芻議紙質科技檔案頁碼編制方法與策略

陳銀娥

（湖南省衡東縣水利局，湖南 衡陽 421400）

科技檔案即科學技術檔案，主要是對于生產技術、基本建設等具有科技性質活動中形成的一些需要歸檔的材料、圖表、證書、圖紙等文件性的材料。科技檔案包括有電子檔案、紙質檔案等，具有一定的專業性、多樣種類性質等，能夠在生產過程中指導生產力的發展等。所以，對于紙質科技檔案的頁碼編制就顯得十分重要，也是一項較為復雜的工作，檔案管理員要運用科學、有效的頁碼編制方法對其進行編制，使得紙質科技檔案的管理更加的規范化、標準化發展[1]。

1 紙質科技檔案頁碼編制的基本原則

紙質科技檔案主要是以紙張作為信息記錄的基本進行歸檔的，基本上是一些具有查考利用價值的文件收集，然后將文件按照文件與文件之間的來源、時間等聯系進行分類歸檔。因此，在紙質檔案的頁碼編制過程中，要遵循一定的基本原則，才不至于在編制過程中出錯。

1.1 頁碼編制應遵循一定的標準

在進行紙質科技檔案的頁碼編制時。一定要遵循一定的編制標準，在頁碼編制的方法、編制的工具、編制的位置等，都應該按照統一的技術編制標準進行，不可以按照自身的方式隨意進行。紙質科技檔案要求準確性，頁碼編制過程中一定要注意編制的規范性，保證頁碼編制的有效性與科學性。頁碼編制還要求真實性，因此，編制過程中不可以沒有依據隨便進行編制，編制數據要具體、詳細以及真實，保障紙質科技檔案的可考究的性質。

1.2 不同的頁碼編制運用不同的方法

紙質科技檔案的期限以及內容不同，所以檔案員在進行頁碼編制時，不同的期限要利用不同的編制工具進行編制；不同內容的編制，放于不同的位置；對于頁碼的錯誤修正，不同的錯誤運用不同的修正方法；在檔案的性質、規格、特點以及原頁碼方面，檔案所屬不一樣，也要采取不同的檔案編制的方法進行頁碼編制。總之，紙質科技檔案的編制要根據檔案的所有性質進行，針對不同的性質、內容等科技檔案，運用相對應的檔案編制方法[2]。

1.3 頁碼編制不能損壞檔案原件

在科技檔案頁碼的編制中，一定要注意頁碼編制的過程中不可以損壞檔案的原件，這是最基本的頁碼編制要求以及原則。一般情況下，檔案內的每份文件的頁碼編制都進行了正確的編制，最后頁數相加時，要在最后一頁標注清楚總頁數。而且，檔案內的文件在原始目錄頁文件封底等地方進行頁碼編制，有助于計算檔案的總頁數，可以促進在備考表中進行準確的說明。所以，頁碼編制要多關注編制過程中，不可以出現損壞原件的問題產生，檔案編制人員一定要以謹慎、認真的工作態度面對科技檔案頁碼編制的工作。

1.4 頁碼編制要保持一定的穩定

科技檔案的頁碼編制較為冗雜，檔案人員在進行頁碼編制后，不可以隨意進行更改，不會因一切的因素，而造成頁碼編制的問題。科技檔案的管理人員在頁碼編制后，要保存管理好科技檔案，不能因任何原因修改頁碼數據等內容。在同一類型的頁碼編制時，頁碼編制的方法也要保持一定的穩定性，使得科技檔案的頁碼編制愈加的規范[3]。

2 針對紙質科技檔案頁碼編制的注意事項

在進行頁碼編制時，編制人員一定要按照規范去進行編制，依據科技檔案頁碼編制的注意事項或者基本要求進行編制。

2.1 頁碼編制位置要依據國家標準進行確定

根據19年的國家標準規定單面書寫的科技文件材料是在右下角進行編寫頁號的，雙面書寫的文件材料要在右下角的背面的左下角進行頁號的編寫；01年頒布的國家標準中規定單面書寫的頁號在右下角，雙面書寫的頁號編制在正面的右下角，如果是背面，在其左下角進行頁號編制；根據09年的國家標準中，沒有明確頁號的編制，但是，編制人員仍然要注意頁號的編制，使得頁碼編制更加的標準，符合頁碼編制的原則。

2.2 頁碼有效頁的判斷應準確分析

在國家標準中規定頁碼應該編制在“有效頁”面，因此，在頁碼編制時要注意有效頁的判斷。有效頁的判斷依據應該根據文件頁面的圖表、數據等內容進行判斷，空白頁不作為判斷的內容；而且，判斷時應該根據整個檔案的主要內容涵蓋進行判斷文件頁面的內容的重要性，從而判斷有效頁；有效頁的判斷應該將文件的目錄頁等頁面作為有效頁的編制頁碼；最后，作為查找依據的導引頁、彩色隔頁等，不能作為有效頁。

