國企檔案工作面臨的問題與對策探討

柳德靜

（重慶巨能建設（集團）有限公司，重慶 401120）

國企檔案是指國有企業在生產經營、管理活動中所形成的，對于國家、社會、企業有保存價值的原始記錄資料，具體包括文字、圖像、影像、表格等，呈現出歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，對于企業發展具有指導作用[1]。隨著國企建設集團運營時間的延長，檔案資料不斷累積，管理難度大，傳統管理模式無法勝任工作需求，急需引進現代化信息技術，構建信息化檔案管理平臺，以提升檔案管理工作效率及質量。總之，從國企檔案工作效率及質量提升角度考慮，本文圍繞“國企檔案工作面臨的問題與對策”進行分析探討具備一定的價值意義。

1 國企檔案工作面臨的問題分析

從現狀來看，國企檔案工作受到新時代的沖擊，比如在信息化、互聯網高速發展的背景下，傳統紙質檔案逐步朝電子化檔案方面發展。而在諸多影響下，使得國企檔案工作面臨一系列的問題。總結起來，具體問題如下：

1）檔案管理工作不受重視。國企建設集團并沒有正確認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理不屬于企業中心工作范疇，在這方面無需投入過多的人力、資金及物資，這導致檔案管理模式革新受阻。在領導層不重視的情況下，檔案管理制度不完善，檔案管理工作流于形式化，檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現象。顯然，這樣會使檔案管理工作的效率及質量難以得到有效提升。

2）檔案管理手段落后。在傳統的國企檔案工作模式中，大部分資料為紙質文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導致信息丟失，而且，大量紙質文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用[2]。當前，國企檔案步入信息化管理階段，但是由于財政投入有限，檔案信息化管理設施不齊全，部分設備過于陳舊，硬件設施、軟件系統相較落后，網絡系統存在諸多安全隱患，影響到土地儲備檔案整理、分類、儲存、開發工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發揮應有的指導價值。

3）檔案管理人員業務水平偏低。近年來，隨著國企檔案文件的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，信息化建設是國企檔案工作發展的必然方向。當前，國企檔案工作人員大多為檔案專業人才，或者是辦公室工作人員兼職，缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術，無法勝任檔案信息化管理工作，阻礙了檔案信息化建設的進程。因此，采取有效措施，提升檔案管理人員業務能力水平顯得尤為重要。

2 國企檔案工作的優化對策分析

如前所述，對國企檔案工作現狀下面臨的一些問題有了一定程度的了解。從國企檔案工作效率及質量提升角度考慮，采取及時有效的優化對策非常關鍵。總結起來，具體優化對策如下：

1）充分重視檔案管理，完善檔案管理制度。檔案見證了國企建設集團的發展史，為企業后續發展決策制定提供了可靠依據，領導層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作，增加資金投入，按照規范建設檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標準，將各部門業務活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設置編碼，統一管理。同時，建立健全相關管理制度，依照《檔案法》、《土地儲備業務檔案建設規范》、《土地檔案管理工作暫行規范》、《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定國企檔案管理制度，明晰檔案工作的具體流程及執行方案，提升工作水平[3]。此外，還有必要完善檔案管理獎懲制度，對管理工作表現優異的人員給予精神及物質層面的獎勵，可以與績效考核機制掛鉤，以此充分提高工作人員對待檔案管理工作的積極性；針對日常管理工作思想散漫、存在錯誤的人員，則給予一定的懲罰，以此提高檔案管理工作人員對待日常檔案管理工作的警惕性，進而全面提高檔案管理工作質量。

2）引進信息技術，構建檔案管理信息平臺。國企檔案工作中，應該與時俱進，引進現代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創新檔案管理模式。在檔案管理信息化建設過程中，國有建設集團單位應該引入適合企業檔案管理需求的數據模式，再根據財政預算，采購相關信息設備，比如說計算機、打印機、掃描儀、攝影機、專用微機等，創造合適的電子檔案儲存環境，構建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務水平[4]。同時，為保障信息安全，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，同時，設定賬戶權限等級，數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被 篡改。

3）完善檔案管理機構設置，提升工作人員業務水平。國有建設集團應該完善檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，國企檔案信息化建設，對于檔案管理人員專業水平提出了不一樣的要求，為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，企業應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前國企檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性[5]。

3 結語

綜上所述，隨著計算機和互聯網的普及，國有企業辦公逐步實現自動化，在自動化辦公環境下，各個部門工作、管理活動中產生的信息資料，能夠直接通過電腦錄入到電子檔案中，再由檔案管理人員應用計算機軟件，進行歸納、分類、統計、分析，這樣能有效提升檔案工作效率；同時，借助于網絡平臺，可實現檔案資料異地共享，借助于數據挖掘技術，可實現對于檔案的開發利用，全面提升國企建設集團檔案工作水平。