行政審批檔案規范化管理體系的構建分析

王亞琴

（菏澤市行政審批檔案中心，山東 菏澤 274000）

1 行政審批檔案規范化管理的重要性

1）有利于保障行政審批檔案的真實性，減少檔案管理漏洞。檔案管理人員樹立責任意識和規范意識，將行政審批檔案管理作為一項全局性、系統性的工作來抓，能夠更好地體現檔案管理價值，避免檔案管理工作邊緣化。除此之外，檔案資源真實有效是發揮其效力的前提[1]。一旦檔案資源失真，勢必會影響檔案使用主體的判斷和決策。從這個角度來看，推動行政審批檔案資源規范化管理，確保檔案管理工作科學有序，能夠充分保障資源的真實性。

2）有利于挖掘檔案資源的價值，提升檔案管理實效。一方面，優化檔案管理流程，健全檔案管理制度，用制度來約束行政審批檔案管理人員，能夠更好地提升檔案管理效率和質量。另一方面，檔案管理是檔案利用的基礎，只有確保行政審批檔案管理規范化，提升檔案檢索效率，才能更好地利用檔案資源，挖掘檔案資源的價值。

2 行政審批檔案管理中常見的不足

1）行政審批檔案數字化建設緩慢。隨著電子政務不斷發展，行政審批工作中產生的電子文件也不斷增多。然而，實踐中部分單位行政審批檔案數字化建設緩慢，電子類檔案的規范性不足。表現如下：一是行政審批檔案數字化建設的標準不清晰，對于歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程缺乏明確的認識[2]。二是行政審批檔案數據庫建設緩慢，未在檔案管理系統中設置歸檔參數，沒有對行政審批檔案進行科學化分類。

2）行政審批檔案管理制度不健全。實踐中，許多單位之所以難以對行政審批檔案進行規范化管理，一是績效考核與責任追究制度不完善，忽視從檔案規范化建設的角度對行政審批檔案管理人員進行考核。同時，對于檔案損毀、檔案遺失、歸檔錯誤的責任落實不力，難以全面提升工作人員責任意識。二是立卷歸檔制度不健全。一方面，部分單位尚未就行政審批檔案應當滿足何種歸檔標準、審核標準進行規定，不同檔案管理人員立卷歸檔的質量不一。部分檔案管理人員則在接收行政審批文件過程中未進行審核，檔案的完整性、真實性不符合相關的要求。另一方面，立卷歸檔的流程不科學，責任分工不合理，行政審批檔案管理部門與業務部門之間的配合度和銜接度不高，影響了檔案規范化管理。同時，立卷歸檔的時限不合理，許多行政審批文件未及時歸檔整理，存在丟失、損毀的風險。三是未分別制定紙質檔案管理制度與電子檔案管理制度。部分單位雖然開始推行行政審批檔案信息化建設，但缺乏相關的制度，導致檔案管理無序化，不利于形成“雙軌制”的檔案管理模式。四是行政審批臺賬管理制度不完善，難以適應新形勢下的行政審批檔案數量增多的情況。

3）檔案管理人才隊伍建設滯后。當下，部分單位檔案人才隊伍建設滯后，檔案人才的知識機構、專業水平、業務技能水平不達標，檔案規范化管理目標難以實現[3]。具體而言，一是行政審批檔案數量不斷增加，管理難度進一步提升的同時，許多單位檔案管理人員的數量不足。加之也存在較多的兼職檔案管理員工，只能從事一些輔助性事項。二是行政審批檔案管理人員對行政審批工作、檔案管理工作、信息化建設缺乏足夠了解，行政審批檔案管理難以朝著現代化的方向發展。

3 構建行政審批檔案規范化管理體系的建議

1）借力信息技術，打造數字化的行政審批檔案管理模式。一是要充分參考并借鑒其他單位在行政審批檔案管理中的經驗，在結合本單位實際的基礎上，明確行政審批檔案數字化建設的標準。通常而言，歸檔清檔應當與線下紙質檔案的清單保持一致；歸檔格式則可以視文件類，采取pdf、jpg、avi等格式；歸檔流程則應當充分考量行政審批工作的流程，與行政審批工作接軌。二是要加快行政審批檔案數據庫建設。一方面，歸檔參數設置上要設定檔案號規則、電子歸檔材料類型、保管期限。另一方面，可以將行政審批檔案劃分為辦結并歸檔、待歸檔、材料缺失歸檔等類型。

2）強化剛性約束，健全行政審批檔案管理制度。一是要完善績效考核與責任追究制度，強化制度的剛性約束，全面提升工作人員的規范意識、責任意識，塑造良好的行政審批檔案管理氛圍。一方面，要側重于對行政審批檔案管理的規范度、標準度進行考核，及時進行抽檢，激發檔案管理人員干事熱情。另一方面，要合理劃分責任，明確檔案管理部門與其他業務部門在行政審批檔案管理中的職責，培養工作人員良好的歸檔、用檔習慣。二是要健全立卷歸檔制度。一方面，單位要結合行政審批工作的基本要求，制定行政審批收集、整理與立卷的標準、格式，為檔案管理人員立卷歸檔提供參考。為了確保行政審批檔案的管理質量，可以由業務部門對行政審批文件進行初步歸檔和審理，再由 檔案管理人員進行審核，形成相互協同、配合的工作機制。另一方面，單位要明確立卷歸檔的流程和分工，嚴格落實“先審核、后移交”的規定，堅持審核在前、移交再后，避免行政審批檔案二次加工。檔案管理人員在立卷歸檔過程中發現問題的，要及時與相關工作人員溝通，并要求其補充信息、更改信息。同時，單位要明確立卷歸檔的時限，提升業務部門歸檔意識，避免行政審批文件長時間堆積，防止發生損毀、遺失事件。三是要制定《行政審批電子檔案管理制度》與《行政審批紙質檔案管理制度》，既保障原始文件的真實性、準確性，也進一步開發電子檔案資源，便于行政審批檔案的后期開發與利用。四是要完善行政審批檔案臺賬管理制度，嚴格設立行政審批檔案管理臺賬，充分了解每一份檔案資源的情況，便于事后備查與檢索。

3）注重人才培養，夯實行政審批檔案規范化管理的基礎。單位只有立足于檔案規范管理的角度打造人才隊伍，才能真正實現規范化管理的目標。為此，一是要及時根據檔案管理工作壓力、難度來招聘和引進人才隊伍。具體而言，可以采取勞務派遣、合同用工等形式招錄人才，合理分配工作任務。同時，也要著眼于未來單位檔案管理的實際需求，引進專業人才，全面提升檔案管理實效。二是要做好行政審批檔案管理人員培訓工作，制定切實可行的培訓規劃。一方面，要綜合利用送學深造、經驗交流、輪崗等方式，拓寬檔案管理人員視野，優化其知識結構。另一方面，要重點著眼于檔案信息化建設培訓，適應未來電子政務發展要求，打造復合型、全面型人才隊伍。

4 結束語

眾所周知，行政審批檔案資源作為具有法律效力的憑證，詳細記載著單位行政審批的基本情況。從規范化的角度對檔案資源進行管理，減少檔案管理流程中存在的紕漏，能夠避免行政審批檔案資源損毀、丟失，最大限度地保障檔案價值。實踐中，為了更好地挖掘行政審批檔案資源價值，全面提升檔案管理效率，必須要從規范化的角度對檔案資源進行管理，形成嚴格、規范、有序、標準的檔案管理體系。