關于單位檔案管理工作的優化途徑探析

李海英

（邯鄲市復興區檔案館，河北 邯鄲 056000）

我國社會處于高速發展狀態，各項技術不斷進步，單位中的變動也更為頻繁，由此產生了大量信息，社會對于信息收集、保存、處理與流通等多項工作也提出了更高要求。在單位這種人口基數較大、人員流動頻繁、活動項目較多的場所，檔案的管理更為復雜。網絡信息技術具有鮮明特征，能夠一次性處理多種類型的數據、儲存海量信息，且便于交流互動，可恰如其分地滿足單位檔案管理工作需求，若將其引入到單位中，構建信息化檔案管理體系，必將大有裨益。

1 單位檔案管理工作重要性

檔案能夠忠實記錄事件、還原歷史面貌，是具有法律效應的重要憑證，單位中的檔案能夠反映各項工作的具體開展情況，記錄單位發展進步的歷程，保管好相關檔案材料，便于日后完成核實與檢查，幫助新職員詳細深入了解單位發展歷史與現狀，在發生人事調動時，更好地完成交接；人事檔案還記錄每一位職員的履歷、品質、政治面貌等關鍵信息與各項細節，能夠全面反映一位職員的能力、品質等，為各部門管理人員提供重要依據，更是招收新人員時的主要參考材料，幾乎在辦理所有手續時都需使用。單位中的人員較多，部門分支復雜，檔案信息量大、數量多，容易出現混淆和缺失、泄漏等，每年我國各個單位中都會發生由于檔案保管不當而導致的意外事故，帶來較大損失；在如今的信息化時代，單位工作產生的信息量更大、涉及檔案文件更多，管理難度也逐漸提升，過去所采用的方法早已無法滿足時代需求。因此，優化檔案管理工作，提高管理效率刻不容緩，決策者必須審視如今檔案管理中的弊端，采取有效措施進行優化。

2 單位檔案管理工作弊端

2.1 缺少專業人士

檔案管理作為一門單獨學科，還未能獲得與其它科目對等的重視，在報考院校時，絕大多數學生都不會選擇冷門的檔案管理專業，甚至對其存在輕視心理，認為管理檔案無需進行系統學習，因此每年高校向社會輸送的該專業畢業生數量極少，大部分單位中的檔案管理人員并非專業人士，不具備較高層次的知識水平和先進理念、經驗，也不能輕松自如地處理和應對大批檔案信息，工作效率低下，嚴重阻礙了檔案管理工作的優化發展。

2.2 多用紙質檔案

過去，我國所有單位統一使用紙質檔案承載和保存信息，其占據空間較大，需專門安排檔案室來進行保存。隨著信息化時代的來臨，單位產生的信息量愈發龐大，檔案數量激增，古舊的紙質檔案早已無法適應社會需求。過去幾年中，各地的單位都出現不少紙質檔案損壞、丟失、混淆等事故，在不同部門或單位之間需要進行合作或發生人員調派，需要調取查看檔案時，還要派遣專人前往取送，浪費人力資源。另外，部分單位具有特殊性，其中的檔案往往需要保存數十年甚至永久保存，若以紙張作為承載和保存信息的媒介，具有很大局限性，容易因老化受潮而丟失，據統計，我國許多單位每年為了防止紙質檔案受潮和損壞就需投入大量資金。相比起U盤和云盤等，紙質檔案能夠儲存的信息量十分有限，逐漸無法滿足需求。

2.3 管理方式落后

單位檔案丟失情況十分常見，除卻紙張本身的局限性外，還有一重要原因是管理方式落后，負責人員不能應用先進科學的方法，對其進行細化分類整理，未能在檔案袋、檔案盒等表面給出精準標簽，加上偶然的人為失誤，致使檔案丟失。其中部分文件能夠通過補辦獲得，但有些一旦丟失就無法還原，為單位管理工作帶來巨大不便。

2.4 傳輸效率低下

目前在進行跨地區檔案文件傳輸時，大多采用傳真或郵寄的方式，前者需要將檔案依次放入掃描儀，之后進行傳輸，后者則需將大批紙質文件進行寄送，耗時較長，二者效率都較低，在傳輸大型文件時還容易出現缺頁漏頁，影響單位工作的開展。

3 單位檔案管理工作的優化途徑探析

3.1 提高人員素養

檔案管理工作難度較高，且關乎整個單位各項工作的開展，需派遣信息處理較強、具備較高專業素養、嚴謹認真、對工作高度負責的人員任職。一方面，單位應面向社會招收畢業于檔案管理相關專業的高素質人才，提高工作薪資和福利待遇以吸引更多對口畢業生；另一方面，應針對在職人員開展專業化培訓，請工作經驗豐富、從業多年、錯誤率低的專家分享交流經驗，并介紹科學的檔案管理理念與方法，要求在職人員學習大數據技術和計算機設備的應用，熟悉各類相關軟件的操作，提高自身素養，能夠更好地勝任工作。

3.2 完善管理制度

檔案管理工作并非單個人員或部門的工作，其與整個單位上下都有聯系，想要從根本上優化檔案管理，應針對現有制度進行改革，明確管理人員職能與權責，并給出單位職工調取檔案的申請審批流程、調用權限，在申請查看和更改檔案時，必須出示有效證明，填寫申請表并提供親筆簽名或蓋章，在申請書上，必須明確調檔時間、原因、調取檔案范圍、歸還時間、申請人及其所屬部門等；最后，還應結合我國相關法律制定詳細的獎懲措施，對于長期不出現錯誤、工作質量高的檔案管理人員予以表彰和適當的獎勵，對由于個人失誤造成損失的，應進行懲處。

3.3 采用信息技術

新時代背景下，信息技術的普及已成為必然發展趨勢，單位也應引入信息技術，提高檔案管理效率，才能謀求更好的發展。首先，應加大資金投入，提高硬件設施水平，在各個部門都配備計算機，并建立堅固的、具有防潮、防蛀、防高溫等功能的檔案室，將所有紙質檔案掃描上傳并歸類，無法掃描或補辦的原件則在保密柜中存放；其次，應提升全體職員的素養，要求其應用計算機進行檔案文件的編撰與傳輸，每位職員都應當建立一份電子檔案，及時更新，記錄自身工作經歷等；檔案管理人員應使用大數據技術構建完善的管理系統，如ORACLE數據庫，其具備強大的儲存功能，不會由于空間限制而每隔一段時間清除舊數據，因此可永久保存檔案，也不會因為儲存量增加而影響運行速度，還可方便地利用網絡進行數據共享與高效傳輸。使用該數據庫技術，能夠有效提高檔案管理效率，帶來諸多便利。最后，單位應重視檔案信息安全問題，在應用信息技術的同時，使用防火墻、殺毒軟件等對檔案進行周密保護，并做好文件備份，還需約束所有職員，避免使用單位計算機從事私人活動而導致其沾染病毒的現象。

4 結束語

信息化技術的不斷發展和電子設備的普及已經在各個行業引發重大變革，單位檔案管理系信息化已成為時代發展的必然趨勢，相關人員應審視現狀，優化信息管理，提高工作效率，為單位發展保駕 護航。