新建本科高校檔案服務(wù)芻議
——以武夷學(xué)院為例

2020-03-01 04:12:27林琳

卷宗 2020年29期

林琳

（武夷學(xué)院檔案室，福建武夷山 354300）

新建本科高校，是經(jīng)教育部新批準(zhǔn)的普通本科院校。學(xué)校駐址主要分布在非省會(huì)城市，大多數(shù)位于地級(jí)城市，甚至是縣級(jí)市。武夷學(xué)院是2007年3月由教育部批準(zhǔn)設(shè)立的本科院校，坐落在“世界文化與自然遺產(chǎn)地”——武夷山。作為新建本科院校的檔案管理要順應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的必要性和連續(xù)性，通過檔案管理工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，建設(shè)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的基礎(chǔ)工作，奮力開創(chuàng)新建本科高校檔案服務(wù)的新模式。

1 準(zhǔn)確把握新建本科高校轉(zhuǎn)型時(shí)期檔案工作的根本性要求

新建本科院校的檔案管理是院校的基礎(chǔ)性工作之一，緊緊圍繞轉(zhuǎn)型發(fā)展的總體布局和高質(zhì)量的發(fā)展要求，聚焦服務(wù)學(xué)校中心工作，著眼學(xué)校發(fā)展，關(guān)注新建本科高校工作熱點(diǎn)，強(qiáng)化檔案憑證作用，著力創(chuàng)新服務(wù)模式，形成適應(yīng)新建本科院校特點(diǎn)的收集最全、查閱最快、服務(wù)最優(yōu)的服務(wù)模式。

第四次全國(guó)新建本科院校教學(xué)工作研討會(huì)上，教育部副部長(zhǎng)吳啟迪指出，新建本科院校要著力解決好科學(xué)定位問題，以培養(yǎng)高級(jí)應(yīng)用性人才為主，服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步[1]。武夷學(xué)院是新建本科高校，其本質(zhì)特征是堅(jiān)持以科學(xué)知識(shí)和技術(shù)成果的應(yīng)用為導(dǎo)向進(jìn)行辦學(xué)，培養(yǎng)高級(jí)技術(shù)型人才。新建本科高校的檔案工作要準(zhǔn)確把握其轉(zhuǎn)型方向，緊緊圍繞轉(zhuǎn)型發(fā)展的辦學(xué)定位，承擔(dān)為校管檔，為校守史，為校服務(wù)的神圣職責(zé)。檔案管理部門必須全力服務(wù)新建本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的重大戰(zhàn)略目標(biāo)，把服務(wù)學(xué)校決策、服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)教學(xué)科研活動(dòng)作為發(fā)揮作用的主渠道，充分發(fā)揮檔案館（室）藏的資源優(yōu)勢(shì)和專業(yè)特長(zhǎng)，為實(shí)現(xiàn)高校轉(zhuǎn)型發(fā)展積極貢獻(xiàn)智慧和力量。

2 夯實(shí)檔案基礎(chǔ)優(yōu)化服務(wù)方式

新建本科高校從籌建的起,就產(chǎn)生著大量的檔案材料,這些檔案材料是反映高校建立和發(fā)展過程的真實(shí)記錄,也是今后教學(xué)、科研及學(xué)校管理工作的依據(jù),檔案部門應(yīng)予以收集進(jìn)館，通過整合、組織、開發(fā)等系列工作強(qiáng)化系統(tǒng)管理。為確保收集齊全，可采取校級(jí)檔案部門與各職能單位分級(jí)管理的方式。

2.1 強(qiáng)化教學(xué)檔案建設(shè)服務(wù)教學(xué)評(píng)估

教學(xué)檔案是教學(xué)管理過程中產(chǎn)生的文件材料，真實(shí)全面地反映學(xué)校教學(xué)工作的全貌。新建本科高校是由專科升格而來，在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)，教學(xué)工作處于專科與本科并存的狀態(tài)，辦學(xué)理念和教學(xué)管理經(jīng)歷轉(zhuǎn)型過程，教學(xué)檔案工作是學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。

1）教學(xué)檔案的管理模式。教學(xué)檔案的管理對(duì)教學(xué)評(píng)估有特別重要的意義，其管理工作不可懈怠。武夷學(xué)院通過前期的3次評(píng)估過程，從教學(xué)檔案的總體情況出發(fā)，結(jié)合教務(wù)處、教學(xué)院系等業(yè)務(wù)流程，形成了教學(xué)檔案較為規(guī)范的管理模式。2008年制定的《武夷學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)與管理工作的規(guī)定》，對(duì)本校教學(xué)檔案的收集范圍、保管期限以及分級(jí)管理等方面都做出了相應(yīng)的規(guī)定。教學(xué)檔案材料很大一部分來自每一個(gè)教學(xué)院系，涉及每一位任課教師。從教學(xué)活動(dòng)形成材料的內(nèi)容、價(jià)值及評(píng)估利用等方面綜合考慮，建立學(xué)校、教學(xué)系部、教研室三級(jí)管理模式，從基礎(chǔ)工作抓起，確實(shí)強(qiáng)化教學(xué)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，建立定期歸檔制度，著手教學(xué)檔案的收集、整理是確保檔案資料及時(shí)歸檔、避免分散存放的重要手段；立卷、歸檔是保持檔案系統(tǒng)性和連續(xù)性的重要保證。針對(duì)學(xué)校在教學(xué)活動(dòng)中形成的教學(xué)檔案歸入校綜合檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理；教學(xué)院系教學(xué)活動(dòng)形成的教學(xué)材料，發(fā)揮兼職檔案隊(duì)伍的作用，進(jìn)行收集保管；任課教師在教學(xué)中的教案、課件、教學(xué)計(jì)劃（進(jìn)度）等教學(xué)材料，可由所在教研室集中保管。在學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各司其職，各負(fù)其責(zé)，有效地解決實(shí)際工作中的矛盾，滿足各方面對(duì)教學(xué)檔案的需要。