3 紙質科技檔案頁碼編制的工具

紙質科技檔案的頁碼編制在運用的工具方面是有一定要求的，因為紙質材料的特殊性，在進行頁碼編制時要采用易于保存的編制工具進行頁碼編制。因此，檔案的頁碼編制應該運用鋼筆進行編制，所要用的墨水要選擇保存持久性較強的墨水，易于頁碼編制能夠永久進行保存，切忌使用圓珠筆等不易留存字跡的工具；其次，在一些不太確定的頁碼編制時，編制人員可以考慮用鉛筆進行編制，便于頁碼編制出錯時進行修改，但是所要用到的鉛筆一定是黑色的鉛筆之類的，不可以用彩鉛進行頁碼的編制，造成一定的頁碼編制問題；在一些打印設備方面，頁碼編制前要確認打號機以及打印機的完好，避免使用過程中出現一定的故障，導致頁碼編制出現問題。

4 紙質科技檔案頁碼編制方法以及存在的問題

4.1 進行檔案的裝訂

在進行頁碼編制時，需要裝訂的一些卷案要按照期限一定的期限運用合適的編制工具進行編制，確認其頁號的位置，使用阿拉伯數字進行頁碼編制，按順序從1開始到檔案的最后1頁，保證檔案頁碼編制的準確順序性。并且，在編制過程中要注意檔案的書面整潔性、數字的清晰性以及不能夠出現重復或者遺漏的問題，注意新的頁碼編制不可以將原頁碼覆蓋，一定要清晰分明，便于分辨[4]。

4.2 針對不裝訂的檔案的方法

在檔案的裝訂中，有部分檔案不需要裝訂，但在頁碼編制時一定要注意編制方法。不裝訂的檔案頁碼編制應該以件作為單位進行頁碼編制，對于每個文件的頁碼跟裝訂的一樣，從1一直到文件的最后一頁，用阿拉伯數字進行書寫，而且要注意在文件的首頁蓋上歸檔章。對于收文箋應該將其放在文件的首頁，發文箋以及底稿應該放于正文的后面。除了以上的要求之外，不裝訂的檔案與裝訂檔案的頁碼編制是一樣的。

4.3 其他頁碼編制的方法

在對于一些篇幅較大的頁碼編制，要先應用折疊方式，將其折疊整齊后在其右下角的標題欄的空白地方進行頁碼的編制，編制結束將其折到外側；對于一些筒子頁的頁碼編制，應該在其右下角空白的地方進行編制頁碼，將其頁碼折向外側；針對一些不規則的小的歸檔文件，要按一頁進行編制計算，并在備考表寫清楚黏貼的個數；在折子頁的頁碼編制上，只需要按照一頁進行編制。

5 針對紙質科技檔案頁碼編制的策略

在進行紙質科技檔案的頁碼編制時經常會出現一定的問題，如空白頁、無效頁進行了頁碼編制、有時候會出現遺漏頁碼編制、頁碼編制重復、頁碼編制錯編等的問題，為了能夠更好地將紙質科技檔案的頁碼編制做好，一定要運用良好的策略改善頁碼編制的問題，不斷完善科技檔案的頁碼編制。

5.1 加強空白頁、無效頁、未編制頁碼情況的頁碼編制

在頁碼編織過程中，對于空白頁的頁碼編織，一定要注意盡可能將空白的頁面去除，對于不能夠去除的空白頁面，應該在其上面做好標記或者蓋上“此頁空白”的章子，不對空白頁進行頁碼編織；對于無效頁的頁碼編織，應該在編制時注意蓋上“此頁無效”的章子進行與編制頁碼區分，也不對其進行頁碼的編制；未編制頁碼主要是對于材料的插入部分，可以將圖片放置在材料的后面，對于圖片進行頁碼編制。

5.2 運用分段編制的方式，避免漏編、錯編等情況

在頁碼編制過程中，經常會出現頁碼編制漏編、錯編、重編等情況的產生。對于一些書刊的編制，它的前置部分主要包括扉頁、摘要等，編制過程中要運用很多種的數字格式進行編制。在其正文的部分一般是用阿拉伯數字進行編制的，插入的部分不需要進行頁碼編制，書刊的后置部分是采用正常的頁碼編制方式進行編制。對于前置部分的頁碼編制可以運用分段編制的方式進行，正文的編制不動，后置的部分連接正文的編制頁碼，插入的部分再連接后置的部分進行頁碼編制，最后在備考表中注釋清楚即可。對于已經發生的漏編的情況，例如如果將25頁和26頁之間的漏編了一頁，可以將25修改為25-1，把漏編的那一頁改為25-2，并且在備考表中寫清楚25頁是兩頁，然后在本檔案的總頁數后面加上1頁；對于已經錯編的情況，例如39頁以后錯編了，本來是39，錯編成了40，可以將39改為39-49，備考表中寫清楚39-49是1頁，最后在總頁數中減去10即可。

6 結束語

紙質科技檔案的頁碼編制較為復雜，編制人員在進行頁碼編制的過程中一定要保持一定的耐心，本著負責、認真的態度在頁碼編制的工作中做到事無巨細，使得紙質科技檔案的頁碼編制更加的規范、 標準。