淺談劇院藝術(shù)檔案的特點與管理

張倩瑩

（上海大劇院，上海 200000）

文化和旅游部、國家檔案局令第21號《藝術(shù)檔案管理辦法》中指出，藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。

劇院藝術(shù)檔案顧名思義，是指劇院劇場在演出活動過程當中產(chǎn)生的檔案。劇院藝術(shù)檔案因其社會性、獨立性、獨特性、多樣性、藝術(shù)性，有著較高的保存價值。無論傳統(tǒng)經(jīng)典劇目，還是原創(chuàng)新作演出，都是社會藝術(shù)文化的結(jié)晶。劇院的檔案工作者所要做的，則是盡可能將藝術(shù)檔案完整地保存下來，并向藝術(shù)工作者乃至全社會提供利用。藝術(shù)檔案是民族文化、先進文化的重要載體，也是我國文化藝術(shù)事業(yè)的重要組成部分，本文所要探討的，正是劇院藝術(shù)檔案的特點，以及如何更好地管理劇院藝術(shù)檔案。

1 劇院藝術(shù)檔案的特點

1）社會性

劇院藝術(shù)檔案具有社會性，任何脫離了社會的文化藝術(shù)都是沒有生命力的。而藝術(shù)檔案也要通過反復(fù)利用，將其承載的文化藝術(shù)信息反饋到社會生活中，才能實現(xiàn)其價值。

2）獨立性。劇院藝術(shù)檔案隨著劇院演出活動而產(chǎn)生，每個演出劇目都有其獨立性，演出活動結(jié)束后可立即進行立卷歸檔，不受后續(xù)演出活動影響。

3）獨特性。劇院演出是舞臺上的藝術(shù)，同一劇目的每一場演出都具有其獨特性，也可稱為不可控性、不可復(fù)制性。劇本的修改、布景的翻新、角色的調(diào)整、演員狀態(tài)的不同、觀眾的反應(yīng)等不確定因素，都構(gòu)成了劇院演出的獨特性。其獨特性也會如實反應(yīng)在檔案中。

4）多樣性。（1）演出種類多樣。就綜合性劇院來說，演出種類是多樣的。大類有舞蹈、戲劇、傳統(tǒng)戲曲、藝術(shù)教育等等。每個類目演出的檔案構(gòu)成或有些許不同，根據(jù)演出種類進行分類，有利于劇院藝術(shù)檔案的管理。（2）檔案載體多樣。藝術(shù)檔案與其他檔案的不同之處就在于其檔案形式是多樣的，有紙質(zhì)文件，也有錄音帶、錄像帶、光盤、唱片、照片等不同形式。歸檔時需要按照不同的載體分別歸檔。而在查找某一劇目的相關(guān)檔案時，也要考慮到這一因素，避免查漏。

5）藝術(shù)性。藝術(shù)檔案作為專業(yè)檔案，與傳統(tǒng)文書檔案不同之處便在于其藝術(shù)性。諸如文學(xué)創(chuàng)作材料、藝術(shù)表演材料、美術(shù)攝影材料、藝術(shù)研究成果等。這些材料都是藝術(shù)檔案中最能體現(xiàn)“藝術(shù)性”的部分，也是有趣、珍貴、不可或缺的部分。

2 劇院藝術(shù)檔案的三種情況

根據(jù)劇院的演出職能，演出可分為三大類，即自制演出活動項目、合作演出活動項目與租場項目。此三類藝術(shù)檔案的歸檔要求、檔案內(nèi)容及檔案價值都有所不同。

1）自制演出活動項目檔案。自制演出活動，即劇院自行開發(fā)，自立項伊始至演出活動結(jié)束全程參與的項目。這類項目的藝術(shù)檔案最為齊全完整，是劇院藝術(shù)檔案中價值最高的一種。大致包括：早期立項文件、劇本（樂譜）、演員（劇團、樂團）資料、服化道與舞美設(shè)計、舞臺機械圖、宣傳廣告、演出錄影與劇照、媒體報道、獲獎情況等等。

2）合作演出活動項目檔案。這類藝術(shù)檔案相較于上一類則要簡單許多，劇院作為演出項目合作方，多是提供場地或者資金，而合作的另一方多為演出團體或演出中介機構(gòu)，涉及版權(quán)問題，劇院方并不能取得演出活動的核心資料。因此，合作演出活動項目檔案的價值相對較低。