2）教學(xué)檔案為教學(xué)評(píng)估服務(wù)。教學(xué)檔案為教學(xué)評(píng)估服務(wù)是新建本科院校檔案工作的重中之重。武夷學(xué)院升本以來，經(jīng)歷了學(xué)位評(píng)估、教學(xué)合格評(píng)估、教學(xué)審核評(píng)估等3次大的教學(xué)評(píng)估，在教育質(zhì)量、人才培養(yǎng)質(zhì)量以及辦學(xué)能力等方面通過了合格認(rèn)證，教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估過程中發(fā)揮了不可替代的作用。教育部印發(fā)的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案（試行）》中，有7個(gè)一級(jí)指標(biāo)，18個(gè)二級(jí)指標(biāo)，38個(gè)觀測(cè)點(diǎn)，這63項(xiàng)指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)，以教學(xué)檔案為支撐的材料占75%，評(píng)估專家組除去聽課、訪談、實(shí)地考察等形式外，還要查看系統(tǒng)搜集的教學(xué)資料，了解學(xué)校的辦學(xué)定位、辦學(xué)水平、培養(yǎng)能力等主要教學(xué)信息，這些教學(xué)信息均來自教學(xué)檔案，由此可見，做好教學(xué)檔案管理工作是教學(xué)評(píng)估得以順利通過的重要保障。

2.2 強(qiáng)化檔案的總體建設(shè)服務(wù)學(xué)校持續(xù)發(fā)展

目前，新建本科院校檔案管理比較薄弱，它們多由專科院校升格而來，其檔案工作的必要性、規(guī)范性、科學(xué)性、連續(xù)性等要通過檔案管理的有效運(yùn)轉(zhuǎn)來實(shí)現(xiàn)[2]。武夷學(xué)院在經(jīng)歷了專升本的轉(zhuǎn)型之后，檔案館藏逐漸豐富，現(xiàn)已成為集文書檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、學(xué)籍檔案、出版物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等多門類檔案于一體的綜合管理中心。高校要可持續(xù)發(fā)展就需要繼承傳統(tǒng)，并不斷創(chuàng)新，充分利用檔案資源，創(chuàng)新辦學(xué)機(jī)制，拓展和優(yōu)化高校的生存發(fā)展環(huán)境，不斷提高辦學(xué)能力和辦學(xué)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

3 新建本科高校檔案的創(chuàng)新服務(wù)模式

升本后的高校進(jìn)入了新的發(fā)展時(shí)期，學(xué)校的發(fā)展要開辟新的實(shí)踐道路。以武夷學(xué)院從南平市到武夷山市的大遷移的建設(shè)特色為例,2005年，以武夷學(xué)院為主的武夷山高教園區(qū)被列入福建省在建重點(diǎn)項(xiàng)目，形成的檔案材料由武夷學(xué)院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。從檔案利用率來看，基建檔案信息資源與檔案利用率之間存在較大落差。統(tǒng)計(jì)表明，2011年和2012年利用率分別為34%和17%[3]，這種落差表明：檔案的傳統(tǒng)化管理是造成利用率低下的主要原因，使得入庫上架的基建項(xiàng)目檔案處于擱置狀態(tài)。理論上講，檔案創(chuàng)新服務(wù)手段可采用檔案網(wǎng)站、建設(shè)數(shù)字化檔案館、電子文件集中歸檔、網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)等創(chuàng)新手段來實(shí)現(xiàn)。然而，對(duì)于新建本科院校而言，存在檔案基礎(chǔ)工作薄弱、管理手段落后，檔案創(chuàng)新服務(wù)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。只有著眼新形勢(shì)、開拓新思路、提高針對(duì)性，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用作用。

武夷學(xué)院結(jié)合學(xué)校檔案現(xiàn)狀，找準(zhǔn)切入點(diǎn),檔案管理工作已經(jīng)從實(shí)體數(shù)量和規(guī)模的外延特征過渡到以信息管理為特征的內(nèi)涵發(fā)展，檔案服務(wù)也從“物流”過渡到人工智能的“信息流”服務(wù)。面對(duì)新建本科院校的檔案資源貧乏、基礎(chǔ)工作薄弱、管理手段落后等現(xiàn)狀，檔案服務(wù)創(chuàng)新不能一味求大求全，而是努力通過質(zhì)量和基礎(chǔ)工作的提升，走差異化、特色化發(fā)展道路。