關于農產品檢測實驗室檔案管理的幾點思考

（北京市昌平區農產品監測檢測中心，北京 102200）

李艷迎

檔案管理是實驗室在進行標準化建設過程中，為了確保能夠對實驗過程進行有效記錄的核心環節之一。想要做好實驗室工作，并真正提高實驗室管理水平，則需要確保實驗室檔案管理工作能夠得到有效落實，這樣才能夠對檢測工作細節進行詳細記錄，同時也能夠對被檢測農產品的相關信息進行有效保存，以此才能夠在后續的服務過程中，通過對檔案價值的有效挖掘來實現推動農產品質量的不斷提升。基于此，本文主要分析了農產品在送檢后，其檔案管理的實際問題，同時也給出了相應建議，這樣就能夠確保在后續服務的過程中，可以為農產品檢測工作提供優質保障。

1 農產品檢測實驗室檔案管理工作的重要性

首先，農產品質量安全質檢站成立的目的就是針對轄區進行蔬菜、水果、畜禽、水產品等各種食用農產品進行安全檢測，并通過獨立承擔第三方公正檢測來實現對農產品安全的全面鑒定，這樣就可以確保在農產品上市前，經過科學檢測來實現驗證產品的安全性。同時，大部分的農產品質量安全質檢站可以對瓜果蔬菜的農藥殘留以及重金屬殘留進行定量檢測，在進行檢測工作開展的過程中，也能夠實現提高農產品檢測實驗室的實際管理水平。因此，農產品檢測實驗室檔案工作的全面落實，可以推進農產品質量安全質檢站在其檢測的過程中對實驗數據的收集和整理，并在后續應用的過程中，對其檔案當中有價值的信息進行準確提取，這樣就能夠有效推進農產品檢測工作不斷獲得全新的技術手段。

其次，農產品檢測實驗室檔案當中的資料可以作為第一手參考資料對農產品進行認證，而且其檢測數據可以直接反映檢測結果，該數據同時也具有原始性和憑證性，因此它是一種十分重要的產品信息。并且，管理好農產品檢測實驗室的檔案數據，也能夠實現推進農產品檢測方式和方法的不斷升級，在一定程度上提高實驗室檢測水平，以此來逐步完善農產品質量安全監測體系，精準提升農產品的質量 安全。

最后，農產品檢測實驗室在進行檔案管理的過程中，如果其工作開展不順，則會直接影響到實驗室整體的運行，因此，農產品檢測實驗室的建設和發展一定首先需要確保其檔案管理工作能夠有效開展，而且檔案管理工作能夠直觀反映出實驗室自身的檢測質量和管理水平，所以在實際工作開展過程中，檔案管理不僅能夠確保送檢產品和檢測數據得以保存，還能夠針對實驗室檢測、運行過程中的檔案價值進行挖掘，這樣也能夠在一定程度上提高實驗室的檢測水平，并維護整個檢測單位的對外形象。

2 農產品檢測實驗室檔案管理的內容

農產品檢測實驗室在進行檔案管理的過程中，必須要充分地反映出檔案管理工作的實際意義，也就是在實驗室開展各類農產品的檢測過程中，需要對實驗室的工作情況進行全面、準確地記錄，同時也要為檢測工作的開展提供相應的信息，這樣才能夠確保實驗室運行管理的全面性。同時，農產品檢測實驗室在進行檔案管理的內容劃分上，可以依據實驗室的實際職能情況來進行全面整合，這樣就能夠通過詳細的原始記錄來確保在后續檔案整理時對數據進行及時準確的收納。根據當前對農產品檢測實驗室資質認定的檔案標準要求而言，一般情況下在農產品質量安全質檢站的檔案中需要包含組織機構檔案、質量管理體系檔案、儀器設備檔案、檢測人員的技術資質能力檔案、文件控制和數據保護檔案、檢驗標準和方法檔案、抽樣和樣品管理檔案、檢驗報告和檢測原始數據檔案、人員培訓考核檔案、質量監督和質量控制檔案、內務設施環境檔案等。

3 農產品檢測實驗室檔案管理工作中存在的問題

3.1 意識不足且制度落實不到位

在過去幾年中，農產品檢測實驗室只注重在檢測過程中，針對被檢樣品的實際檢測數據和檢測結果，而在后續進行報告輸出和原始記錄的檔案管理過程中，卻忽略了對實驗過程數據的全面收集。而且，在檔案整理時也不能通過歸檔和分析來實現對檔案內容價值的有效探索，因此這也使得在進行檔案管理的過程中，無法實現對檔案管理重要性的認知獲得有效提升。此外，在相關部門文件下達時，針對實驗室資料的收集、歸檔、整理工作其實有一定的規范指導意義，但是在基層實際工作中，由于檔案收集整理并沒有被工作人員所重視，所以在實際工作開展時，就沒有對其工作活動進行全面記錄，這也使得在書面文字記載的材料當中，僅僅只有被檢樣品的數據記錄被保存 下來[1]。

