xì)化管理，最終也就能夠顯著提高兩者銜接活動的質(zhì)量成效。第二，單位部門還要逐步完善兩者銜接的管理制度。這也需要單位部門在平時的時候，充分明確銜接活動的細(xì)節(jié)內(nèi)容，實行一體化管理，避免出現(xiàn)兩者各自為戰(zhàn)的情況，使得兩個模塊的銜接變得更加緊密。與此同時，單位部門也可以考慮針對兩者銜接制定專項的獎懲機(jī)制，通過這套制度對內(nèi)部人員形成激勵作用。第三，單位部門在構(gòu)建兩者銜接的動態(tài)質(zhì)量管理體系的時候，還要結(jié)合《檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文管理辦法》等內(nèi)容，嚴(yán)格進(jìn)行制度調(diào)整，保證這些管理制度能夠充分發(fā)揮作用，提高兩者銜接的質(zhì)量水平。

2.3 建立完善全面的信息化系統(tǒng)

在我國單位部門的檔案管理與公文處理銜接過程中，還應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，構(gòu)建完善全面的信息化系統(tǒng)。在這個過程中，單位部門應(yīng)該通過信息系統(tǒng)，針對各個檔案數(shù)據(jù)和公文信息的走向進(jìn)行全面分析和實施監(jiān)督，提高這些數(shù)據(jù)信息的流轉(zhuǎn)速度，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實施歸檔。與此同時，信息化系統(tǒng)還應(yīng)該實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效處理，同時還要做好的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作，避免這些重要信息遭到泄露和篡改，造成不利影響。除此之外，信息化系統(tǒng)的建立還要積極融入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等各類模塊，使得單位部門能夠充分發(fā)揮這些信息化模塊的作用，使得檔案管理與公文處理銜接活動步入新的格局。

2.4 拉起一支高素質(zhì)文書人才隊伍

對于我國單位部門來說，檔案管理和公文處理銜接活動也是比較復(fù)雜的，需要高素質(zhì)文書人才作為支撐。一方面，單位部門可以考慮適當(dāng)提高文書人才的招收標(biāo)準(zhǔn)，從行業(yè)市場環(huán)境中吸取高素質(zhì)人才。隨著我國高校擴(kuò)招戰(zhàn)略的全面貫徹，我國高素質(zhì)人才的數(shù)量與比例都得到了顯著提高。在此基礎(chǔ)上，單位部門提高文書人才招收標(biāo)準(zhǔn)以后，依然能夠通過較低的成本比較容易獲得更高素質(zhì)的人才。另一方面，單位部門還要在平時的時候，針對文書人才進(jìn)行必要的培訓(xùn)教育活動。在具體開展培訓(xùn)活動的時候，培訓(xùn)講師要注意多進(jìn)行實踐技能教學(xué)，使得文書崗位人員可以熟練使用信息系統(tǒng)開展檔案管理和公文處理的銜接活動。與此同時，培訓(xùn)教育活動還要針對文書人員日常工作過程中遇到的問題與困境進(jìn)行集中分析，切實提高他們的綜合素質(zhì)水平。

3 結(jié)束語

綜合來看，檔案管理和公文處理的銜接活動存在較為顯著的戰(zhàn)略價值，需要各個單位部門充分引起重視，并在后續(xù)時間里做好這些方面的內(nèi)容。對于單位部門來說，應(yīng)該能夠真正重視兩者的銜接融合，同時還要結(jié)合本單位日常管理的實際情況，構(gòu)建動態(tài)管理制度，給兩者的銜接提供較好的內(nèi)部空間。與此同時，單位部門還應(yīng)該充分關(guān)注信息化系統(tǒng)的建設(shè)水平，并在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)計兩者銜接的框架，使得相關(guān)數(shù)據(jù)信息能夠通過互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行共享流轉(zhuǎn)。這樣以后，單位部門就可以充分發(fā)揮兩者的戰(zhàn)略價值，給單位部門的內(nèi)部管理優(yōu)化與調(diào)整提供戰(zhàn)略支撐。