學校檔案管理重要性及優化措施研究

李艷婷

（佛山市啟聰學校，廣東 佛山 528000）

學校檔案是中小學校在開展黨政管理工作、教學工作以及相關科學研究工作過程中積累下來的，具有查證使用價值的各種形式的記錄。中小學在從事教育教學活動的過程中會形成大量檔案資料，并且檔案管理工作始終貫穿于中小學運行過程中的各個方面，使得每個中小學的教育教學以及日常管理軌跡得到真實記錄。“新時代”背景下，充分認識到中小學檔案管理工作的重要性并不斷進行優化，不僅有助于提升中小學校的教育教學質量，也有助于進一步提升中小學校的社會效益。

1 檔案管理工作的重要性分析

1）有助于提升學校形象。當前，我國的教育體制改革工作正如火如荼的開展，中小學面臨著更加激烈的市場競爭環境。這客觀上對于中小學的發展提出了更高的要求，使得中小學在發展過程中不僅要重視師資力量的提升以及硬件設施的改善，同時也要對自身的軟實力進行提升，不斷提升整體的管理水平。而充分認識到檔案管理工作的重要性，進一步提升檔案管理工作的規范性則是一項重要手段[1]。進一步優化檔案管理工作能夠幫助學校更便捷的回顧過去一段時間內的教育教學工作情況，進而在未來工作中提升管理水平，最終使得學校能夠樹立更為良好的形象。

2）有助于進一步規范學校日常管理工作。中小學校內部的各種檔案記錄了包括行政管理信息、教育教學情況以及學生信息等，能夠系統的反映學校在過去一段時間內的發展情況。中小學校要想在未來一段時間內進一步規范日常管理工作，提升教育教學水平，就必須進一步優化檔案管理工作，利用現有檔案中包含的有效信息完善整體的管理體系。此外，中小學檔案管理過程中，很重要的一項工作是對包含學校基礎發展材料的管理，這對中小學未來一段時間內制定適合自身發展情況的方針政策具有重要意義。根據這些檔案資料，學校領導可以更加直觀的分析學校發展過程中的優勢以及劣勢，對未來的發展形勢做出更加清晰科學的判斷。并且，在學校的管理工作中若出現問題，學校相關部門可以更加便利高效的查找出問題所在，進而迅速制定相應解決辦法[2]。

3）有利于學校的資質評估工作開展。當前，中小學校的競爭也日趨激烈，教育部門也逐步加強了對中小學校的評估工作，以保障中小學校的教育教學質量。而中小學校在準備各項評估的過程中，都需要準備相關材料，從而客觀全面的反映學校整體管理與教育教學水平。在此過程中，一個學校檔案管理能力的高低直接影響到呈現出的材料的質量，進而影響到最終的評估工作的結果[3]。因此，檔案中包含的信息以及結構的完整程度都成為中小學資質評估結果的重要影響因素，保障各類檔案的完整有助于中小學校取得更好的資質評估 結果。

2 當前學校檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理意識有待提升。在中小學校的管理結構中，不僅各類行政管理以及教育教學管理是必要的，對于學校運行過程中各種檔案的管理也是極為重要的。然而，一部分中小學校沒有意識到檔案管理工作的重要性，沒有將優化檔案管理作為提升學校整體管理水平的重要手段。一些中小學校領導將工作重心完全置于教育教學工作中，認為檔案管理工作對于學校的長期發展影響是極小的。這種思想使得學校內部的檔案管理部門不受重視，相關規章制度也不完善，甚至在一些規模較小的中小學校內出現了沒有設置檔案管理部門的現象。

2）檔案資料完整程度較低。從中小學校檔案管理水平的角度來看，由于檔案管理意識的缺失，造成了檔案資料的完整程度較低的現象。具體來看，由于檔案管理部門沒有切實做好本職工作，相關檔案管理工作人員沒有很好的完成檔案整理、檔案保存等工作。在一些學校內，日常資料不能及時有效的歸檔，而在相關評估等到來時，又會出現臨時收集資料的現象，這就使得整體的檔案管理工作浮于表面。有些學校由于沒有設置檔案管理部門，相應地檔案資料會由相應部門自行保存，這極大地增加了檔案丟失、資料不完成的概率。

3）檔案管理封閉，檔案信息利用程度較低。中小學校的檔案管理工作一定要秉承開放的態度，一些非涉密信息一定要及時進行共享。但是，一些學校內部的檔案管理部門責任意識淡薄，為了減少自身工作量不能及時對相關信息進行整理開放，使得檔案中蘊藏的各種有效信息不能得到有效利用。并且，在一些中小學內部，檔案管理工作是由其他部門工作人員兼任的，專業性較差，沒有相關的專業檔案管理知識。這使得整體的檔案管理工作的專業化程度較低，不能最大限度上發揮檔案管理的作用。

3 優化學校檔案管理工作的有效措施

1）進一步提升檔案管理工作的規范性。中小學校在規模、師資力量等方面差距較大，但是各種類型的中小學校都要根據自身的發展情況，不斷建立和完善檔案管理規章制度。在制度的保障下，實現檔案管理規范程度的提升。具體來看，首先要在檔案卷宗的形成階段嚴格按照制度開展工作，相同類型的檔案要按照相應地標準進行歸檔并做好記錄工作。其次，在各種檔案的交接過程中，要嚴格審核交接手續是否齊全，做好登記工作。最后，要根據單位內部的檔案總量，編織出實用性較強的檢索工具，并在運用工作中建立和完善檢索體系。

2）進一步創新檔案管理觀念。首先，中小學校的領導要充分認識到檔案管理工作的重要性。在此基礎上，相關負責領導與檔案管理部門領導要樹立大局觀，認識到更新檔案管理觀念對于學校長期發展的重要作用。其次，相關檔案管理者要進一步樹立檔案管理工作的開展管。在實際開展檔案管理工作的過程中，要創新性的融入開放、整合理念。只有這樣，在檔案管理工作復雜性不斷提升的背景下，檔案資料信息的利用程度才能得到有效提升，檔案管理在中小學整體管理中的重要性才能得到有效提升。

3）進一步加強對信息化手段的運用。當前，電子信息技術的迅猛發展為中小學校檔案管理工作提供了新的契機，充分運用電子信息技術已經成為提升檔案管理水平的重要手段。當前，我國絕大部分的中小學校已經建立起校內的局域網，以便方便教師與學生的教學與學習。在此背景下，檔案管理部門也要借助各種電子信息技術，將相關能夠反映學校發展歷程與教育教學情況的檔案資料進行留檔與展示，一方面可以方便日后的查閱，另一方面也能夠更加充分的展示學校的發展情況。

4）進一步加強檔案管理人才的培養。為了更好的開展檔案管理工作，中小學校應充分人才對于優化檔案管理工作的重要性。學校領導應充分創造條件，為相關檔案管理工作人員提供進修培訓機會，使得相關工作人員能夠掌握更為先進的檔案管理知識技能，更好的為學校的檔案管理工作做出貢獻。通過后備力量的培養，檔案管理水平的提升，中小學校的整體管理水平也能夠得到提升。

4 結束語

總的來說，充分認識到檔案管理的重要性對于中小學校的長期發展具有重要意義。因此，優化檔案管理工作成為中小學發展過程中的一項重要任務。中小學應進一步提升檔案管理工作的規范性、創新管理觀念、加強對信息化手段的運用以及加強檔案管理人才的培養，最終提升檔案管理水平。