3.2 數字化程度較低

隨著科技的不斷發展，使得在當前的企業建設過程中都會應用數字化管理來確保檔案管理的便捷性和共享性，檔案利用獲得有效提升。但是，當前很多農產品檢測實驗室在進行檔案管理的過程中，卻仍舊沿用紙質檔案的管理，這使得在實際工作中如果管理不當就會導致檔案資料的丟失和損毀。而且，即使部分單位采用了電子版檔案進行管理，也僅僅是對紙質檔案的編寫內容進行輸入，無法真正在查找的過程中，通過對檔案關鍵詞的搜索來實現對檔案的調用，這也導致了在進行具體應用時，電子版檔案只能夠作為儲存而使用。除此以外，由于設備因素干擾等問題的發生，也導致了在農產品檢測實驗室進行檢測數據分析的過程中無法實現聯網化處理，這也加劇了檔案管理共享性不足的現象產生。

3.3 檔案收集不及時

在進行農產品檢測的過程中，其檔案資料必須要保證自身的全面性和原始性。但是，在當前階段的檔案收集過程中，存在著不及時、不齊全的問題，這也使得在實際進行數據收集時，就會導致后期應用數據的效果不佳。比如，客戶想要詳細了解某種農藥的降解期，以實現精準制定采摘計劃，則需要實驗室在一段時間內每天對該種農藥在農產品上的農藥殘留數據進行及時檢測和收集，但是此時如果只對客戶提供一次的檢測數據，那么就無法對其提出針對性的指導意見。

3.4 缺少專職檔案管理人員

檔案管理工作并不是一項輔助性工作，它是一項需要配備專職專業檔案管理人員進行管理的系統性工作。但是，在當前大部分農產品檢測實驗室的檔案管理工作中并沒有給其配備相應的專職檔案管理人員，這就會導致檔案管理人員自身身兼多職，而且會存在檔案整理不專業不及時的問題。眾所周知，在實驗室質量管理體系運行的過程中，必然會出現眾多的實驗數據、原始記錄、影像資料和圖片等，如果對這些數據進行隨意堆放，再加上長時間沒有專職人員對其進行整理，勢必就會造成檔案的缺失和無序問題。而且，檔案管理人員如果身兼多職也會導致其精力有限，從而不能對資料進行全面的收集和整理，最終必將導致在后期進行檔案的檢索和利用中，無法對檔案進行有效應用。

4 有效提高農產品檢測實驗室檔案管理的方式

4.1 增強管理意識并落實管理制度

在當前階段，為了確保農產品檢測實驗室檔案管理工作能夠得到全面落實，需要增強包括領導在內整個單位工作人員的檔案收集整理意識，并建立起農產品檢測實驗室的整體發展機制，以確保在進行實驗室檔案管理的過程中，能夠通過管理制度的全面應用來實現對檔案管理內容進行統一體系的制定，從而使農產品檢測實驗室檔案管理工作的開展可以實現完整化、制度化，最終才能確保其工作開展的秩序性[2]。同時，在后續開展檔案利用工作過程中，也要通過不斷實踐來對現有的檔案管理制度進行補充和完善，只有這樣才能夠真正提高農產品檢測實驗室檔案管理工作的效果。

4.2 增加經濟投入實現數字化管理

時代的發展創新實現了推動社會的全面發展，因此在進行農產品檢測實驗室檔案管理的過程中，也需要加大經濟投入來提高數字化設備的有效應用，以此才能夠確保農產品在進行檢測的過程中，可以通過加強數字化的應用來提高實驗室數據檔案的收集歸類效果，從而也能夠在后續的查詢利用過程中，可以依據相關詞匯來對所有檔案資料進行有效檢索和應用，這樣才能夠使實驗室工作開展的便捷性、快捷性和共享性得以實現。

4.3 全面、及時收集整理檔案

由于在進行農產品檢測實驗室檔案管理的過程中，檔案管理人員對實驗室檢測工作并不十分清楚，造成不能對檔案進行準確分類和收集，所以這也導致在檔案資料查詢時，常常使得檔案資料具有不全面的性質。對此，在當前階段必須要依據質量管理體系，明確檔案的收集范圍和時效，然后依據檔案收集目錄對檔案進行及時有效地收納和整理，這樣才能夠使農產品檢測實驗室的檔案完整，方便后續利用工作的開展。

4.4 設立單獨的管理人員

為了確保農產品檢測實驗室檔案工作管理制度的全面落實，需要單獨設立專職檔案管理人員。畢竟，一人身兼多職其時間精力必然有限，難以實現工作的及時有效開展，所以只有通過專職檔案管理人員的人才培養，才能夠確保檔案管理人員可以高效履行自身的責任。首先，針對檔案管理人員而言，需要其自身能夠了解我國相關的檔案管理條例，這樣才能夠依據條例來進行檔案管理工作的開展。其次，檔案管理人員必須要明確農產品檢測工作的意義，這樣才能夠提高其自身的管理意識，從而通過自身職能的發揮來確保檔案管理工作的全面落實。最后，檔案管理人員也需要積極與實驗室檢測人員進行溝通配合，這樣才能夠在其實驗過程中，能夠對一手資料進行全面記錄，從而才能夠保證檔案的全面性。

5 總結

綜上所述，農產品檢測實驗室在進行檔案管理的過程中，可以通過加強管理來提高實驗室整體的管理水平。對此，為了確保其管理工作的全面落實，則需要做到與時俱進，加強現代化管理，并通過管理體系的有效建立來保證檔案管理工作的全面落實，這樣才能夠真正做到在管理的過程中，確保檔案管理的全面性和綜合性。