3）租場項目檔案。這類檔案的價值最低，劇院只作為場地提供方，而并不參與演出活動的任何環(huán)節(jié)。這種情況下，除卻演出海報、節(jié)目冊等一般宣傳材料，劇院方可以留存歸檔的有價值的檔案資料寥寥無幾。

3 如何做好劇院藝術(shù)檔案管理工作

1）加強檔案管理，提高人員素質(zhì)。劇院方應(yīng)認識藝術(shù)檔案工作的重要性，加強重視藝術(shù)檔案的日常管理工作，并提高檔案管理人員自身素質(zhì)，讓檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能。定期對專職檔案管理人員及部門兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具體培訓(xùn)方式可采用在職深造、外派學(xué)習(xí)交流等形式，確保檔案管理人員的專業(yè)能力得到切實提升，為劇院接收、積累藝術(shù)檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。

2）完善管理制度，建立監(jiān)督機制。為更好地管理劇院藝術(shù)檔案，劇院必須要建立和完善藝術(shù)檔案管理的規(guī)章制度，對藝術(shù)檔案的收集、歸檔、移交保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，防止藝術(shù)檔案分散流失，杜絕歸為己有，以確保藝術(shù)檔案歸檔質(zhì)量。劇院還應(yīng)建立藝術(shù)檔案管理工作監(jiān)督機制，提高劇院員工的責(zé)任意識，讓員工有意識地保存、上交藝術(shù)檔案，有效防止檔案丟失，保障檔案完整性。

3）明確部門責(zé)任，加強人員配合。加大對藝術(shù)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，要將藝術(shù)檔案工作納入工作計劃，并把其作為年度考核的重要內(nèi)容，將檔案工作擺到重要的位置。一般演出活動項目涉及多個部門，檔案材料過于分散，在檔案收集工作中，容易出現(xiàn)材料重復(fù)，因此，各部門要明確各自責(zé)任，嚴格遵循歸檔工作計劃，同時也要加強部門間的合作與交流。同時，劇院檔案部門應(yīng)組織各部門兼職檔案人員進行集中學(xué)習(xí)交流，通過這樣的方式，及時分享有效信息，保證藝術(shù)檔案歸檔環(huán)節(jié)的及時、有效。

4）推進劇院藝術(shù)檔案信息化進程。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體時代的到來，傳統(tǒng)的保存模式已經(jīng)不能滿足藝術(shù)檔案管理的需要，藝術(shù)檔案要長期保存，實現(xiàn)共享，必將進行數(shù)字化。在劇院藝術(shù)檔案數(shù)字化建檔及歸檔的過程中，要善于發(fā)揮和利用數(shù)字信息技術(shù)所具備的優(yōu)勢，積極將現(xiàn)代信息技術(shù)載體引入劇院藝術(shù)檔案管理工作中。而事實上，劇院藝術(shù)檔案中的大量內(nèi)容，如設(shè)計圖、視頻音頻、照片等內(nèi)容，其原始形態(tài)即以數(shù)字化多媒體信息呈現(xiàn)，伴隨這個趨勢，藝術(shù)檔案或?qū)⒅鸩揭匀珨?shù)字信息化的態(tài)勢，取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位。（1）老舊檔案信息化處理。首先要利用多媒體技術(shù)對現(xiàn)有藝術(shù)檔案的原始資料進行處理，借助掃描儀、數(shù)碼相機、光盤等手段，將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，尤其一些較為老舊的聲像作品，更要盡早用先進的科技手段保存其原貌。（2）建立藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫。劇院藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，便于藝術(shù)檔案的檢索和查閱，同時依托先進的技術(shù)平臺，提供網(wǎng)絡(luò)遠程查詢服務(wù)，最大程度實現(xiàn)劇院藝術(shù)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮和提升藝術(shù)檔案在劇院中的參考借鑒作用。

劇院藝術(shù)檔案不僅僅是對劇院演出活動的記錄，也是當前社會文化事業(yè)的縮影，是廣大藝術(shù)工作者辛勤勞動的結(jié)晶，對未來的社會藝術(shù)文化研究工作有著借鑒與參考價值。因此，重視劇院藝術(shù)檔案工作，建立、健全劇院藝術(shù)檔案工作制度與流程，引進先進的管理手段，完整地保存和積累藝術(shù)財富，延長劇院藝術(shù)檔案的壽命，才是未來劇院藝術(shù)檔案的發(fā)展態(tài)勢，也是推動社會藝術(shù)文化大發(fā)展大繁榮非常重要的一步。