新建本科高校檔案服務芻議
——以武夷學院為例

林 琳

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

新建本科高校，是經教育部新批準的普通本科院校。學校駐址主要分布在非省會城市，大多數位于地級城市，甚至是縣級市。武夷學院是2007年3月由教育部批準設立的本科院校，坐落在“世界文化與自然遺產地”——武夷山。作為新建本科院校的檔案管理要順應這樣的發展趨勢，充分認識檔案工作的必要性和連續性，通過檔案管理工作的有效運轉，建設嚴謹、規范的基礎工作，奮力開創新建本科高校檔案服務的新模式。

1 準確把握新建本科高校轉型時期檔案工作的根本性要求

新建本科院校的檔案管理是院校的基礎性工作之一，緊緊圍繞轉型發展的總體布局和高質量的發展要求，聚焦服務學校中心工作，著眼學校發展，關注新建本科高校工作熱點，強化檔案憑證作用，著力創新服務模式，形成適應新建本科院校特點的收集最全、查閱最快、服務最優的服務模式。

第四次全國新建本科院校教學工作研討會上，教育部副部長吳啟迪指出，新建本科院校要著力解決好科學定位問題，以培養高級應用性人才為主，服務于地方經濟建設和社會進步[1]。武夷學院是新建本科高校，其本質特征是堅持以科學知識和技術成果的應用為導向進行辦學，培養高級技術型人才。新建本科高校的檔案工作要準確把握其轉型方向，緊緊圍繞轉型發展的辦學定位，承擔為校管檔，為校守史，為校服務的神圣職責。檔案管理部門必須全力服務新建本科高校轉型發展的重大戰略目標，把服務學校決策、服務學校發展、服務教學科研活動作為發揮作用的主渠道，充分發揮檔案館（室）藏的資源優勢和專業特長，為實現高校轉型發展積極貢獻智慧和力量。

2 夯實檔案基礎優化服務方式

新建本科高校從籌建的起,就產生著大量的檔案材料,這些檔案材料是反映高校建立和發展過程的真實記錄,也是今后教學、科研及學校管理工作的依據,檔案部門應予以收集進館，通過整合、組織、開發等系列工作強化系統管理。為確保收集齊全，可采取校級檔案部門與各職能單位分級管理的方式。

2.1 強化教學檔案建設服務教學評估

教學檔案是教學管理過程中產生的文件材料，真實全面地反映學校教學工作的全貌。新建本科高校是由?？粕穸鴣?，在相當一段時間內，教學工作處于?？婆c本科并存的狀態，辦學理念和教學管理經歷轉型過程，教學檔案工作是學校檔案工作的重點，也是難點。

1）教學檔案的管理模式。教學檔案的管理對教學評估有特別重要的意義，其管理工作不可懈怠。武夷學院通過前期的3次評估過程，從教學檔案的總體情況出發，結合教務處、教學院系等業務流程，形成了教學檔案較為規范的管理模式。2008年制定的《武夷學院教學檔案建設與管理工作的規定》，對本校教學檔案的收集范圍、保管期限以及分級管理等方面都做出了相應的規定。教學檔案材料很大一部分來自每一個教學院系，涉及每一位任課教師。從教學活動形成材料的內容、價值及評估利用等方面綜合考慮，建立學校、教學系部、教研室三級管理模式，從基礎工作抓起，確實強化教學檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，建立定期歸檔制度，著手教學檔案的收集、整理是確保檔案資料及時歸檔、避免分散存放的重要手段；立卷、歸檔是保持檔案系統性和連續性的重要保證。針對學校在教學活動中形成的教學檔案歸入校綜合檔案室實行統一管理；教學院系教學活動形成的教學材料，發揮兼職檔案隊伍的作用，進行收集保管；任課教師在教學中的教案、課件、教學計劃（進度）等教學材料，可由所在教研室集中保管。在學校檔案工作領導小組的統一領導下，各司其職，各負其責，有效地解決實際工作中的矛盾，滿足各方面對教學檔案的需要。

2）教學檔案為教學評估服務。教學檔案為教學評估服務是新建本科院校檔案工作的重中之重。武夷學院升本以來，經歷了學位評估、教學合格評估、教學審核評估等3次大的教學評估，在教育質量、人才培養質量以及辦學能力等方面通過了合格認證，教學檔案在教學評估過程中發揮了不可替代的作用。教育部印發的《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》中，有7個一級指標，18個二級指標，38個觀測點，這63項指標和觀測點，以教學檔案為支撐的材料占75%，評估專家組除去聽課、訪談、實地考察等形式外，還要查看系統搜集的教學資料，了解學校的辦學定位、辦學水平、培養能力等主要教學信息，這些教學信息均來自教學檔案，由此可見，做好教學檔案管理工作是教學評估得以順利通過的重要保障。

2.2 強化檔案的總體建設服務學校持續發展

目前，新建本科院校檔案管理比較薄弱，它們多由專科院校升格而來，其檔案工作的必要性、規范性、科學性、連續性等要通過檔案管理的有效運轉來實現[2]。武夷學院在經歷了專升本的轉型之后，檔案館藏逐漸豐富，現已成為集文書檔案、基建檔案、會計檔案、學籍檔案、出版物檔案、教師業務檔案、學生檔案、實物檔案、電子檔案等多門類檔案于一體的綜合管理中心。高校要可持續發展就需要繼承傳統，并不斷創新，充分利用檔案資源，創新辦學機制，拓展和優化高校的生存發展環境，不斷提高辦學能力和辦學質量，實現學?？沙掷m發展的目標。

3 新建本科高校檔案的創新服務模式

升本后的高校進入了新的發展時期，學校的發展要開辟新的實踐道路。以武夷學院從南平市到武夷山市的大遷移的建設特色為例,2005年，以武夷學院為主的武夷山高教園區被列入福建省在建重點項目，形成的檔案材料由武夷學院綜合檔案室集中統一管理。從檔案利用率來看，基建檔案信息資源與檔案利用率之間存在較大落差。統計表明，2011年和2012年利用率分別為34%和17%[3]，這種落差表明：檔案的傳統化管理是造成利用率低下的主要原因，使得入庫上架的基建項目檔案處于擱置狀態。理論上講，檔案創新服務手段可采用檔案網站、建設數字化檔案館、電子文件集中歸檔、網絡在線服務等創新手段來實現。然而，對于新建本科院校而言，存在檔案基礎工作薄弱、管理手段落后，檔案創新服務面臨著前所未有的挑戰。只有著眼新形勢、開拓新思路、提高針對性，才能發揮檔案的應用作用。

武夷學院結合學校檔案現狀，找準切入點,檔案管理工作已經從實體數量和規模的外延特征過渡到以信息管理為特征的內涵發展，檔案服務也從“物流”過渡到人工智能的“信息流”服務。面對新建本科院校的檔案資源貧乏、基礎工作薄弱、管理手段落后等現狀，檔案服務創新不能一味求大求全，而是努力通過質量和基礎工作的提升，走差異化、特色化發展道路。

創新，重心在促進學校發展，檔案工作必須緊緊圍繞學校建設這個中心，推動發展。檔案工作是否能促進學校發展，是檢驗檔案工作創新實際價值的最重要、最直接的判斷標準。